توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
مدیریت پروژه چیست؟
ممکن است چیزهای زیادی در مورد مدیریت پروژه شنیده باشید و تصور کنید که با یک فرآیند پیچیده روبرو هستید. بسیاری از افراد ایده‌ی مدیریت پروژه را کمی دشوار و دلهره‌آور می‌دانند.
گرچه اساساً مدیریت پروژه به این معناست که در مورد چیزی که باید انجام شود تصمیم‌گیری کرده و سپس از انجام شدن آن اطمینان حاصل کنید.
به این فرآیند این‌گونه نگاه کنید تا خیلی ساده‌تر به نظر برسد.
گواهینامه‌های مدیریت پروژه
معتبر ترین گواهینامه مدیریت پروژه، توسط موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI) صادر می‌شود که PMP نام دارد. دیگر مدارک مدیریت پروژه، مانند PRINCE2 یا نسخه‌ی قدیمی آن PRINCE نیز به عنوان متدولوژی و به‌منظور پشتیبانی از پروژه‌ها در محیط کنترل‌شده به کار می‌روند. افرادی که دارای چنین مدارکی هستند، اغلب تلاش می‌کنند که فرآیندهای درگیر در مدیریت پروژه بسیار پیچیده به نظر برسد!
همچنین افرادی که آموزش مدیریت پروژه را بر عهده دارند نیز عموماً به حفظ این گمان، علاقه‌مند هستند.
شکی وجود ندارد که مدیریت پروژه‌ی رسمی از ادامه پیدا کردن برخی پروژه‌های بزرگ، فراتر از زمان و بودجه‌ی تعیین‌شده‌ی این پروژه‌ها جلوگیری می‌کند، ولی بااین‌وجود اکثر پروژه‌ها در بیشتر سازمان‌ها و در منزل، نیازی به مدرک مدیریت پروژه‌ی رسمی ندارند.
بااین‌حال، ما اعلام می‌کنیم، برای تعداد زیادی از پروژه‌هایی که توسط شرکت‌ها و افراد انجام می‌شوند، اگر به‌طور ثابت، تمرینات پایه و نسبتاً آسانی انجام گیرد، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که نتایج پروژه‌ها به‌موقع و با بودجه‌ی تعیین‌شده تحویل داده خواهند شد.
قوانین پایه مدیریت پروژه
مدیریت پروژه خوب، مانند “مدیریت ریسک” یک فعالیت تیمی محسوب می‌شود.
یکی از عناصر سودمند مدیریت پروژه‌ی رسمی این است که شما را وادار می‌کند تا افراد مناسبی را برای اجرای پروژه گرد هم آورید. همچنین مزیتی که دارد این است که مستلزم مستندسازی خوب است.
این موارد دو قانون پایه از مدیریت پروژه را روشن می‌سازند:
۱٫ تصمیم بگیرید که چه کسانی از مرحله‌ی اول پروژه باید در آن حضور داشته باشند، جلسه‌ای با آن‌ها گذاشته و در مورد محدوده‌ی پروژه، نتایج موردنظر و زمانبندی آن به توافق برسید.این گروه باید به‌طور رسمی به‌عنوان هیئت‌مدیره و مسئول پروژه تعیین شود.
۲٫ همه‌ی موارد را مستند کنید. باید همه‌چیز را نوشته و به‌طور مرتب مرور کنید، ازجمله محدوده‌ی پروژه، نتایج موردنظر، زمانبندی و همچنین کسی که مسئول هر فعالیت است.
مستندسازی تمام موارد وابسته به پروژه، حتی تماس‌های تلفنی غیررسمی نیز، سودمند است. دفترچه‌ای را مخصوص تماس‌های تلفنی قرار داده و عادت کنید که در طول یک مکالمه نکات مهم را در آن یادداشت کنید. همچنین فرستادن یک ایمیل بعد از مکالمه‌ی تلفنی، به شخصی که با او در حال صحبت بودید و عنوان کردن نکات موردبحث و توافقات خود با وی، مفید خواهد بود.
بله، این کار به‌نوعی تشریفات اداری محسوب خواهد شد، اما شگفت‌زده خواهید شد اگر بدانید که دو نفر تا چه حد می‌توانند از یک مکالمه و چیزی که در مورد آن توافق کرده‌اند برداشت‌های کاملاً متفاوتی داشته باشند. یادداشت کردن و به اشتراک‌گذاری آن، به شما اطمینان می‌دهد که سوءتفاهم‌ها، چندان دوام نخواهند آورد.
مستندسازی پروژه
یک سند پروژه دارای بخش‌های ضروری و مهمی است که شما به‌عنوان مدیر پروژه باید به‌طور کامل آن‌ها را آماده کنید.
همچنین باید زمانی را اختصاص دهید تا اطمینان حاصل کنید که این بخش‌ها توسط تمام افراد درگیر در پروژه خوانده و مورد موافقت قرار می‌گیرند، در صورت نیاز هنگام انجام این کار در کنار آن‌ها باشید. هرچقدر هم که این فرآیند طولانی باشد ارزش سرمایه‌گذاری را خواهد داشت، زیرا این کار می‌تواند در آینده باعث صرفه‌جویی در زمان شما و همچنین کاهش مشکلاتتان شود.
مستندسازی خوب برای یک پروژه شامل موارد زیر است:
- یک خلاصه یک‌صفحه‌ای از پروژه که موارد زیر را شامل می‌شود:
حمایت‌کننده‌ی مالی پروژه، مدیر پروژه، محدوده، مهلت‌های زمانی مربوط به مهم‌ترین اهداف میانی پروژه، بودجه و یک ‘توضیح آسانسوری’ که روشی برای توضیح دادن پروژه به مدیرعامل است، به این معنا که اگر مدیرعامل را در آسانسور ملاقات کردید و او از شما در مورد کاری که در حال انجام بودید سؤال کرد، بتوانید در زمانی کمتر از رسیدن آسانسور به طبقه‌ای دیگر به سؤال وی پاسخ مناسبی دهید.
- برنامه‌ی پروژه یا زمانبندی که مشخص می‌کند هر فعالیت چقدر زمان خواهد برد، محدودیت زمانی آن چقدر است و چه افرادی در این فعالیت درگیر هستند.
- بودجه، شامل منابع مالی و انسانی پروژه که می‌تواند سخت‌ترین مورد برای رسیدن به توافق باشد.
- تحلیل ریسک. برای اطلاعات بیشتر در مورد چگونگی انجام این بخش، صفحه‌ی “مدیریت ریسک” را مطالعه کنید.
گانت چارت (Gant Chart)
شاید وقت‌گیرترین و اما ضروری‌ترین قسمت برای آماده کردن، برنامه‌ی پروژه یا زمانبندی باشد.
یکی از مفیدترین قالب‌ها به این منظور، گانت‌چارت نامیده می‌شود که موارد زیر را به‌صورت بصری تدوین خواهد کرد:
- تمام فعالیت‌هایی که باید در طول پروژه تکمیل شوند؛
- هرگونه محدودیت زمانی برای تکمیل فعالیت‌ها، ازجمله، کدام فعالیت قبل از اینکه فعالیت‌های دیگر بتوانند شروع شوند، باید تکمیل شود، یا مهلت‌های زمانی خاص؛
- طول مدت احتمالی هر فعالیت و حداکثر زمانی که می‌توان به آن اختصاص داد؛
- منابعی که به هر فعالیت اختصاص داده خواهند شد؛ و
- مسیر بحرانی، یا به‌اصطلاح تخصصی، ‘گام‌های محدودکننده‌ی سرعت’؛ یعنی فعالیت‌هایی که طول یک پروژه را مشخص می‌کنند، زیرا نمی‌توانند کوتاه‌تر شوند.
یک گانت‌چارت ساده معمولاً به شکل زیر است:
ازآنجایی‌که این نمودار، ارتباط بین فعالیت‌ها را نشان می‌دهد، به شما کمک می‌کند تا از افتادن به دام ‘جعبه‌ی اعجاز’ جلوگیری کنید، به این معنا که بگویید ‘در این قسمت یک معجزه اتفاق خواهد افتاد که ما را از جایی که هستیم به‌جایی که باید باشیم می‌رساند’.
برای اطلاعات بیشتر راجع به روش دیگر پیشگیری از ‘جعبه‌ی اعجاز’ یعنی استفاده از دیاگرام‌های غیررسمی، صفحه‌ی “تفکر راهبردی” را مطالعه کنید.
اخطار!
برای آماده کردن یک گانت‌چارت نیاز به اطلاعات زیادی خواهید داشت که برخی از این اطلاعات تخمین زده خواهند شد.
هرچه بیشتر تخمین بزنید، اطلاعات به‌دست‌آمده صحت کمتری خواهند داشت و مجبور خواهید بود تا پیش از توافق کردن با حامی مالی و هیئت‌مدیره‌ی پروژه بر سر یک زمانبندی، چندین بار تخمین‌های خود را مرور کنید.
بااین‌حال، درصورتی‌که تخمین شما از زمان موردنیاز برای هر فعالیت با توجه به محدودیت منابعی که دارید، یک تخمین واقع‌بینانه بوده و گانت‌چارت شما نشان دهد که پروژه چند ماه دیرتر از زمان پایانی مورد انتظار، به اتمام می‌رسد، احتمالاً نیاز خواهید داشت در مورد مهلت‌های زمانی فعالیت‌ها دوباره مذاکره کنید.
این فرآیند ‘مدیریت انتظار’ نامیده شده و مانند یک برنامه‌ریزی خوب از مشکلات بعدی پیشگیری خواهد کرد.
وظیفه‌ی بعدی شما به‌عنوان مدیر پروژه این است که کار را شروع کنید. درصورتی‌که برنامه‌ریزی را به‌طور کامل انجام داده باشید شروع پروژه نسبتاً آسان خواهد بود، زیرا همه‌ی افراد پروژه وظایف خود را به‌خوبی می‌شناسند. شما تنها نیاز خواهید داشت تا به‌طور منظم بررسی کنید که همه‌ی افراد طبق برنامه عمل کنند.
به‌روزرسانی‌های منظم پروژه
به‌عنوان مدیر پروژه وظیفه‌ی شما است که به‌روزرسانی‌های منظمی را از مدیر هر فعالیت دریافت کرده و اطمینان حاصل کنید که پروژه در مسیر برنامه‌ریزی شده‌ی خود در جریان است. همچنین باید پیشرفت پروژه را به ‘هیئت‌مدیره‌ی پروژه’ گزارش کرده و به آن‌ها این امکان را بدهید که در مورد هر مشکلی که پدید می‌آید مطلع باشند.
الزامی نیست که اطلاعات به‌روزرسانی که از رهبر هر فعالیت دریافت می‌کنید، به‌صورت رسمی ارائه شوند. این اطلاعات می‌توانند به‌سادگی یک تماس تلفنی منظم در مورد پیشرفت پروژه باشند. گرچه ممکن است ساختار رسمی‌تری را برای این منظور ترجیح دهید، از قبیل یک گزارش یک‌صفحه‌ای. همچنین این گزارش می‌تواند در قالب یک چراغ ترافیکی باشد که مدیر هر فعالیت ذکر کند که آیا فعالیت در مسیر برنامه‌ریزی شده‌ی خود در جریان است (سبز)، درخطر تأخیر یا مشکلات قرار دارد (زرد) یا به تأخیر یا مشکلاتی دچار است (قرمز).
در جریان چیزی که انجام می‌شود، باشید
به‌عنوان مدیر پروژه، بسیار ضروری است که بدانید چه چیزی در حال رخ دادن است. بهتر است به گزارش‌های رسمی اکتفا نکنید، زیرا می‌توانند گمراه کننده باشند. از اتاق خود خارج شوید، به واحدها سرکشی کرده و با مدیران فعالیت‌ها گفت‌وگو کنید. آن‌ها را بشناسید و روابط خوبی را با آن‌ها ایجاد کنید، به‌طوری‌که هنگام به وجود آمدن مشکلات شما اولین نفری باشید که مطلع می‌شوید و نه آخرین نفر. گرچه این وظیفه‌ی شما نیست که مشکلات همه را حل‌وفصل کنید، اما درصورتی‌که مدیران فعالیت‌ها را در ابتدا به‌خوبی شناخته باشید، ممکن است متوجه شوید که موقعیت‌تان شما را قادر به یک برآورد کلی می‌کند به‌طوری‌که بتوانید بین آن مدیران وساطت کرده و مشکلات پدید آمده را حل کنید.
مذاکره و مذاکره‌ی مجدد
درنهایت، مدیران پروژه باید دارای مهارت‌های مذاکره قوی باشند.
شما باید آمادگی هرگونه مذاکره و همچنین مذاکره‌ی مجدد درباره‌ی محدوده، مشخصات، بودجه، مهلت زمانی و زمانبندی پروژه با هیئت‌مدیره‌ی پروژه و مدیران فعالیت‌ها را داشته باشید. انعطاف‌پذیری، سازماندهی و توانایی تفکر به‌صورت راهبردی و تمرکز بر مواردی که واقعاً مهم هستند، در این زمینه بسیار کلیدی هستند، بنابراین مطالعه‌ی صفحات مهارت‌های سازماندهی و مهارت‌های تفکر راهبردی می‌توانند سودمند واقع شوند.
درنهایت…
اگرچه نظام رسمی مدیریت پروژه در پروژه‌های موجود در محیط‌های کاری بیشتر به چشم می‌خورد، بااین‌حال، زمانی که نیاز است کاری انجام شود، می‌توانید ایده‌های بیان‌شده در این صفحه را در هر زمینه‌ای از زندگی شخصی خود نیز به کار ببرید.
توجه به موارد زیر به‌ندرت دشوار است: در ابتدا چه‌کاری باید انجام دهید، زمانی که یک فعالیت دیگر در حال انجام است چه‌کاری می‌توانید انجام دهید و این فرآیند قبل از شروع یک فعالیت، چقدر زمان خواهد برد؟
کسب مهارت در مدیریت پروژه و داشتن دیدگاه مدیریت پروژه در رسیدن به اهداف و برنامه‌های زندگی شخصی بسیار راهگشا بوده و همچنین در مهارت‌های مدیریت زمان، انرژی و تمرکز نقش بسزایی دارد. مهارت در مدیریت پروژه یکی از برتری‌های حرفه‌ای در کسب و کار بوده و عامل مهمی در توسعه فردی شما خواهد بود.