توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
آماده سازی مهمترین بخش از یک ارائه موفق است. در واقع این مرحله پایه اصلی ارائه را تشکیل می‌دهد و شما باید زمان کافی را برای آن صرف کنید.
نه تنها یک ارائه خوب این را ثابت می‌کند که شما به دقت در مورد پیامی که قصد انتقال آنرا دارید فکر کرده اید بلکه اعتماد به نفس‌تان را هم افزایش می‌دهد. صفحات تقویت اعتماد به نفس و مدیریت زمان منابعی مفید برای آماده سازی سخنرانی خواهند بود.
در این قسمت به عناصر زیر در آماده سازی ارائه می پردازیم:
- هدف
- موضوع
- مخاطب
- مکان
- زمان
- مدت زمان سخنرانی
هدف
از شما خواسته شده تا با گروهی از افراد صحبت کنید. اول از خودتان بپرسید چرا؟ هدف من از سخنرانی چیست؟ چه نتایجی برای من خواهد داشت و مخاطب انتظار چه چیزی را دارد؟
بهتر است که دلیل سخنرانی خود را بنویسید تا دائما به شما یادآور شود که باید در این مسیر خود را آماده کنید. دلایل زیادی برای ارائه یا سخنرانی وجود دارد اما هرگز نباید از هدفتان غافل شوید.
موضوع
موضوع چیزی که قصد سخنرانی در مورد آنرا دارید برگرفته از هدف است اما الزاماً همان هدف نیست.
برای مثال:
- موضوع ممکن است با دعوت یک سازمان به شما عرضه شود
- شما ممکن است در یک حوزه متخصص باشید
- موضوع انتخاب شما در قالب محدودیت های تعیین شده خواهد بود.
مخاطب
قبل از آماده سازی مواد برای یک ارائه، باید مخاطب را درنظر بگیرید.
سازگاری کلامتان با نوع مخاطب بسیار مهم است و نکات زیر را باید درنظر بگیرید:
- اندازه گروه یا مخاطب مورد نظر
- رده سنی آنها، سخنرانی که برای افراد بازنشسته انجام می شود کاملا متفاوت از سخنرانی برای نوجوانان است
- جنسیت، آیا اکثریت مخاطبان را مردان تشکیل داده اند یا زنان؟
- آیا مخاطب به موضوع علاقمند است یا خیر؟
- آیا شما در ساعت کاری سخنرانی دارید یا وقت استراحت؟
- آیا آنها چیزی در مورد موضوع می دانند یا اینکه قرار است موضوع کاملا جدیدی مطرح کنید؟ آیا موضوع بخشی از کار آنهاست؟
- آیا شما برای اطلاع رسانی، آموزش، تشویق یا برانگیختن اینجا هستید؟
- آیا می توانید از شوخی استفاده کنید اگر امکانش وجود دارد چه نوع شوخی مناسب است؟
مکان
لازم است اطلاعات کافی را در مورد مکانی که قرار است در آنجا سخنرانی کنید، داشته باشید.
سعی کنید تا قبل از جلسه سخنرانی محیط را ببینید و با آن آشنا شوید. اگر در زمان آماده سازی بتوانید محل را تجسم نمایید به کاهش ترس تان کمک زیادی خواهد شد. به علاوه فرصت اینرا خواهید داشت که صدایتان را امتحان کنید. اگر این امکان مهیا شد بهتر است از موارد زیر آگاهی یابید:
- اندازه اتاق
- چیدمان صندلی ها و امکان تغییر آنها
- دسترسی به تجهیزاتی مانند میکروفن، پروژکتور، نمودار، تجهیزات رایانه ای
- دسترسی به پاورپوینت و اطلاع از افزایش تجهیزات مورد نیاز
- نور کافی در اتاق. در صورتی که قرار بر استفاده از ابزارهای بصری باشد باید به این موضوع دقت کنید.
- موقعیت تغییر لامپ ها. کنترل کنید که آیا به کسی برای خاموش و روش کردن تجهیزات صوتی / تصویری نیاز دارید یا خیر.
- احتمال وجود موانع خارجی مانند نویز از اتاق دیگر
- دسترسی به پارکینگ زیرا اگر پارکینگ نباشید احتمالا باید مسافت زیادی تجهیزات را با خود حمل کنید.
زمان
معمولا نمی‌توان در زمان تعیین شده برای ارائه تغییری ایجاد کرد.
اگر در مورد زمان ارائه حق انتخاب داشتید، بهتر است نکات زیر را درنظر بگیرید:
صبح:
صبح بهترین زمان برای صحبت کردن است زیرا افراد بالاترین میزان هوشیاری را دارند. با این حال اواخر صبح باعث بروز مشکلاتی می‌شود زیرا افراد گرسنه هستند و بیشتر به ناهار فکر می‌کنند.
بعدازظهر:
در ساعات اولیه بعدازظهر نمی‌توان سخنرانی خوبی داشت زیرا پس از ناهار افراد احساس خواب آلودگی دارند. ساعات میانی بعدازظهر زمان مناسبی است اما در ابتدای بعدازظهر زیرا افراد نگران رفتن به خانه، ترافیک و بازگردندان بچه‌ها از مدرسه هستند نمی‌توان توجه‌شان را به درستی جلب کرد.
عصر یا تعطیلات آخر هفته:
خارج از ساعات کاری، مردم معمولا حضور می‌یابند زیرا می‌خواهند در عوض سرکار رفتن جاهای دیگر باشند. این احتمال وجود دارد که توجه مخاطب را بتوان در هنگام عصر جلب کرد و ارائه‌ای را انجام داد که زیاد طولانی نیست.
مدت زمان سخنرانی
همیشه زمان سخنرانی را با احتساب مدت زمان پرسش و پاسخ درنظر بگیرید.
بررسی کنید که آیا سخنگوی دیگری هم حضور دارد و اگر چنین است شما چه زمان فرصت دارید. هیچ وقت آخرین نفر نباشید. پرچانگی نکنید زیرا شرایط برای سخنگوی بعدی فاجعه بار است.
باید بخاطر داشته باشید که تمرکز طولانی مدت برای افراد مشکل است و این دلیل خوبی برای مفید، مختصر و جذاب بودن سخنرانی است. حداکثر زمان سخنرانی باید ۴۵ دقیقه باشد.
کلیه مهارت‌های مربوط به ارائه موثر و حرفه‌ای از المان‌های مهم توسعه فردی بویژه برای مدیران و صاحبان کسب و کار است.