توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
شرح و اهمیت مهارت‌های واگذاری
درصورتی‌که در خانه یا محل کار بخواهیم کاری را به دیگری محول کنیم، یکی از مهمترین سؤالاتی که باید به آن جواب بدهیم این است که ‘می‌خواهیم چه میزان کنترل بر روی آن کار داشته باشیم؟’.
پاسخ این سؤال مشخص می‌کند که چگونه این کار را محول کنید، هر چند وقت یک بار با شخصی که کار را به او محول کردید ملاقات کنید و تا چه حد می‌خواهید از جزئیات کار مطلع باشید. همچنین این موضوع سبکی که برای رهبری اتخاذ می‌کنید را نیز تغییر خواهد داد. به‌علاوه، زمانی که سطح خاصی از کنترل بر روی کار را اعلام می‌کنید ولی در عمل، سطح دیگری را اتخاذ می‌کنید موجب سردرگمی در تیم خود شده، اعضای تیم را مضطرب کرده و اثربخشی آنها را کاهش می‌دهید، بنابراین واقعاً مهم است که بدانید چه می‌خواهید و آن را به‌وضوح به دیگران نیز انتقال دهید.
از عدم کنترل تا کنترل کامل در مهارت‌های واگذاری
به کنترل کار که به روش‌های مختلفی بین رهبر، یعنی واگذارکننده کار و کارگزاران تقسیم می‌شود، فکر کنید. سطح کنترل می‌تواند از کنترل کامل رهبر تا کنترل کامل کارگزاران متغیر باشد. درصورتی‌که کنترل به‌طور کامل در اختیار رهبر باشد، سبک رهبری مورداستفاده احتمالاً امری خواهد بود. کنترلی که بین رهبر و کارگزاران به اشتراک گذاشته‌شده باشد، می‌تواند آمرانه/وابسته به چشم‌انداز (رهبر چشم‌انداز را مبنایی برای همراه کردن تیم خود می‌داند)، دموکراتیک (مشارکتی)، به سبک مربیگری یا سبک پیوندجویانه باشد که همه‌ی این سبک‌ها کاملاً با گفت‌وگو مرتبط هستند.
اغلب کنترلی که کاملاً بر عهده‌ی کارگزار باشد، به دلیل سطح ریسک بالایی که برای رهبر دارد، چندان به چشم نمی‌خورد. به این نوع سبک رهبری، رهبری تفویضی می‌گویند که به شما سطحی از عزت‌نفس را ارائه می‌دهد که معلمان رهبری آن را آموزش نمی‌دهند.
شواهد زیادی در حیطه‌ی روانشناسی وجود دارد مبنی بر اینکه یکی از پرتنش‌ترین شرایط در زندگی شخصی یا کاری، فقدان کنترل است.
اکثر ما از عهده‌ی سایر مشکلات برمی‌آییم، اما فقدان کنترل ما را بی‌انگیزه و حتی افسرده خواهد کرد. این مقاله شرح می‌دهد که چرا سبک رهبری دستوری یا آمرانه بدون آنکه تأثیرات عمیقی بر اطرافیان بگذارد، برای مدت طولانی نمی‌تواند مورداستفاده قرار گیرد. همچنین توضیح می‌دهد که چرا سبک رهبری تفویضی بسیار کمتر به چشم می‌خورد، زیرا برای رهبران بسیار تنش‌زا است!
۹ سطح واگذاری کار
با تعیین سطح کنترلی که قصد داریم داشته باشیم، می‌توانیم شروع به تفکر راجع به چگونگی واگذاری کارها یا وظایف کنیم. تیم بریجوس (Tim Brighouse)، معاون سابق مدارس لندن، ۹ سطح برای واگذاری تعریف کرده است:
۱٫ این مشکل را بررسی کنید، تمام حقایق را درباره‌ی آن به من اطلاع دهید. من تصمیم خواهم گرفت که چه‌کاری انجام دهیم.
۲٫ گزینه‌های در دسترس و مزایا و معایب هرکدام را به من اعلام کنید. سپس تصمیم خواهم گرفت که کدام را انتخاب کنیم.
۳٫ مایلم معیارهای پیشنهاد‌های شما را بدانم، چه گزینه‌هایی را شناسایی کرده‌اید و کدام‌یک از آنها با توجه به ریسک‌های شناسایی‌شده برای شما بهتر خواهد بود. سپس تصمیم خواهم گرفت.
۴٫ یک روش عملیاتی برای جلب موافقت من پیشنهاد دهید.
۵٫ اجازه بدهید که بدانم قصد انجام چه‌کاری دارید. تا زمانی که تائید نکرده‌ام کار را به تأخیر بیندازید.
۶٫ اجازه بدهید که بدانم قصد انجام چه‌کاری دارید. آن را انجام دهید مگر آنکه دستور توقف آن را بدهم.
۷٫ اقدام کنید. مرا در جریان کاری که انجام دادید قرار دهید. از نحوه و نتیجه‌ی کار خود مرا مطلع سازید.
۸٫ اقدام کنید. اگر اقدامتان ناموفق بود به من اطلاع دهید.
۹٫ اقدام کنید. دیگر دراین‌باره نیازی به ارتباط با من نیست.
درصورتی‌که شما بخواهید بدانید که دقیقاً کار به چه صورت در حال انجام است اما زیردست شما پیامی مبنی بر اینکه شما نیازی به اطلاعات بیشتری ندارید دریافت کرده باشد، بلافاصله مشخص می‌شود که پتانسیل بسیار زیادی برای بروز مشکلات وجود دارد. بدیهی است که واگذاری کار بسیار پیچیده‌تر از آن است که در نگاه اول به نظر می‌رسد.
توانمندی‌های کلیدی در مهارت‌های واگذاری
واگذاری ممکن است پیچیده باشد، اما تنها دو مهارت مهم وجود دارد که برای واگذاری موفق کار موردنیاز است:
۱٫ دقت کنید که به کدام سطح از کنترل نیاز دارید که این امر خود، نیاز به سطوح بالای خودآگاهی دارد. رهبران خوب، ذاتاً خودآگاه هستند و نسبت به اینکه چگونه تمایل دارند کار کنند نیز آگاه هستند.
این رهبران همچنین نسبت به نحوه‌ی کار کردن زیردستانشان آگاهی داشته و در تلاش برای یافتن توازنی بین این دو هستند تا به زیردستانشان اجازه‌ی رشد و توسعه در کار را بدهند. با سؤال کردن از کارمندانتان و مذاکره در مورد سطح واگذاری کار می‌توانید متوجه شوید که آنها تا چه میزانی علاقه دارند که شرایط کار را خودشان کنترل کنند، به‌طوری‌که هردوی شما به برخی از چیزهایی که می‌خواهید (و یک موقعیت برد-برد) برسید. برای اطلاعات بیشتر، صفحات مربوط به “مهارت‌های مذاکره” را بخوانید.
۲٫ اطمینان حاصل کنید که در مورد اینکه کدام سطح از واگذاری را استفاده می‌کنید با زیردستانتان صریح هستید. این امر نیاز به مهارت‌های ارتباطی قوی دارد. ممکن است مطالعه‌ی برخی از مقالات ما ازجمله مقالات مهارت‌های ارتباط بین فردی، مهارت‌های ارتباط کلامی و موانع برقراری ارتباط موفق، به‌منظور پشتیبانی از توسعه‌ی مهارت‌های شما مفید واقع شود.
واگذاری، تنها یک مهارت کاری نیست
۹ سطح واگذاری در مورد کودکان نیز کاربرد دارد. برای مثال، ممکن است از کودکانتان بخواهید که اتاقشان را تمیز کنند.
در سطح یک واگذاری، شما می‌گویید “لطفاً برو و نگاهی به اتاقت بینداز. برگرد و به من بگو فکر می‌کنی چقدر زمان لازم است تا اتاقت را تمیز کنی، بعدازآن من به تو می‌گویم که آیا قبل از رفتن به مدرسه زمان برای تمیز کردن آن داری یا خیر.” این کار به کودک فضای زیادی برای مانور نمی‌دهد. اما فرصت زیادی هم برای توسعه‌ی مهارت‌ها و به دست گرفتن کنترل زندگی‌شان در اختیار آنها قرار نمی‌دهد.
در سطح شش واگذاری، ممکن است بگویید “لطفاً برو و نگاهی به اتاقت بینداز، برگرد و به من بگو فکر می‌کنی چه زمانی ممکن است بتوانی اتاقت را تمیز کنی. هنگامی‌که به من گفتی چه زمانی این کار را انجام خواهی داد من انتظار دارم که فقط بلند شوی و انجامش دهی.” ممکن است که نیاز باشد بعداً این امر را به او یادآوری کنید، اما تنها باید قولی که به شما داده است را یادآوری کنید و نه اینکه به او دستور بدهید. آنها در کار و زمان‌بندی آن، شریک هستند، یعنی کنترل کار بین او و شما به اشتراک گذاشته‌شده است.
در سطح نه واگذاری، ممکن است بگویید “اتاقت واقعاً به تمیز کردن احتیاج دارد، من تذکر نمی‌دهم چه زمانی، اما این کار باید قبل از بیرون رفتن آخر هفته‌ات انجام شود. خوب است؟” در این حالت شما درجه‌ی بالایی از اعتماد را در مورد انجام چیزی که خواسته‌اید برای فرزند خود قائل می‌شوید. این سطح از واگذاری به شما هیچ شانسی برای گفتن “هنوز انجامش نداده‌ای؟” نمی‌دهد، زیرا پاسخی که خواهید شنید این است: “گفتی در مورد زمان آن به من تذکر نمی‌دهی. پس چرا مرتباً گوشزد می‌کنی؟”.
مانند بسیاری از مهارت‌ها، واگذاری کار می‌تواند به یک سری مهارت‌های نسبتاً ساده تقسیم شود، به‌عنوان‌مثال در این مورد می‌تواند به مهارت‌های ارتباط و خودآگاهی تقسیم شود. گرچه مانند بسیاری از مهارت‌ها پیش از آنکه در آن مهارت به تسلط برسید نیاز است کمی تمرین کنید.
برای بهتر شدن در این زمینه، ایده‌ی خوبی است که به‌طور آگاهانه استفاده از سطوح مختلف واگذاری را تمرین کنید، به‌طوری‌که با نوع زبان و بیانی که در هرکدام از سطوح به کار می‌رود آشنا شده و به‌راحتی قادر به استفاده از آنها باشید. سپس قادر خواهید بود تا سبک رهبری خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که با کار و همچنین شخصی که کار را به او واگذار می‌کنید، متناسب باشد.
در پایان یادآور می شویم که مهارت در واگذاری کارها به دیگران و توانایی کنترل آنها یکی از پارامترهای اصلی و عوامل کلیدی در مهارت مدیریت زمان، انرژی و تمرکز است. کسب مهارت در واگذاری یکی از المان‌های مهم در ارزیابی بهبود فردی و توسعه فردی است.