تنظیم دستور جلسه برای جلسات

مقاله­ جلسات هوشیارانه را نیز مطالعه نمایید.

مقاله­ جلسات مؤثر، هدف یک دستور جلسه و چگونگی تنظیم آن را در برمی‌گیرد، همچنین مقاله­ نقش دبیر جلسه شرح می‌دهد که طرح دستور جلسه کاری است که معمولاً توسط رئیس جلسه و دبیر جلسه انجام می‌شود.

نحوه تنظیم دستور جلسه برای جلسات

این مقاله جزئیات بیشتری در مورد این وظیفه­ اساسی فراهم کرده و به شما کمک خواهد کرد تا دستور جلسه‌هایی تهیه کنید که جلسات باکیفیت و مؤثری را در پی داشته باشند.

دستور جلسه چیست؟

در ساده‌ترین تعریف، دستور جلسه، فهرستی از موارد موردبحث در جلسه را ارائه می‌دهد و باید شامل موارد زیر باشد:

• هدف جلسه؛ و
• ترتیب موارد موردبحث، به‌طوری‌که جلسه به هدف خود برسد. این متن در انتها صورت‌جلسه را تشکیل می‌دهد.

برای اطلاعات بیشتر در مورد نوشتن صورت‌جلسه، به مقاله­ نقش دبیر جلسه مراجعه نمایید.

دستور جلسه ممکن است تا حدودی شامل جزئیات باشد و اغلب حاوی زمان موردنیاز برای هر مورد است.

دستور جلسه ابزاری برای تمام شرکت‌کنندگان در جلسه است و تنها به رئیس و دبیر جلسه محدود نمی‌شود. همچنین، در طول جلسه و پس‌ازآن کاربردهای متنوعی دارد.

این کاربردها شامل موارد زیر هستند:

• به افراد کمک می‌کند تا تصمیم بگیرند که آیا آن‌ها نیاز به حضور در جلسه دارند یا خیر. با تعیین آنچه موردبحث قرار خواهد گرفت و مدت‌زمان بحث، شرکت‌کنندگان متوجه خواهند شد که آیا حضور آن‌ها برای این بحث حیاتی است و برعکس، آیا بحث برای آن‌ها ضروری است. سپس آن‌ها می‌توانند آگاهانه تصمیم بگیرند که در جلسه حضور داشته باشند و یا به‌صورت کتبی یا از طریق شرکت‌کننده دیگری مشارکت خود را نشان دهند.
• به دعوت‌شدگان کمک می‌کند برای جلسه آماده شوند. همچنین به آن‌ها اجازه می‌دهد تا بدانند که چه چیزی موردبحث قرار خواهد گرفت و پیش از جلسه در مورد آن­ فکر کنند. آن‌ها همچنین می‌توانند اطلاعات ضروری را به‌منظور همکاری مؤثر در جلسه تهیه کنند.
• برای جلسه یک ساختار فراهم می‌کند. بدان معنی که اگر فردی از موضوع خارج شود، به‌سرعت و به‌راحتی می‌توان وی را به موضوع اصلی بازگرداند.
• به‌طور مشابه، صورت‌جلسه این امکان را فراهم می‌کند تا رئیس، جلسه را کنترل کند. یک دستور جلسه­ی زمان‌بندی‌شده به‌ویژه برای این امر بسیار مفید است، زیرا رئیس جلسه می‌تواند در صورت نبود زمان کافی بحث بعدی را شروع کرده و از شرکت‌کنندگان درخواست کند تا در صورت لزوم بحث را خودشان بعداً ادامه دهند.
• درنهایت، کمک می‌کند تا بفهمیم که آیا جلسه موفق بوده یا خیر. ازآنجاکه دستور جلسه شامل اهداف جلسه است، شرکت‌کنندگان می‌توانند ببینند که آیا جلسه به اهداف خود دست پیداکرده است یا نه. این امر روشن می‌کند که آیا جلسات دیگری با همین موضوع در آینده ضروری هستند یا خیر.

چگونگی تنظیم دستور جلسه

به‌طورکلی، باید پنج یا شش موضوع در دستور جلسه قرار بگیرند:

• تدارکات جلسه

این بخش شامل تاریخ، زمان و مکان جلسه، عنوان آن و فهرست افراد دعوت‌شده به جلسه است.

• هدف

هدف از جلسه و هر اطلاعات ضروری دیگر مانند این‌که آیا این اولین جلسه از سری جلسات موردنیاز است یا خیر.

• مقدمه‌چینی

این بخش باید خوش‌آمد گویی، معرفی و هرگونه عذرخواهی که برخی از دعوت‌­شدگان به جلسه بابت غیبت داشته­‌اند را شامل شود. همچنین باید صورت‌جلسه‌های قبلی و هرگونه مسائل مربوط به آن‌ها که در جای دیگر دستور جلسه رسیدگی نشده­اند را پوشش دهد.

در یک جلسه­ رسمی، این بخش شامل اصلاحات لازم برای صورت‌جلسه‌های قبلی است، این اصلاحات باید در ضمیمه این جلسه به‌صورت رسمی ثبت شوند.

• موضوعات

این بخش “بدنه” دستور جلسه است. هر موضوع باید یک شماره، یک عنوان و یک ارائه‌دهنده داشته باشد. همچنین باید محدودیت زمانی پیشنهادشده برای هر موضوع را ارائه کند.

بدون تجربه­ قبلی از جلسات، زمان‌بندی می‌تواند دشوار باشد. ممکن است دبیر جلسه نیاز داشته باشد که از ارائه‌کننده سؤال کند که به نظر او هر موضوع به چه مدت‌زمانی نیاز دارد و سپس با رئیس جلسه در مورد آن بحث کند. تخصیص نهایی زمان باید بر اساس اهمیت موضوع برای جلسه و میزان اختلافات در آن موضوع باشد. یک مورد بسیار بحث‌برانگیز که برای هدف جلسه ضروری نیست، باید به بحث در جای دیگری موکول شود.

نکته!

در برخی از محیط‌های رسمی، گروه‌ها یا افراد خاصی ممکن است قدرت درخواست برای قرار دادن اقلامی در دستور جلسه را داشته باشند. این کار با باز کردن زمانی در جلسه فعلی یا انتقال موضوع به جلسات بعدی انجام خواهد شد.

• هر موضوع دیگر (AOB)

بسیاری از صورت‌جلسه‌­ها با یک بخش با عنوان “هر موضوع دیگر” یا “AOB” پایان می‌یابند. درحالی‌که این بخش می‌تواند فرصتی برای شرکت‌کنندگان باشد تا مواردی را برای دستور جلسه‌های آینده ارائه دهند، همچنین می‌تواند جریان یکنواخت جلسه را از بین ببرد.

شرکت‌کنندگان می‌توانند به دلایل شخصی، از AOB برای منحرف کردن جلسه از مسیر اصلی خود و تغییر جو جلسه از یک بحث بسیار مثبت و کاربردی به گله و شکایت، استفاده کنند. ازآنجایی‌که AOB در آخر جلسه مطرح می‌شود، شرکت‌کنندگان به‌احتمال‌زیاد آن را به یاد خواهند داشت، به‌خصوص اگر منفی باشد.

یک جلسه موفق، با یک دستور جلسه­ خوب، به این معنی است که هیچ‌کس مایل به باز کردن بحث دیگری نیست.

بنابراین به‌شدت توصیه می‌شود که:

• AOB را در دستور جلسه قرار ندهید؟ یا
• اگر AOB را در دستور جلسه قرار می‌دهید، تنها به‌عنوان راهی برای مطرح کردن مسائل برای جلسات آتی یا جاهای دیگر باشد.

حس بد ناشی از حذف AOB را می‌توان از طریق ارائه فرصتی به شرکت‌کنندگان برای پیشنهاد موضوع برای برنامه‌های بعدی از بین برد.

بااین‌وجود، تصمیم نهایی در مورد اینکه چه مواردی باید در صورت‌جلسه قرار بگیرند با رئیس جلسه و سپس دبیر جلسه است که نقش پشتیبانی از جلسه را بر عهده دارد.

• جمع‌بندی

این بخش باید شامل خلاصه­ی جلسه، تاریخ و زمان جلسه بعدی، اقدامات و مسئول هر اقدام باشد.

نکته­ مهم!

دستور جلسه‌ها معمولاً باید کوتاه باشند و عموماً، بیش از یک صفحه نیستند.

بااین‌حال، یک یادداشت مختصر و واضح درباره هر مورد، ازجمله آنچه احتمال دارد موردبحث قرار گیرد و آنچه خارج از محدوده­ی بحث است، به شرکت‌کنندگان کمک خواهد کرد تا بهتر آماده شوند و همچنین به رئیس جلسه در کنترل جلسه کمک خواهد نمود.

وقت استراحت در دستور جلسه

بعضی از جلسات، به‌عنوان‌مثال، جلسات رسمی هیئت‌مدیره یا جلسات خارج سازمانی ممکن است کل روز یا حتی بیشتر از یک روز ادامه پیدا کنند.

دستور جلسه برای چنین جلساتی قطعاً باید شامل وقفه‌هایی، حداقل یک وقفه در صبح، یک وقفه در بعدازظهر و نیز یک وقت برای صرف ناهار باشد.

بااین‌حال، حتی یک جلسه کوتاه ممکن است دارای یک یا چند وقفه برنامه‌ریزی‌شده باشد. این وقفه‌­ها فرصتی برای گفتگو بین دو یا چند شرکت‌کننده، در خارج از جلسه اصلی را فراهم می‌کنند و همچنین درصورتی‌که یک یا چند مورد زمان بیشتری را به خود اختصاص داده باشند، از این طریق می‌توان جلسه را به موضوع اصلی برگرداند.

برگزاری جلسات کارآمدتر

یک دستور جلسه­ خوب تضمین می‌کند که بحث جریان متمرکز داشته باشد، به هدف خود برسد و از زمان شرکت‌کنندگان استفاده­ کارآمدی کند.

صرف وقت برای آماده‌سازی دستور جلسه قطعاً نتیجه‌بخش خواهد بود. همچنین به شرکت‌کنندگان نشان خواهد داد که ازنظر شما وقت آن‌ها به‌اندازه‌ی وقت خودتان باارزش است. این تلاش بعدها نیز اثر خود را خواهد گذاشت: هنگامی‌که مردم متوجه شوند جلسات شما عملکرد خوبی داشته و به اهداف خود رسیده­اند، احتمال حضور آن‌ها در جلسات بعدی بیشتر خواهد بود.

کسب مهارت در تنظیم دستور جلسه موثر یکی از المان‌های مهم توسعه فردی برای مدیران و دبیران جلسه است.