توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
مدیریت جلسه ارائه چگونه انجام می‌شود
روش‌های مدیریت جلسه می‌تواند تمایز زیادی در موفقیت آن و اضطراب شما ایجاد کند.
این صفحه بخشی از راهنمای گام به گام مهارت‌های ارائه است، اگر تا بحال اینکار را انجام نداده‌اید، پیشنهاد می‌کنید که با خواندن قسمت ارائه چیست و سپس مقالات بعدی اطلاعات لازم برای برنامه‌ریزی و آماده‌سازی ارائه را بدست آورید.
این صفحه روش‌هایی را برای مدیریت جلسه واقعی در زمان سخنرانی فراهم می‌آورد.
نشستن
اگر صندلی‌ها چیدمان دلخواه دارند بنابر اندازه اتاق و تعداد افراد شرکت کننده می‌توانند حالت نشسته آنها را انتخاب کنید.
حالت نشسته بهتر است زیرا همه می‌توانند شما را ببینند و صدایتان را بدون مانعی بشنوند. اگر از پاورپوینت یا پروژکتور استفاده می‌کنید، اطمینان یابید که حتی صندلی‌های عقبی هم می‌توانند نمایشگر را به طور کامل ببینند. معمولا صندلی‌های پشتی با مشکل یک سوم نمایشگر را می‌بینند.
قبل از جلسه صندلی‌ها طبق خواسته خودتان بچینید. بخاطر داشته باشید که گاهی شما هیچ کنترلی بر روی چیدمان فضای سخنرانی ندارید و بهترین کار ممکن آماده کردن طرح سخنرانی است. برای مثال بهتر است که در اسلایدها نکات اصلی را در پایین آنها قرار ندهید تا افراد آخر سالن هم بتوانند آنها را ببینند.
آماده سازی نهایی
تا حد ممکن زود به محل برگزاری برسید زیرا دیر رسیدن استرس را به دنبال دارد. اگر اتاق تا سالنی قبل از رسیدن مخاطبان در اختیار شماست، موارد زیر را کنترل کنید:
- چیدمان صندلی ها مناسب است
- محل و تامین کننده برق لازم برای تجهیزات نورپردازی
- عملکرد تجهیزات و کمک های بصری
- عملکرد میکروفن
- تریبو یا میز برای یادداشت هایتان مناسب است
- اگر شما سخنگوی دوم هستید، قبل از آغاز تمام جلوه های بصری خود را آماده کنید
اگر ممکن است پنج دقیقه قبل از شروع سخنرانی تمام نوشته ها را مرور کرده و از استرس خود بکاهید.
کنترل اضطراب
لازم است که همیشه آماده و با اعتماد به نفس ظاهر شوید.
مضطرب بودن قبل از سخنرانی کاملا طبیعی است به صفحه کنار آمدن با اضطراب‌های ارائه مراجعه کنید تا با چند روش مفید آشنا شوید.
ایجاد رابطه صمیمی
اگر ارائه رسمی یا نیمه رسمی باشد، کسی شما را معرفی خواهد کرد. خود را با موقعیت وفق بدهید، ارتباط چشمی با مخاطبان برقرار کرده و لبخند بزنید.
اگر معرفی شدید، در همان ابتدا سخنرانی از فرد معرفی کننده تشکر کنید.
اگر سخنرانی در میان گروه بسیار کوچک یا موقعیت غیررسمی برگزار می‌شود، همیشه برای صحبت کردن بایستید. بخاطر داشته باشید که حفظ ارتباط چشمی با مخاطب بسیار مهم است. از حالات و واکنش مخاطب آگاه باشید.
در صفحه ایجاد رابطه صمیمانه می‌توانید از روش هایی برای برقراری چنین رابطه‌ای آگاه شوید.
صدا و زبان
حفظ علاقه و تمایل مخاطب نه تنها بستگی به مطالب ذکر شده دارد بلکه به نحوه صحبت کردن و صدا هم بستگی خواهد داشت
جوانب صوتی زیر را در زمان سخنرانی در نظر بگیرید:
- صدا- شنیده شود
- شفافیت- مطلب درک شود
- تنوع، به منظور افزودن اشتیاق مخاطب
خیلی سریع حرف نزدید و در میان کلامتان مکث داشته باشید تا مخاطب اطلاعات را به طور کامل دریافت کند.
از زبانی استفاده کنید که قابل درک باشد و به سراغ حاشیه یا سخنان نامفهوم نروید. اگر خود را قابل اعتماد و مشتاق نشان دهید سریعا با مخاطب سازگار خواهید شد.
مدیریت سیستم های صوتی و میکروفن
در یک اتاق بزرگ ممکن است به سیستم صوتی نیاز داشته باشید. البته در صورتی که سخنرانی‌تان ضبط شود هم این سیستم بکار می رود. در این صورت به موارد زیر توجه کنید:
- بررسی کنید که چه زمان میکروفن به شما سپرده می شود و چه زمان خاموش و روشن می‌شود. کسی علاقه‌ای به شنیدن اضطراب‌های شما در پشت صحنه یا نظرات پس از سخنرانی در مورد بد بودن مخاطب ندارد. از چنین فاجعه‌ای می توان با صحبت کردن با یک تکنسین صدا جلوگیری کرد.
- همچنین بررسی کنید که ایا میکروفن بی سیم است یا با سیم. بی سیم بدین معنی که می‌توانید بر روی صحنه با آن حرکت کنید در حالیکه با سیم شما را محدود می‌کند و بنابراین بر روی طرح سخنرانی‌تان تاثیر خواهد داشت. اگر شک دارید آنرا با سیم فرض کنید.
- باید حداقل یک جیب بر روی لباستان داشته باشید تا میکروفن در آن قرار بگیرد. متصل شدن آن به بالای لباس یا یقه آن زیاد جالب نیست.
- بهتر است که در زمان صحبت با میکروفن آهسته‌تر حرف بزنید و سعی کنید که صدای معمولی خود را حفظ کنید. آهسته و رسا حرف بزنید.
- خاموش و روشن کردن میکروفن را برای هرگونه مشکل احتمالی در طی سخنرانی بلد باشید. وقتی سخنرانی تمام شد خودتان آنرا خاموش کنید تا از پخش شدن گفتگوهای خصوصی‌تان جلوگیری شود.
- سرفه زدن، عطسه زدن یا بالاکشیدن بینی در میکروفن وحشتناک است. اگر این اتفاق افتاد میکروفن را از جلوی دهان خود دور کنید.
- در زمان پوشیدن میکروفن یا جلوی دوربین هیچ وقت چیزی نگویید که دوست ندارید سایرین بفهمند یا ممکن است ضبط شود. اینگونه می‌توان از رسوایی‌های احتمالی جلوگیری کرد.
موقعیت یابی و زبان بدن
جایی که شما می‌ایستید و اینکه آیا حرکت می‌کنید، تاثیر زیادی بر روی مخاطب و واکنشش بر روی شما دارد.
برای مثال اگر در تریبون ایستاده‌اید، بیشتر بدنتان از دید مخاطب پنهان است، بنابراین دیدن حرکات بدن یا همان زبان بدن برای مخاطب مشکل خواهد بود. به عنوان یک قانون کلی، تریبون‌ها برای سخنرانی خوب نیستند و دلیلش تا حدودی به علت محلی است که میکروفن یا کنترل وسایل بصری قرار می‌گیرد.
اگر در مورد صحنه سخنرانی خود حساس هستید بهتر است که در صورت لازم حرکت اسلایدها را تغییر دهید.
با این حال جلو و عقب رفتن مانند یک شیر در قفس روش خوبی نیست. اگر لازم به میکروفن در تریبون خود دارید سعی کنید که میکروفن را در گوشه میز قرار دهید تا بتوانید یک سمت ایستاده و مخاطب به طور کامل شما را ببیند یا تقاضای یک میکروفن سیار را قبل از سخنرانی اعلام کنید.
عادت‌های بدی که نتایج بدی هم بدنبال دارند را بشناسید:
- در زمان سخنرانی سعی کنید ایستاده، آرام و در موقعیتی مناسب بدون آویزان شدن به میز یا تریبون یا سعی در مخفی شدن پشت آن بایستید. اگر از کارت‌های راهنما استفاده می‌کنید، آنها را بر روی میز پخش نکنید بلکه در یک طرف قرار دهید و خودتان در طرف دیگر باشید.
- از قرار دادن دست‌ها در جیب‌هایتان اجتناب کنید زیرا موجب هواس پرتی مخاطب خواهد شد.
- این پا و آن پا نکنید یا بر روی پاهایتان جلو عقب نشوید. سعی کنید آرام و ثابت باشید البته در شرایط حرکت برای جلب توجه مخاطب لازم است.
- فقط بر روی یک نفر در اتاق خیره نشوید یا اینکه با سقف یا زمین حرف نزنید.
- با خودکار، کلیدها، جواهرات، کمربند یا موهایتان بازی نکنید.
بهتر است به صفحات مربوط به ارتباطات غیرکلامی و ظاهر شخصی برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد زبان بدن مراجعه کنید.