توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
مصاحبه‌های تلفنی چگونه انجام می‌شود؟
این صفحه را نیز ببینید: “مهارت‌های کارآفرینی“
در حال حاضر بسیاری از مردم تمایل دارند به‌جای انجام کار در اداره یا شرکت، آن را در منزل انجام دهند. همچنین تعداد زیادی متقاضی برای هر شغل وجود دارد. هم‌زمان، بسیاری از شرکت‌ها در تلاش برای کاهش هزینه‌های استخدام خود هستند.
درنتیجه، مصاحبه‌های تلفنی بیشتر رایج می‌شوند. برای بسیاری از شغل‌ها، حداقل در دور اول مصاحبه، مصاحبه‌های تلفنی رایج هستند. اما چه چیزی مصاحبه‌های تلفنی را متفاوت میکند؟ و چگونه میتوانید برای آنها آماده شوید تا اطمینان حاصل کنید که خواهید درخشید؟ این صفحه راجع به این سؤالات، بیشتر توضیح خواهد داد.
مصاحبه یا مصاحبه‌ی تلفنی؟
نیاز است که تنها عبارت “نکات مصاحبه تلفنی” را در گوگل جستجو کنید تا ببینید که این روزها مصاحبه‌های تلفنی بخشی از جستجوهای اغلب شغل‌ها است.
مصاحبه‌های تلفنی اغلب به‌عنوان مرحله‌ی اول مصاحبه برای انتخاب افرادی که باید رودررو مصاحبه شوند، استفاده می‌شوند.
مصاحبه‌های تلفنی، مصاحبه‌های راکد هستند.
ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما یک مصاحبه‌ی تلفنی به‌هرحال یک مصاحبه است که یک گفت‌وگوی ساده و راحت با یک دوست محسوب نمی‌شود، بلکه یک فرصت جدی برای شرکت است که ببیند آیا شما برای این شغل مناسب بوده و قادر به انجام آن هستید یا خیر. بنابراین آن را جدی‌تر از هر مصاحبه دیگری در نظر بگیرید.
اما چگونه یک مصاحبه‌ی تلفنی از مصاحبه‌ای که رودررو انجام می‌شود، متفاوت می‌شود؟
درست مانند یک مصاحبه‌ی رودررو، نیاز دارید که کاملاً آماده شوید. هنوز هم باید در مورد شرکت تحقیق کرده و فهرستی از سؤال‌هایی که دارید را آماده کنید. مطمئن شوید که درباره‌ی محصولات یا خدمات آن شرکت و همچنین چگونگی پذیرفته شدن نقش شما در آن، کاملاً آگاهی دارید. همچنین اطمینان حاصل کنید که نمونه‌های خوبی دارید که توضیح دهید چگونه از مهارت‌های موردنیاز آنها تاکنون استفاده کرده‌اید.
اطلاعات بیشتری در مورد آمادگی برای مصاحبه‌ها در صفحه‌ی “مهارت‌های مصاحبه” وجود دارد.
تفاوت‌های اصلی بین مصاحبه‌های تلفنی و مصاحبه‌های رودررو:
۱٫ مکان مصاحبه را شما انتخاب می‌کنید.
مصاحبه‌ی تلفنی را تقریباً از هر کجایی میتوانید انجام دهید: رستوران، خیابان، قطار، ماشین، اما ازآنجایی‌که یک حق انتخاب برای محل مصاحبه دارید، مکان آرامی را انتخاب کنید، جایی که قادر خواهید بود چیزی که مصاحبه‌کننده می‌گوید را شنیده و همچنین تمرکز کنید.
درواقع، احتمالاً این به معنای این است که بهتر است در خانه باشید، یا در اتاقی که در آن بسته باشد. اگر آن مکان را به‌صورت اشتراکی با افراد دیگری استفاده می‌کنید بهتر است یک یادداشت بر روی در نصب کرده و درخواست کنید که کسی وارد نشود.
همچنین درصورتی‌که با تلفن ثابت صحبت می‌کنید باید به‌اندازه‌ی کافی از موبایل خود دور بوده و یا اگر از موبایل استفاده می‌کنید از تلفن ثابت فاصله بگیرید.
اصل غافلگیری
درحالی‌که بسیاری از کارفرماها یک قرار برای مصاحبه‌ی تلفنی تنظیم می‌کنند، سایر کارفرماها ترجیح می‌دهند داوطلب را غافلگیر کنند. اگر به‌صورت ناگهانی و غیرمنتظره تماس تلفنی داشتید و از شما درخواست شد تا درصورتی‌که مناسب می‌دانید همان لحظه یک مصاحبه‌ی تلفنی داشته باشید، درصورتی‌که واقعاً شرایط مناسب نیست، گمان نکنید که باید حتماً جواب مثبت بدهید.
برای مثال، ممکن است:
- بیرون و در محدوده‌ی یک مکان شلوغ باشید و به‌طور مناسب قادر به شنیدن نباشید؛
- در حال خواباندن بچه‌ها یا صبحانه دادن به آنها باشید؛
- در حال رفتن به یک کلاس یا کنفرانس باشید.
پس درصورتی‌که واقعاً مناسب نیست، بگویید:
“متأسفم، به دلیل اینکه تعهد دیگری دارم در حال حاضر وقت ندارم، می‌توانیم زمان دیگری را مشخص کنیم؟ چون واقعاً علاقه‌مند هستم که با شما صحبت کنم”
سپس نیاز است که زمان و مکان قرار بعدی را تعیین کنید، زیرا در غیر این صورت بعید است که دوباره با شما تماس بگیرند، بنابراین اطمینان حاصل کنید که دفترچه قرار ملاقات‌تان را در اختیار دارید. حتی میتوانید بگویید:
“احتمالاً حدود یک ساعت/دو ساعت دیگر و یا مثلاً حدود ساعت ۵ عصر وقتم آزاد است، ممکن است آن موقع با شما تماس بگیرم؟” و مطمئن شوید که شماره را از آنها می‌گیرید.
۲٫ مجبور نیستید لباس رسمی بپوشید، اما باید خیلی حرفه‌ای به نظر بیایید.
شما توسط مصاحبه‌کننده دیده نمی‌شوید، مگر اینکه این یک مصاحبه‌ی ویدیویی باشد. برخی از مشاوران توصیه می‌کنند که لباس رسمی پوشیده و صاف و مستقیم بنشینید، طوری که گویا یک مصاحبه‌ی رودررو می‌باشد، زیرا این به شما احساس حرفه‌ای‌تر بودن داده و باعث می‌شود این‌گونه نیز به نظر برسید.
به تماس تلفنی، به‌صورت حرفه‌ای پاسخ دهید.
اگر زمانی که در حال صحبت تلفنی با شخص دیگری هستید و در همان زمان برای مصاحبه با شما تماس گرفتند، خوب است که از قبل مطمئن شده باشید پیام صوتی یا متن پیغام‌گیر شما نیز حرفه‌ای است.
شایان‌ذکر است که در طول مصاحبه نباید در حال خوردن یا آشامیدن باشید. صداهای خوردن و آشامیدن به‌هیچ‌وجه جذاب نیستند. فقط برای زمانی که کمی دهان‌تان خشک می‌شود ممکن است بخواهید یک لیوان آب دم دست داشته باشید.
۳٫ شما مسئول تکنولوژی ارتباطی هستید.
به‌عبارت‌دیگر، درصورتی‌که تلفن یا سیگنال موبایل‌تان در طول مصاحبه قطع شود، این مشکل شما است، نه مصاحبه‌کننده. اگر این اتفاق بیفتد، احتمالاً دیگر با شما تماس نخواهند گرفت.
از قبل اطمینان حاصل کنید که تلفن‌تان شارژ شده، در مکانی که انتخاب کردید دریافت سیگنال خوبی دارید.
۴٫ شما میتوانید برگه‌های تقلب و اطلاعات موردنیاز را در مقابل خود داشته باشید
اگر مصاحبه‌ی تلفنی شما بدون تماس تصویری باشد (که ارزشش را دارد از قبل این موضوع را بررسی کنید)، مصاحبه‌کننده قادر به دیدن شما نخواهد بود. بنابراین شما میتوانید رزومه‌ی خود، نمونه‌های نوشته‌شده از مهارت‌هایی که قبلاً از خود نشان دادید و حتی یادآوری‌هایی برای لبخند زدن را در مقابل خود داشته باشید.
هرچند سعی کنید در طول مصاحبه صدای خش‌خش برگه‌های خود را درنیاورید، زیرا به‌احتمال‌زیاد قابل‌شنیدن خواهد بود!
مطمئن شوید که در زمان مناسب قبل از مصاحبه، تمام اطلاعات و برگه‌های موردنیازتان را در مقابل خود طوری که همه‌ی آنها قابل‌مشاهده باشند، پخش کرده‌اید. یک قلم و تعدادی کاغذ برای مواقعی که میخواهید یادداشت بردارید دم دست داشته باشید و همچنین برای راحتی کار از یک هدست یا هندزفری استفاده کنید.
۵٫ نه شما و نه مصاحبه‌کننده نمی‌توانید از زبان بدن کمک بگیرید
به این معنا که نیاز به تلاش بیشتری برای برقراری ارتباط دوستانه خواهید داشت. بسیار لبخند بزنید، اگرچه عجیب است ولی می‌تواند از طریق صدای شما شنیده شود. همچنین خوب است که بر روی لحن صدای خود تأکید کنید: تمرکز کنید که صدای شما مشتاق و علاقه‌مند به نظر برسد و همواره به‌وضوح و کمی شمرده‌تر از حالت عادی صحبت کنید.
برای اطلاعات بیشتر در این مورد، صفحات ما با عنوان “ایجاد رابطه‌ی دوستانه” و “چهره و صدا در ارتباط غیرکلامی” را ببینید.
همچنین ممکن است بخواهید بدانید که آیا به‌طور کامل اطلاعات را ارائه داده و به سؤالات پاسخ داده‌اید یا خیر. عبارات مفید دراین‌باره عبارت‌اند از: “درصورتی‌که بخواهید می‌توانم به‌طور جزئی‌تری توضیح بدهم” یا “اطلاعاتی که به شما دادم کافی بودند؟”
۶٫ نیاز دارید که سخت گوش‌داده و بیشتر تمرکز کنید
اغلب خیلی سخت‌تر است که فقط یک صدا برای گوش دادن وجود داشته باشد، بدون هیچ تصویری.
اجازه ندهید که حواستان پرت شود و یا به فیسبوک یا یوتیوب نگاه کنید. اگر می‌دانید که وقتی چیزی برای دیدن وجود نداشته باشد به‌سختی میتوانید تمرکز کنید، یک دفترچه یا تکه‌ای کاغذ آماده کنید و در طول مصاحبه یادداشت‌برداری کنید. این کار نه‌تنها شما را در حال گوش دادن و متمرکز نگه می‌دارد، بلکه همچنین به شما کمک میکند تا بررسی کنید که آیا به سؤال پاسخ دادید یا خیر.
۷٫ ممکن است نیاز داشته باشید از قبل اعلام مکث کنید
به خاطر داشته باشید که مصاحبه‌کننده نمی‌تواند شما را ببیند، بنابراین اگر شما سکوت کنید نمی‌داند آیا هنوز آنجا هستید یا خیر. اگر سؤال سختی پرسیدند که نیاز داشتید به آن فکر کنید، مثلاً بگویید: “لطفاً یک یا دو دقیقه به من زمان بدهید تا افکارم را مرتب کنم”، در این صورت او می‌داند که شما در حال چه‌کاری هستید.
همچنین خوب است که پیش از پاسخ به هر سؤالی کمی مکث کنید تا مطمئن شوید که صحبت مصاحبه‌کننده تمام‌شده است.
۸٫ مهم است که تا پایان مصاحبه مشتاق باقی بمانید
ممکن است همینطور که به انتهای مصاحبه نزدیک می‌شوید، خسته شوید. بااین‌حال، مهم است که به تمرکز بر لحن صدای خود ادامه داده و همچنان در مورد فرآیند، مشتاق به نظر برسید. ایده‌ی خوبی است که یادتان باشد بپرسید که چه زمانی ممکن است از نتیجه اطلاع پیدا کنید و درصورتی‌که مطلع نشدید آیا میتوانید با آنها تماس بگیرید، زیرا این کار به علاقه‌ی شما برای این شغل تأکید دارد.
همچنین خوب است که بعد از مصاحبه یک ایمیل تشکر به مصاحبه‌کننده ارسال کنید، زیرا این کار نیز علاقه‌ی شما را نشان میدهد.
مهمتر از همه…
استخدام‌کنندگان کاملاً می‌دانند که چیزی که در یک مصاحبه‌ی تلفنی به دنبال آن هستند، مقدار کمی اشتیاق و همچنین یک داوطلب است که آمادگی کمی دارد.
بنابراین، این فرصت شماست که خودتان را به شرکت بقبولانید و نیاز است که به نظر برسد خیلی مشتاق هستید تا این شغل را بگیرید.
کافی است که به نظر برسد مصاحبه را جدی نمی‌گیرید، در این حالت به‌راحتی این شغل را از دست خواهید داد.
مطمئن شوید که به آمادگی قبلی برای مصاحبه رسیده‌اید، به‌طوری‌که گویا یک مصاحبه‌ی رودررو خواهید داشت و همچنین مطمئن شوید که کاملاً به نظر میرسد که این شغل را میخواهید. کسب مهارت در مصاحبه شدن و پشت سر گذاشتن انواع مصاحبه‌ها، یکی از المان‌های مهم توسعه فردی برای جویندگان کار و کسانی که به دنبال ارتقای شغلی هستند می‌باشد.
بسیار جامع و کامل بود
ممنون و سپاسگزارم