تابهحال چند بار به خودتان گفتهاید ‘واقعاً نیاز دارم زندگی خود را سازماندهی کنم’ و سپس در انجام آن شکست خوردهاید؟ این یک مشکل رایج است.
سازماندهی ضعیف معمولاً به معنای بهرهوری کمتر و از دست دادن فرصتها است و میتواند منجر به افزایش استرس و به تعویق انداختن کارها شود.
خوشبختانه، به این منظور کارهای سادهای وجود دارند که به شما کمک خواهند کرد برنامههای خود را سازماندهی کرده و در این راه باقی بمانید. خبر خوب این است که این مهارتها میتوانند در خانه و محل کار به کار گرفتهشده و در هردو مورد به یک اندازه سودمند واقع شوند.
مهارتهای سازماندهی ترکیبی از “مدیریت زمان” و “مهارتهای انگیزشی” هستند. اما درصورتیکه این امر برای شما کمی دلهرهآور است شاید بهتر باشد به سازماندهی به دید یک سری مراحلی که میتوانید آن را طی کنید نگاه کنید.
مهارت در سازماندهی مؤثر
۱٫ دربارهی کاری که باید انجام دهید صریح باشید.
اگر مانند بسیاری از افراد، شما نیز از آن دسته افرادی هستید که باید تلاش کنند تا به خاطر بیاورند تصمیم به انجام چهکارهایی داشتهاند، یک فهرست تهیه کنید.
درصورتیکه یک فهرست برای شما کافی نیست، چندین فهرست ایجاد کنید. برخی از افراد اعتقاد دارند که تهیه یک فهرست برای آنها کاراتر است، درحالیکه سایر افراد ممکن است فهرست کارهایی که باید در طول روز انجام دهند طولانیتر باشد. برخی از افراد نیز ممکن است فهرست خود را بهصورت هفتگی آماده کنند. انتخاب با شماست که فهرست خود را بر روی کاغذ ایجاد کنید و یا بهصورت الکترونیکی.
۲٫ تصمیم بگیرید که چه زمانی میخواهید آن را انجام دهید.
تحقیقات نشان میدهند که مغز انسان همواره بهصورت ذاتی و درونی نگران کارهایی است که انجام نشدهاند. به این دلیل است که گاهی شبها به خاطر کاری که فراموش کردهاید انجام دهید، سراسیمه از خواب بیدار میشوید. جالب است که بدانید زمانی که یک کار را در فهرست کارهایی که باید انجام دهید قرار میدهید و بهطور قاطع دربارهی زمان انجام آن تصمیمگیری میکنید، ظاهراً این قسمت از مغز که نگران است حداقل تا وقتیکه زمان تعیینشده برای انجام کار نگذشته باشد، خاموش میشود.
۳٫ به خودتان زمان و فضا بدهید.
سازماندهی بهصورت شانسی اتفاق نمیافتد. شما نیاز خواهید داشت که برای انجام آن به خودتان زمان بدهید.
هرروز زمانی را به فکر کردن دربارهی کاری که در آن روز باید انجام دهید و همچنین زمانی که میخواهید آن را انجام دهید، اختصاص دهید. بهترین زمان برای این کار در ابتدای روز یا در انتهای آن برای روز بعد است. اگر با قطار رفتوآمد میکنید ممکن است زمانی که در مسیر هستید مناسبترین زمان برای انجام این کار باشد، در غیر این صورت تنها ۱۰ دقیقه از وقتتان را در ابتدای ورودتان به محل کار و ترجیحاً بهمنظور جلوگیری از حواسپرتی دور از میز کار خود، به این امر اختصاص دهید.
اگر برای یافتن زمان به این منظور باید تلاش کنید، آن را به دفتر زمانبندی خود اضافه کنید. درصورتیکه از یک تقویم الکترونیکی عمومی استفاده میکنید، مطمئن شوید آن را طوری نامگذاری کردهاید که همکارانتان با دیدن آن بلافاصله تصور نکنند که میتوانند از این زمان برای صحبت با شما استفاده کنند. بهعنوانمثال، از حروف ابتدایی کلمهها استفاده کنید، طوری که به نظر برسد یک جلسه دارید. در این حالت بهجز شما کس دیگری معنای آن را نمیداند. سپس میز خود را ترک کنید. بهمنظور جلوگیری از صحبت کردن دیگران با شما یا وسوسه شدن برای چک کردن ایمیلهایتان به سالن ناهارخوری یا گوشهای از اتاق جلسه بروید.
۴٫ تصمیم بگیرید کدام کار مهم و کدام یک فوری است.
این کار نیاز به ظرافت در تشخیص دارد، اما همهی کارها میتوانند به دودستهی فوری یا غیر فوری و مهم یا غیر مهم تقسیم شوند.
برخی از کارها هم فوری و هم مهم هستند. برخی نیز در هیچکدام از این دودسته قرار نمیگیرند. برای اطلاعات بیشتر نگاهی به بخش اولویتبندی از صفحهی “مدیریت زمان” بیندازید.
۵٫ وظایف را به کارهای کوچکتری تقسیم کرده و واگذار کنید.
کارها را به اجزای کوچکتر آن تقسیم کرده و درصورتیکه میتوانید برخی از آنها را واگذار کنید.
آیا واقعاً نیاز است که کل کار بلافاصله انجام شود؟ و آیا واقعاً باید بخشهایی از آن انجام گیرند؟ گاهی اوقات واگذاری کار میتواند بهاندازهی انجام دادن آن زمان ببرد، بهخصوص هنگامیکه خود کار زمان زیادی نمیگیرد اما زمانی نیز صرف توضیح دادن آن بهمنظور واگذاری میشود. بااینحال، درصورتیکه توضیح دادن آن ساده ولی انجام دادن آن مستلزم زمان بیشتری است، واگذاری آن ایدهی خوبی به نظر میرسد.
صفحهی “مهارتهای واگذاری” را مطالعه کنید تا متوجه شوید چگونه بدون از دست دادن کنترل کار، آن را واگذار کنید. همچنین بدون به تعویق انداختن غیرضروری کار، فکر کنید که آیا واقعاً باید امروز آن را انجام دهید یا خیر، یا کار دیگری وجود دارد که مهمتر یا فوریتر باشد و نیاز باشد که زمان خود را به آن اختصاص دهید؟
۶٫ با میزان کارهای زیاد ناامید نشوید.
همهی ما میدانیم که در چنین مواقعی چه احساسی در ما ایجاد میشود…
تصور کنید که تنها ۱۰ دقیقه از سازماندهی برنامههای امروزتان گذشته است، به اتاقتان بازمیگردید و متوجه میشوید که یک ایمیل از رئیستان دریافت کردهاید که از شما خواسته است تا همهی کارهای خود را کنار گذاشته و گزارشی را که ناگهان به مهمترین و فوریترین موضوع تبدیلشده است، تکمیل کنید.
در چنین مواقعی ناامید نشوید، حداقل در حال حاضر میدانید که کار دیگری دارید که نمیتوانید آن را به تأخیر بیندازید، بلکه میتوانید از زمانهای طولانی اختصاص دادهشده به کارهای دیگر بهمنظور انجام این کار، بهصورت آگاهانه کم کنید.
۷٫ همواره شرایط و اوضاع را تحت کنترل داشته باشید.
بهویژه زمانی که سرتان شلوغ است، بهراحتی ممکن است زمانهایی را که به سازماندهی برنامههایتان اختصاص میدهید از قلم بیندازید.
شاید فقط بخواهید که به خانه بروید و یا واقعاً نیاز داشته باشید کار دیگری انجام دهید. اما مهم است که همچنان حواستان به زمانبندی و سازماندهی کارهایتان باشد، در غیر این صورت، مدیریت تمام کارهایتان بههمخورده و ساعتها زمان خواهد برد تا سازماندهی شوند.
میدانید که این امر منطقی است!
زمانی که به نظم کلی خانه فکر میکنید، اصل ‘کنترل داشتن بر روی اوضاع’ کاملاً منطقی خواهد بود. برای مثال، زمانی که بر این موضوع پافشاری دارید که کودکانتان باید اسباببازی خود را قبل از بیرون آوردن اسباببازی بعدی، سر جای خود قرار دهد، مثلاً قطار قبل از بیرون آوردن لگو سر جای خود گذاشته شود، عروسکها قبل از بیرون آوردن پازل و غیره، این کار باعث میشود مرتب کردن خانه در پایان روز وقت کمتری از شما بگیرد.
درصورتیکه مرتب کردن خانه را تا پایان روز به تعویق بیندازید زمان بسیار زیادی را از شما خواهد گرفت، همچنین ممکن است برخی از اسباببازیها یا قطعههایی از آنها بر روی زمین باقیمانده یا شکسته شوند، به زیر مبلمان رفته، گم شوند یا با اسباببازیهای دیگر قاطی شوند.
همین قوانین بهمنظور سازماندهی کلی امور نیز به کار میروند: کنترل اوضاع را در دست داشته باشید، خواهید دید که تنظیم سازماندهی کار سادهای خواهد بود. درصورتیکه اجازه بدهید اوضاع بر روی شما کنترل داشته باشد، زمان بسیاری صرف مرتب کردن اوضاع خواهد شد.
سازماندهی خود یا سازماندهی پروژهها؟
اکثر چیزهایی که اینجا شرح داده شد راجع به سازماندهی خود و تحت کنترل داشتن کار یا زندگی خودتان بود.
اصول مشابهی با آنچه بیان شد، برای سازماندهی تمام چیزهای دیگر، از خانواده تا پروژهها یا رویدادهای دیگر، به کار میروند.
مهمتر از همه، اختصاص دادن زمان بهصورت روتین برای فکر کردن به کاری که باید انجام دهید، زمان آن و بهویژه محدودیت زمانی انجام هر کار، واقعاً سودمند خواهد بود. مهارت در سازماندهی و توانایی سازماندهی موثر یکی از مهارت های کلیدی در مجموعه مهارت های بین فردی بوده و نقش مهمی در بهبود فردی و توسعه فردی شما دارد. برای آشنایی بیشتر با مفهوم سازماندهی در زندگی شخصی و حرفه ای پیشنهاد میکنیم که آموزههای مدیریت زمان، انرژی و تمرکز را در زندگی پیاده سازی کنید.