توسعه فردی - مدیریت زمان، انرژی و تمرکزتوسعه فردی - بهره‌وری و افزایش عملکردتوسعه فردی - توانا بود هر که عادت کندتوسعه فردی - من می توانم صد مرتبه مهم تر از هوش و استعداد است!توسعه فردي - ناراحتي‌ها نتيجه‌ي از دست دادن فرصت‌هاستتوسعه فردی - برای قدرتی بیشتر به آرامشی عمیق تر نیاز دارید.توسعه فردی - اضطراب، نتیجه فقدان کنترل، سازماندهی، آماده سازی و اقدام است.

سازماندهی

تابه‌حال چند بار به خودتان گفته‌اید ‘واقعاً نیاز دارم زندگی خود را سازمان­دهی کنم’ و سپس در انجام آن شکست خورده‌اید؟ این یک مشکل رایج است.

سازمان­دهی ضعیف معمولاً به معنای بهره‌­وری کمتر و از دست دادن فرصت‌­ها است و می‌تواند منجر به افزایش استرس و به تعویق انداختن کارها شود.

خوشبختانه، به این منظور کارهای ساده‌­ای وجود دارند که به شما کمک خواهند کرد برنامه‌های خود را سازماندهی کرده و در این راه باقی بمانید. خبر خوب این است که این مهارت‌ها می‌توانند در خانه و محل کار به کار گرفته‌شده و در هردو مورد به یک اندازه سودمند واقع شوند.

مهارت‌های سازمان‌دهی ترکیبی از “مدیریت زمان” و “مهارت‌های انگیزشی” هستند. اما درصورتی‌که این امر برای شما کمی دلهره‌­آور است شاید بهتر باشد به سازمان­دهی به دید یک سری مراحلی که می‌توانید آن را طی کنید نگاه کنید.

مهارت‌ در سازماندهی مؤثر

۱٫ درباره‌­ی کاری که باید انجام دهید صریح باشید.

اگر مانند بسیاری از افراد، شما نیز از آن دسته افرادی هستید که باید تلاش کنند تا به خاطر بیاورند تصمیم به انجام چه‌کارهایی داشته­‌اند، یک فهرست تهیه کنید.

درصورتی‌که یک فهرست برای شما کافی نیست، چندین فهرست ایجاد کنید. برخی از افراد اعتقاد دارند که تهیه یک فهرست برای آن­ها کاراتر است، درحالی‌که سایر افراد ممکن است فهرست کارهایی که باید در طول روز انجام دهند طولانی‌تر باشد. برخی از افراد نیز ممکن است فهرست خود را به‌صورت هفتگی آماده کنند. انتخاب با شماست که فهرست خود را بر روی کاغذ ایجاد کنید و یا به‌صورت الکترونیکی.

۲٫ تصمیم بگیرید که چه زمانی می‌خواهید آن را انجام دهید.

تحقیقات نشان می‌دهند که مغز انسان همواره به‌صورت ذاتی و درونی نگران کارهایی است که انجام نشده‌­اند. به این دلیل است که گاهی شب­‌ها به خاطر کاری که فراموش کرده‌­اید انجام دهید، سراسیمه از خواب بیدار می‌شوید. جالب است که بدانید زمانی که یک کار را در فهرست کارهایی که باید انجام دهید قرار می‌دهید و به‌طور قاطع درباره‌­ی زمان انجام آن تصمیم‌­گیری می‌کنید، ظاهراً این قسمت از مغز که نگران است حداقل تا وقتی‌که زمان تعیین‌شده برای انجام کار نگذشته باشد، خاموش می‌شود.

۳٫ به خودتان زمان و فضا بدهید.

سازمان‌دهی به‌صورت شانسی اتفاق نمی‌افتد. شما نیاز خواهید داشت که برای انجام آن به خودتان زمان بدهید.

هرروز زمانی را به فکر کردن درباره‌­ی کاری که در آن روز باید انجام دهید و همچنین زمانی که می‌خواهید آن را انجام دهید، اختصاص دهید. بهترین زمان برای این کار در ابتدای روز یا در انتهای آن برای روز بعد است. اگر با قطار رفت‌وآمد می‌کنید ممکن است زمانی که در مسیر هستید مناسب­ترین زمان برای انجام این کار باشد، در غیر این صورت تنها ۱۰ دقیقه از وقت‌تان را در ابتدای ورودتان به محل کار و ترجیحاً به‌منظور جلوگیری از حواس‌­پرتی دور از میز کار خود، به این امر اختصاص دهید.

اگر برای یافتن زمان به این منظور باید تلاش کنید، آن را به دفتر زمان‌بندی خود اضافه کنید. درصورتی‌که از یک تقویم الکترونیکی عمومی استفاده می‌کنید، مطمئن شوید آن را طوری نام‌گذاری کرده‌اید که همکاران‌تان با دیدن آن بلافاصله تصور نکنند که می‌توانند از این زمان برای صحبت با شما استفاده کنند. به‌عنوان‌مثال، از حروف ابتدایی کلمه‌­ها استفاده کنید، طوری که به نظر برسد یک جلسه دارید. در این حالت به‌جز شما کس دیگری معنای آن را نمی‌داند. سپس میز خود را ترک کنید. به‌منظور جلوگیری از صحبت کردن دیگران با شما یا وسوسه شدن برای چک کردن ایمیل‌هایتان به سالن ناهارخوری یا گوشه‌ای از اتاق جلسه بروید.

۴٫ تصمیم بگیرید کدام کار مهم و کدام‌ یک فوری است.

این کار نیاز به ظرافت در تشخیص دارد، اما همه­‌ی کارها می‌توانند به دودسته‌ی فوری یا غیر فوری و مهم یا غیر مهم تقسیم شوند.

برخی از کارها هم فوری و هم مهم هستند. برخی نیز در هیچ‌کدام از این دودسته قرار نمی‌گیرند. برای اطلاعات بیشتر نگاهی به بخش اولویت‌­بندی از صفحه‌ی “مدیریت زمان” بیندازید.

۵٫ وظایف را به کارهای کوچک‌تری تقسیم کرده و واگذار کنید.

کارها را به اجزای کوچک‌تر آن تقسیم کرده و درصورتی‌که می‌توانید برخی از آن‌ها را واگذار کنید.

آیا واقعاً نیاز است که کل کار بلافاصله انجام شود؟ و آیا واقعاً باید بخش‌هایی از آن انجام گیرند؟ گاهی اوقات واگذاری کار می‌تواند به‌اندازه‌ی انجام دادن آن زمان ببرد، به‌خصوص هنگامی‌که خود کار زمان زیادی نمی­‌گیرد اما زمانی نیز صرف توضیح دادن آن به‌منظور واگذاری می‌شود. بااین‌حال، درصورتی‌که توضیح دادن آن ساده ولی انجام دادن آن مستلزم زمان بیشتری است، واگذاری آن ایده­‌ی خوبی به نظر می‌رسد.

صفحه‌ی “مهارت‌های واگذاری” را مطالعه کنید تا متوجه شوید چگونه بدون از دست دادن کنترل کار، آن را واگذار کنید. همچنین بدون به تعویق انداختن غیرضروری کار، فکر کنید که آیا واقعاً باید امروز آن را انجام دهید یا خیر، یا کار دیگری وجود دارد که مهم‌­تر یا فوری­‌تر باشد و نیاز باشد که زمان خود را به آن اختصاص دهید؟

۶٫ با میزان کارهای زیاد ناامید نشوید.

همه­‌ی ما می‌دانیم که در چنین مواقعی چه احساسی در ما ایجاد می‌شود…

تصور کنید که تنها ۱۰ دقیقه از سازمان­دهی برنامه‌های امروزتان گذشته است، به اتاقتان بازمی‌گردید و متوجه می‌شوید که یک ایمیل از رئیستان دریافت کرده‌اید که از شما خواسته است تا همه­‌ی کارهای خود را کنار گذاشته و گزارشی را که ناگهان به مهم‌­ترین و فوری‌­ترین موضوع تبدیل‌شده است، تکمیل کنید.

در چنین مواقعی ناامید نشوید، حداقل در حال ­حاضر می‌دانید که کار دیگری دارید که نمی‌توانید آن را به تأخیر بیندازید، بلکه می‌توانید از زمان­‌های طولانی اختصاص داده‌شده به کارهای دیگر به‌منظور انجام این کار، به‌صورت آگاهانه کم کنید.

۷٫ همواره شرایط و اوضاع را تحت کنترل داشته باشید.

سازماندهی

به‌ویژه زمانی که سرتان شلوغ است، به‌راحتی ممکن است زمان‌هایی را که به سازمان‌دهی برنامه‌­هایتان اختصاص می‌دهید از قلم بیندازید.

شاید فقط بخواهید که به خانه بروید و یا واقعاً نیاز داشته باشید کار دیگری انجام دهید. اما مهم است که همچنان حواستان به زمان­بندی و سازمان­دهی کارهایتان باشد، در غیر این صورت، مدیریت تمام کارهایتان به‌هم‌خورده و ساعت‌ها زمان خواهد برد تا سازمان‌دهی شوند.

می‌دانید که این امر منطقی است!

زمانی که به نظم کلی خانه فکر می‌کنید، اصل ‘کنترل داشتن بر روی اوضاع’ کاملاً منطقی خواهد بود. برای مثال، زمانی که بر این موضوع پافشاری دارید که کودکانتان باید اسباب‌بازی خود را قبل از بیرون آوردن اسباب‌بازی بعدی، سر جای خود قرار دهد، مثلاً قطار قبل از بیرون آوردن لگو سر جای خود گذاشته شود، عروسک‌ها قبل از بیرون آوردن پازل و غیره، این کار باعث می‌شود مرتب کردن خانه در پایان روز وقت کمتری از شما بگیرد.

درصورتی‌که مرتب کردن خانه را تا پایان روز به تعویق بیندازید زمان بسیار زیادی را از شما خواهد گرفت، همچنین ممکن است برخی از اسباب‌بازی‌ها یا قطعه‌هایی از آن‌ها بر روی زمین باقی‌مانده یا شکسته شوند، به زیر مبلمان رفته، گم شوند یا با اسباب‌بازی‌های دیگر قاطی شوند.

همین قوانین به‌منظور سازمان­دهی کلی امور نیز به کار می‌روند: کنترل اوضاع را در دست داشته باشید، خواهید دید که تنظیم سازمان­دهی کار ساده‌­ای خواهد بود. درصورتی‌که اجازه بدهید اوضاع بر روی شما کنترل داشته باشد، زمان بسیاری صرف مرتب کردن اوضاع خواهد شد.

سازمان­دهی خود یا سازمان­دهی پروژه‌ها؟

اکثر چیزهایی که اینجا شرح داده شد راجع به سازمان‌دهی خود و تحت کنترل داشتن کار یا زندگی خودتان بود.

اصول مشابهی با آنچه بیان شد، برای سازمان‌دهی تمام چیزهای دیگر، از خانواده تا پروژه‌ها یا رویدادهای دیگر، به کار می‌روند.

مهم­‌تر از همه، اختصاص دادن زمان به‌صورت روتین برای فکر کردن به کاری که باید انجام دهید، زمان آن و به‌ویژه محدودیت زمانی انجام هر کار، واقعاً سودمند خواهد بود. مهارت در سازماندهی و توانایی سازماندهی موثر یکی از مهارت های کلیدی در مجموعه مهارت های بین فردی بوده و نقش مهمی در بهبود فردی و توسعه فردی شما دارد. برای آشنایی بیشتر با مفهوم سازماندهی در زندگی شخصی و حرفه ای پیشنهاد میکنیم که آموزه‌های مدیریت زمان، انرژی و تمرکز را در زندگی پیاده سازی کنید. 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *