ارتباط کلامی

تعریف و اهمیت ارتباط کلامی

ارتباط کلامی مؤثر به عواملی وابسته بوده و نمی‌تواند به‌طور کامل از سایر مهارت‌های بین فردی مهم از قبیل ارتباط غیرکلامی، مهارت‌های گوش دادن و شفاف‌سازی، جدا شود.

واضح بودن کلام، حفظ آرامش و تمرکز، مؤدب بودن و پیروی از برخی قوانین اساسی آداب معاشرت، به فرآیند ارتباط کلامی کمک خواهند کرد.

این صفحه به‌منظور کمک به شما در مورد چگونگی برقرار کردن ارتباط کلامی، گردآوری‌شده و شامل اطلاعاتی راجع به فرآیندهای درگیر در ارتباط و گام‌هایی است که می‌توانید برای اطمینان از اینکه پیام‌های کلامی همان‌گونه که موردنظر شما است، دریافت می‌شوند از آن‌ها استفاده کنید.

شروع ارتباط

در بسیاری از ملاقات‌های بین فردی، همان‌طور که خاطرات اولین ارتباط تأثیر به سزایی در موفقیت ارتباطات بعدی دارد، اولین دقایق نیز بسیار مهم هستند.

هر فرد انتظارات و هنجارهایی در مورد نحوه‌ی برگزاری ملاقات اولیه داشته و تمایل دارد بر اساس این هنجارها رفتار نماید. درصورتی‌که انتظارات دو طرف باهم تطابق نداشته باشند، ارتباط مؤثر نخواهد بود و یا به مشکل می‌خورد. در چنین مواقعی درصورتی‌که خواهان ادامه‌ی رابطه باشند نیاز به برخی از روش‌های مذاکره خواهد بود.

در اولین ملاقات، معمولاً تشریفات و برخوردهای مناسبی انتظار می‌رود: این قبیل برخوردها می‌توانند شامل دست دادن، معرفی خود، تماس چشمی و بحث درباره‌ی یک موضوع جانبی مانند آب‌وهوا و یا سفر باشند. یک رویکرد دوستانه و چهره‌ی خندان نسبت به یک چهره‌ی خنثی و برخورد بدون توجه و علاقه، بیشتر احتمال دارد که ارتباط را تقویت نماید.

تقویت

استفاده از کلمات تشویقی در کنار حرکات و اشارات غیرکلامی از قبیل تکان دادن سر، حالت چهره‌ی صمیمی و حفظ تماس چشمی، بیشتر احتمال دارد که صراحت را در افراد تقویت نماید.

استفاده از تقویت مثبت و تشویق می‌تواند:

• دیگران را برای شرکت در بحث تشویق نماید (به‌خصوص در کارهای گروهی).
• علاقه به چیزی که دیگران باید بگویند را نشان دهد.
• راهی را برای گسترش و یا حفظ یک ارتباط ایجاد کند.
• از شدت ترس‌ها کاسته و اطمینانی دوباره حاصل نماید.
• صمیمیت و صراحت را نشان دهد.
• خجالت یا احساس استرس و عصبی بودن را در خودمان و دیگران کاهش دهد.

گوش دادن مؤثر

گوش دادن فعال یک مهارت مهم است اما بااین‌حال مردم تمایل دارند به‌جای صرف انرژی برای گوش دادن به صحبت دیگران، انرژی بسیار زیادی را صرف توجه به چیزی که خودشان قصد دارند بگویند، کنند.

گوش دادن فعال همان‌طور که به‌طور عمیق در مقالات دیگر به آن پرداخته شد، یک مهارت خاص بوده و همچنین برای ارتباط کلامی مؤثر نیز حیاتی است.

نکات زیر برای گوش دادن فعال و مؤثر ضروری هستند:

• یک محیط راحت و مساعد به‌منظور برقراری ارتباط ترتیب دهید، برای مثال، یک اتاق گرم، پرنور و با کمترین سروصدای جانبی.
• برای گوش دادن آماده‌باشید.
• ذهن خود را باز نگه‌داشته و بر روی مسیر اصلی پیام گوینده تمرکز کنید.
• در صورت امکان از عوامل حواس‌پرتی اجتناب کنید.
• قضاوت را تا زمانی که همه‌چیز را بشنوید، به تأخیر بیندازید.
• بی‌طرف باشید.
• هنگامی‌که شخص مقابل در حال دادن اطلاعات است به سؤال بعدی خود فکر نکنید.
• از صرف کردن وقت بر روی یک یا دو مورد، به قیمت آزرده شدن دیگران، بپرهیزید.
• گوینده نباید کلیشه‌ای رفتار کند، اجازه ندهید که تعصب و پیش‌داوری‌ها بر روی رفتار شما تأثیر بگذارند. برای مثال، جنسیت، قومیت، طبقه‌ی اجتماعی، ظاهر و لباس بر روی چیزی که بیان می‌کنید تأثیر نگذارد.

برای اطلاعات بیشتر به صفحه ما با عنوان “مهارت‌های گوش دادن” رجوع کنید.

پرسش

پرسیدن مؤثر، یک مهارت ضروری است. پرسش می‌تواند برای اهداف زیر استفاده شود:

• به دست آوردن اطلاعات.
• شروع یک مکالمه.
• آزمودن درک.
• واردکردن یک نفر در یک مکالمه.
• نشان دادن علاقه به یک شخص.
• درخواست حمایت یا موافقت.

پرسش‌های بسته

سؤالات بسته تنها، جواب‌های یک یا دوکلمه‌ای را می‌طلبند (اغلب به‌سادگی ‘بله’ یا ‘خیر’) و هنگامی‌که ازاین‌دست سؤال‌ها می‌پرسیم، دامنه‌ی پاسخ‌ها را محدود می‌کنیم. دو مثال از پرسش‌های بسته، ” آیا امروز با ماشین سفر کردید؟” و “آیا دیروز بازی فوتبال را دیدید؟” هستند. پرسیدن این قبیل سؤالات به معنای حفظ کنترل ارتباط به‌وسیله‌ی پرسشگر بوده و اغلب زمانی که در تلاش برای تقویت ارتباط کلامی هستیم، پیامد مطلوبی ندارد. بااین‌وجود، پرسش‌های بسته می‌توانند برای تمرکز بر روی بحث و در صورت لزوم دریافت پاسخ‌های مختصر و صریح، مفید باشند.

پرسش‌های باز

سؤالات باز دامنه‌ی پاسخ‌ها را وسیع‌تر می‌کنند، زیرا جزئیات و بحث بیشتری را می‌طلبند. به‌عنوان‌مثال؛ سؤالات باز “امروز صبح ترافیک چگونه بود؟” یا “احساس می‌کنید از این بحث می‌خواهید به چه نتیجه‌ای برسید؟” به زمان بیشتری برای پاسخ نیاز دارند، اما دامنه‌ی وسیع‌تری را برای توضیح و شرح در اختیار دیگران قرار داده و موجب تقویت مکالمه خواهند شد.

بازتاب و شفاف‌سازی

بازتاب، فرآیند دادن بازخورد از درک خودتان نسبت به چیزی که بیان‌شده است، به دیگران می‌باشد. اگرچه، بازتاب یک مهارت تخصصی مورداستفاده در مشاوره است، بااین‌حال می‌تواند برای بازه‌ی وسیعی از زمینه‌های ارتباطی نیز به کار برود و همچنین مهارت مفیدی برای یادگیری می‌باشد.

بازتاب اغلب شامل ترجمه و تفسیر پیامی که توسط گوینده به شما منتقل‌شده، با کلمات خودتان، دریافت ماهیت حقایق و احساسات بیان‌شده و درنهایت انتقال درک حاصل‌شده از پیام به گوینده می‌باشد. این‌یک مهارت مفید است، زیرا:

• می‌توانید بررسی کنید که آیا پیام را به‌وضوح متوجه شده‌اید یا نه.
• گوینده بازخوردی را مبنی بر چگونگی دریافت پیامش، می‌گیرد.
• علاقه و احترام به چیزی که دیگران باید بیان کنند را نشان می‌دهد.
• ثابت می‌کنید که دیدگاه و نقطه نظرات دیگران را در نظر می‌گیرید.

خلاصه‌سازی

یک خلاصه، یک تصویر کلی از نکات اصلی موضوع مطرح‌شده می‌باشد. خلاصه‌سازی هدفی مشابه با بازتاب دارد. گرچه، خلاصه‌سازی به هردو طرف اجازه می‌دهد تا ارتباطی که تا آن لحظه بینشان تبادل شده را مرور کرده و با آن موافقت کنند. درصورتی‌که خلاصه‌سازی به‌طور مؤثر مورداستفاده قرار بگیرد، خلاصه‌ها می‌توانند به‌عنوان یک راهنما برای گام‌های روبه‌جلوی بعدی به کار بروند.

پایان دادن به ارتباط

روشی که یک ارتباط را به پایان می‌رساند، حداقل تا حدی تعیین‌کننده‌ی راهی است که یک مکالمه از طریق آن به خاطر آورده می‌شود.

برای پایان دادن به یک تعامل، طیفی از علامت‌های نامحسوس و در برخی از مواقع نه‌چندان نامحسوس، مورداستفاده قرار می‌گیرند. به‌عنوان‌مثال، برخی از افراد ممکن است از تماس چشمی خودداری کرده، بایستند، بدن خود را به سمت دیگری برگردانند، یا از رفتارهایی از قبیل نگاه کردن به ساعت یا بستن کتاب یا دفترچه خود استفاده کنند. همه‌ی این رفتارهای غیرکلامی به فرد مقابل نشان می‌دهد که شروع‌کننده‌ی ارتباط می‌خواهد آن را پایان دهد.

به پایان بردن یک تعامل به‌صورت ناگهانی ممکن است به‌طرف مقابل اجازه ندهد تا چیزی را که می‌گوید، تمام کند، بنابراین مطمئن شوید که زمان لازم برای پایان دادن به کار وجود دارد. خاتمه‌ی یک تعامل، زمان مناسبی برای انجام هرگونه برنامه‌ریزی‌های آینده می‌باشد. درنهایت، این زمان بدون شک به‌منظور خداحافظی با تعدادی از رفتارهای اجتماعی بخصوص همراه خواهد بود.

کسب مهارت های کلامی یکی از المانهای مهم توسعه فردی است به ویژه برای کسانی که در شغل و حرفه خود نیاز به تعامل و گفتگو و ارتباط موثر زیادی با دیگران دارند.