مهارت‌های تسهیل

شرح و اهمیت مهارت‌های تسهیل

مهارت‌های تسهیل عموماً به‌عنوان مهارت‌های موردنیاز برای اجرای کارگاه‌ها یا جلسات برون‌سازمانی در نظر گرفته می‌شوند.

اکثر افراد تسهیل‌کننده، اذعان خواهند داشت که درواقع مهارت‌های آن‌ها بسیار گسترده بوده و به‌طورکلی در راستای پشتیبانی از فرآیندهایی چون ایجاد تیم، مدیریت پروژه و مدیریت تغییر به کار گرفته می‌شوند.

گرچه، شاید بسیار دشوار باشد اما انجام فرآیند تسهیل از درون سازمان توسط یک فرد داخلی یا حتی مدیر فرآیند نیز امکان­پذیر است.

بااین‌حال، اکثر سازمان‌ها یا تیم‌ها از یک تسهیل‌کننده‌­ی خارجی برای پشتیبانی از فرآیند استفاده می‌کنند که از تمام مزایای پشتیبانی بی‌­طرفانه نیز بهره ببرند.

تسهیل چیست؟

آسان کردن، ساده یا ساده‌­تر کردن، کار با سهولت.

آغاز فرآیند تسهیل

اکثر تسهیل‌کننده‌­های خوب که به‌منظور پشتیبانی از فرآیند وارد یک سازمان می‌شوند کار خود را با پرسیدن این سؤال آغاز می‌کنند: “به چه چیزی می‌خواهید دست پیدا کنید؟”.

این سؤال که اغلب پاسخ به آن‌طور غافلگیرانه­‌ای سخت می‌باشد، بخشی کلیدی از مهارت‌های تسهیل است.

برای تیم‌ها یا سازمان‌ها بسیار ساده است که به ایده‌­ی داشتن یک کارگاه یا اجرای یک تمرین تیمی فکر کنند، بدون اینکه چشم­‌انداز روشنی از چیزی که فرآیند برای رسیدن به آن طراحی می‌­شود، داشته باشند.

همان‌طور که در صفحه‌ “تفکر راهبردی” به‌وضوح بیان می‌شود، درصورتی‌که ندانید مکان درستی که می‌خواهید به آن برسید چگونه است یا اصلاً کجاست، بسیار سخت است که به آن دست پیدا کنید.

وظیفه­‌ی تسهیل‌کننده این است که از مشتریان برای رسیدن به مکان درست پشتیبانی به عمل آورد.

مهم نیست که آیا تسهیل‌کننده با اهداف راهبردی مشتری موافق است یا نه. تسهیل‌کننده آنجا حضور دارد تا به مشتری کمک کند که ایده‌­اش را به‌وضوح بیان کرده و به اهدافش دست پیدا کند و نه به اهداف تسهیل‌کننده.

یکی از اولین مهارت‌های ضروری تسهیل، پرسیدن سؤالات مناسب به‌منظور کمک به مشتری برای توسعه­‌ی اهدافش است.

بخش اصلی تسهیل فرآیند

در تسهیل فرآیند موضوع اساسی درک این موضوع است که تسهیل‌کننده به‌منظور پشتیبانی از فرآیند در آنجا حضور دارد.

تسهیل‌کننده، متخصص موضوع نیست.

تسهیل‌کننده می‌تواند هر دیدگاهی در مورد موضوع داشته باشد اما به‌منظور ارائه‌­ی دیدگاه‌های خود آنجا حضور نیافته است. بنابراین تسهیل‌کننده نباید به محتوای مباحث، رویدادها و به‌طورکلی به محتوای کار وارد شود.

کارهایی که ممکن است به‌منظور پشتیبانی از فرآیند نیاز باشند، عبارت‌اند از:

• برگزاری یا پشتیبانی از جلسات به‌نحوی‌که اطمینان حاصل شود که همه‌­ی افراد فرصتی برای ارائه­‌ی دیدگاه‌های خود دارند. ممکن است مطالعه­­‌ی صفحات ‘جلسات’ و ‘مدیریت جلسات’ به‌منظور کسب اطلاعات بیشتر مفید واقع شود.

• پشتیبانی از ایجاد و حفظ روابط، شامل میانجی‌گری در مشاجرات در صورت لزوم. مطالعه‌­ی صفحات ‘رفتارهای گروهی پردردسر’، ‘حل اختلاف’ و ‘مهارت‌های میانجی­‌گری’ می‌تواند در این زمینه مفید واقع شود.

• مدیریت شرکت‌کنندگان، به‌ویژه افرادی که تمایل دارند بیشتر از سایرین نظر خود را ابراز کرده و توجه عموم را به خود جلب نمایند.

یکی از ترفندهای فرد تسهیل‌کننده برای مدیریت شرکت‌کننده‌هایی که تلاش می‌کنند با اظهارنظر فراوان در مرکز توجه قرار بگیرند این است که چیزی مانند یک آب‌نبات به آن‌ها تعارف کند!!! این کار صحبت کردن را تا مدتی برای آن فرد مشکل می‌سازد و اگر این ترفند از راه مناسبی انجام شود ممکن است درنتیجه به یک لبخند و آگاهی کنایه‌­آمیز منجر شود.

• اطمینان از اینکه تمام برنامه‌ریزی‌های فرآیند به‌موقع انجام می‌شوند، ازجمله رویدادها، زمان صرف چای یا ناهار و شروع و پایان جلسات در زمان مناسب. همچنین در مورد فرآیندهای طولانی‌­تر برای هر مرحله محدودیت زمانی قائل شده و در با پایان وقت معین، آن مرحله خاتمه یابد. صفحات ‘مهارت‌های سازمانی’ و ‘مدیریت زمان’ اطلاعات بیشتری در این زمینه در اختیار شما قرار خواهند داد.

• تشویق به مشارکت و درگیری همه­‌ی ذی‌نفعان احتمالی.

• اطمینان از اینکه کار به‌طور مناسبی واگذارشده است، به‌خصوص در یک فرآیند طولانی‌مدت. برای اطلاعات بیشتر صفحه‌ی‘مهارت‌های واگذاری’ را ببینید.

کارگاه‌های تسهیلی

بسیاری از افراد در مورد کارگاه‌های تسهیل‌ احساس نگرانی می‌کنند.

مهارت‌های مرتبط با کارگاه‌های تسهیلی شباهت زیادی به مهارت‌های ارائه دارند، بسیاری از مراحل یک سخنرانی یا ارائه­‌ی موفق، به همان اندازه در برگزاری یک کارگاه تسهیل‌کننده‌­ی موفق مهم هستند. ارائه‌­ی خوب که شامل شناخت مخاطبان و همچنین شناخت چیزی است که از برگزاری کارگاه انتظار می‌رود، می‌تواند به کاهش برخی از این نگرانی‌ها کمک کند.

نکاتی درباره‌­ی کارگاه تسهیلی موفق:

۱٫ به یاد داشته باشید که شما با رضایت خودتان آنجا هستید

شما یک معلم نیستید و نباید گروهی ایجاد کنید که خواسته‌های شما را انجام دهند.

درواقع، شما آنجا هستید تا کمک کنید کاری را که آن‌ها می‌خواهند انجام دهند. درصورتی‌که آن‌ها تمایلی به انجام یک تمرین خاص نداشته یا می‌خواهند به‌طور متفاوتی آن را انجام دهند، نباید با آن مشکلی داشته باشید. آن‌ها افراد بالغی هستند. درصورتی‌که همگی بر روی استراحت و نوشیدن قهوه توافق دارند، می‌توانند این کار را انجام دهند.

فرآیند موافقت برای گرفتن زمان استراحت می‌تواند به‌اندازه‌ی هر چیزی که شما قادر به سازمان‌دهی آن هستید، مهم باشد.

۲٫ مراقب نقاط اوج باشید

در هر فعالیت و رویداد، ممکن است چندین نقطه­‌ی اوج یا نقطه­­‌ی عطف طبیعی وجود داشته باشد.

از این نقاط اوج استفاده کرده و با آن‌ها مقابله نکنید. درصورتی‌که در حال اجرای یک بازی برای گروه هستید که تا حدی از کنترل شما خارج‌شده است آن را متوقف کنید.

از نقطه­­‌ای که به سمت هرج‌ومرج کشیده شده استفاده کنید و آن را به سمت فعالیت دیگری، مثلاً جمع‌­بندی بحث، هدایت کنید.

۳٫ از اعضای گروه بخواهید که به شما کمک کنند

به یاد داشته باشید که نیازی نیست کل فرآیند را به‌تنهایی به دوش بکشید.

کاملاً منطقی است که از دیگران بخواهید به شما کمک کنند، به‌عنوان‌مثال، برای نوشتن نکات بر روی تخته و یا تغییر جای میز و صندلی. درصورتی‌که این ترفند جواب نداده یا به‌کل با شکست مواجه می‌شود، دلیلش را از گروه خود جویا شده و یا بپرسید ترجیح می‌­دهند که چه‌کاری انجام دهند. درنهایت این آن‌ها هستند که در مورد برنامه و زمان خود تصمیم می‌گیرند.

۴٫ از وضعیت فیزیکی خود در اتاق استفاده کنید

وضعیت فیزیکی شما بر روی تأثیری که بر گروه می‌گذارید، اثرگذار خواهد بود.

به آن فکر کنید. اگر شما ایستاده باشید و بقیه اعضای گروه نشسته باشند، در این حالت در مقام قدرت هستید.

• اگر می‌خواهید به شرکت‌کننده‌ها چیزی بگویید، به‌عنوان‌مثال، یک فعالیت را توضیح دهید، بلند شده و در جلوی اتاق بایستید.
• اگر می‌خواهید اعضای گروه راجع به مطلبی بدون هدایت شما بحث کنند، بنشینید یا به سمت انتهای اتاق حرکت کنید.
• درصورتی‌که می‌خواهید یک بحث را متوقف کنید، بلند شده، به جلو بروید و به گروه ملحق شوید.

صفحه‌ی “ارتباط غیرکلامی” اطلاعات بیشتری درباره‌­ی زبان بدن به شما ارائه خواهد داد.

۵٫ از فعالیت­‌ها و چیدمان داخلی متنوع استفاده کنید.

همه‌­ی افراد تنوع را دوست دارند. تنوع ما را علاقه‌­مند نگه‌داشته و به تمرکز ما نیز کمک می‌کند.

به شرکت‌کنندگان در کارگاه، کارهای مختلفی برای انجام دادن بسپارید و از آن‌ها بخواهید که به‌صورت پی‌درپی تغییر مکان دهند تا بر روی موضوع متمرکز باقی بمانند. از آن‌ها بخواهید که برای انجام تمرین‌های مختلف میزهای خود را به مکان‌های متفاوتی انتقال دهند.

این امکان را به آن‌ها بدهید که به‌وسیله‌ی عناصری چون دیاگرام‌­ها، تصاویر و غیره و یا تبدیل آن‌ها به تمرین‌های عملی، از هر دو طرف چپ و راست مغز خود استفاده کنند. شما و همچنین شرکت‌کننده‌ها از نتیجه‌­ی این کار شگفت‌زده خواهید شد.

طراحی یک بازی، راهی عالی برای تحکیم یادگیری به روشی سرگرم‌کننده است.

۶٫ کاملاً آماده باشید

اهمیت آمادگی کامل را دست‌کم نگیرید. درصورتی‌که به‌طور کامل آمادگی پیدا نکرده باشید مردم قادر به تشخیص این موضوع خواهند بود.

زمانی که یک تسهیل‌کننده­‌ی بسیار باتجربه باشید، درصورتی‌که پیش‌ازاین کارگاه‌های مشابه زیادی را برگزار کرده باشید، ممکن است گاهی با عدم آمادگی یک کارگاه را مدیریت کنید، اما اگر این اتفاق اغلب اوقات بیفتد دیگر نباید انتظار داشته باشید که مجدداً برای برگزاری این قبیل کارگاه‌ها دعوت شوید.

قطعاً نیاز خواهید داشت که در منزل تمرین کنید. مخاطبان خود را بشناسید، پیش از برگزاری جلسه، بفهمید که می­‌خواهند به چه چیزی دست پیدا کنند و مطمئن شوید که فعالیت‌هایی را به‌منظور کمک به آن‌ها برای تحقق این امر برنامه­‌ریزی کرده‌اید.

به همان میزان که مهارت‌های تسهیل برای مدیریت رویداد ضروری هستند، به‌منظور آمادگی قبل از رویداد نیز به کار می­‌روند.

۷٫ به‌منظور حفظ و ادامه­‌ی بحث، سؤال بپرسید

اگر یک بحث در حال ضعیف شدن است، تعدادی سؤال از پیش آماده‌شده که می‌توانند منجر به بحث بیشتری شوند، داشته باشید.

همچنین این آمادگی را داشته باشید که ممکن است یک بحث پیش‌ازاین که طبق برنامه‌­ریزی به پایان برسد، به یک نقطه‌­ی پایانی طبیعی منتهی شود که در این صورت ممکن است گروه بخواهد وقتی را برای صرف چای بگذراند.

۸٫ یک مجموعه­‌ی مکتوب از ایده­‌ها و فعالیت­‌ها ایجاد کنید

فکر خوبی است که هر زمان توانستید فعالیت‌ها و ایده‌های جدید را تجربه کنید که بتوانید مجموعه‌­ای مکتوب از تمرینات گروهی یا بازی‌هایی را که دوست دارید به کار ببرید، برای خودتان ایجاد کنید.

در این صورت برای رویدادهای آینده، درصورتی‌که برای ایجاد یک فعالیت جدید تحت‌فشار باشید، فهرستی از فعالیت‌های کارگاهی که قبلاً مورد آزمایش قرارگرفته‌اند خواهید داشت که می‌توانید آن‌ها را تقریباً برای هر موقعیتی باکمی تغییر آماده کنید.

یک نتیجه‌­ی احتمالی

اگرچه شما می‌توانید چیزهای زیادی از طریق خواندن و مطالعه در مورد مهارت‌های تسهیل بیاموزید، اما از این به بعد این‌گونه نخواهد بود.

بیشتر از سایر مهارت‌ها، مهارت‌های تسهیل از طریق تمرین به بهترین شکل حاصل می‌شوند؛ که این تمرین ترجیحاً باید در کنار یک فرد متخصص باشد که می‌تواند به شما بازخورد داده و درصورتی‌که فرآیند طبق برنامه پیش نرود از شما حمایت کند.

کسب مهارت در تسهیل می تواند یک برگ برنده در ارزیابی مهارت‌های بین فردی شما بوده و نقش مهمی در بهبود فردی و توسعه فردی شما بازی کند.