توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
برای تصمیم در مورد روش ارائه باید موارد زیادی را درنظر گرفت
این صفحه فرض را بر آن دارد که شما از قبل ارائه‌تان را آماده کرده‌اید یا حداقل در مورد پیام‌های اصلی که قرار است به مخاطبتان منتقل نمایید، تصمیم گرفته‌اید و یا اینکه ایده‌هایی در مورد سازمان دهی موادتان دارید.
در این قسمت بر روی مکانیزم های روش ارائه متمرکز می‌شویم: چگونه ارائه خواهید داد.
روش ارائه شما شامل سیستم‌های صوتی، نحوهٔ مدیریت کمک‌های تصویری، چگونگی ایستادنتان و میزان تعاملتان با مخاطب مورد نظر.
چه چیز به شما در تصمیم گیری در مورد روش ارائه کمک می‌کند؟
در تصمیم گیری در مورد روش ارائه باید جوانب اصلی را درنظر بگیرید. این جوانب بدین قرارند:
-
امکانات موجود در زمینه تصویری، سیستم‌های صوتی و نورپردازی
مشخص است که اگر تسهیلاتی برای استفاده وجود نداشته باشد شما نمی‌توانید از آنها استفاده کنید. اگر به شما گفته شود که قرار است بدون پروژکتور ارائه دهید، باید روشی را انتخاب کنید که بدون نمایش پاورپوینت ممکن باشد.
-
موقعیت
یک کنفرانس رسمی با حضور ۲۰۰ نفر نسبت به یک کنفرانس با شش نفر نیازمند روش متفاوتی خواهد بود. سخنرانی در مجلس عروسی به طور کامل فرق می‌کند. هنجارهای موقعیت را درنظر بگیرید. برای مثال در یک مراسم عروسی قرار نیست که از پاورپوینت یا وسایل بصری استفاده کنید.
-
مخاطب از نظر تعداد و آشنایی با شما و البته موضوع
اگر جلسه غیررسمی و کوچک است، می‌توانید از روش غیررسمی استفاده کنید. برای مثال ممکن است به مخاطب یک برگ کاغذ بدهید که اطلاعات مربوط به نکاتی که قرار است ذکر کنید در آن گنجانده شده است. اما در یک جلسه رسمی به نمایش اسلایدهای پاورپوینت نیاز است.
-
تجربه‌تان در ارائه دادن
هر چه که تجربه بیشتر باشد، فرد بیشتر با نقاط ضعف خود آشنایی دارد و می‌تواند به خوبی آنها را اصلاح کرده و ارائهٔ بهتری داشته باشد. با این حال افراد کمی هستند که می‌توانند بدون یادداشت ارائه را به آخر برسانند. حتی باتجربه‌ترین سخنگویان هم همیشه یادداشت‌هایی دارند که به آنها در یادآوری نکات کمک می‌کند.
-
اشنایی با موضوع
به عنوان یک قانون کلی، هر چه بیشتر بدانید، کمتر به آماده سازی جزئیات نیاز خواهید داشت و خلاصه‌ای مختصر در تمام چیزهایی که قصد بازگوکردن شان را دارید برایتان کفایت خواهد کرد.
-
اولویت‌های شخصی
بعضی افراد ترجیح می‌دهند که سریع و کلی به مباحث بپردازند در حالیکه عده‌ای دیگر یادداشت‌های دقیق و خلاصه نویسی را می‌پسندند. لازم است که از توانایی‌هایتان آگاهی داشته باشید و در مورد بهترین روش آماده سازی ارائه تصمیم گیری کنید. وقتی برای اولین بار ارائه را شروع می‌کنید ممکن است با داشت یادداشت‌های دقیق احساس بهتری داشته باشید. هر چقدر که تجربه بیشتر شود، پرداختن به جزئیات در نکته برداری‌ها کم رنگ می‌شود.
بعضی روش‌های مختلف ارائه
روش‌های ارائه را می‌توان به بسیار رسمی تا بسیار غیررسمی تقسیم بندی کرد.
| بسیار رسمی | رسمی | غیررسمی | بسیار غیررسمی | |
| موقعیت مناسب | کنفرانس بزرگ | کنفرانس کوچکتر یا گروهی که شما مخاطب را نمی‌شناسید | گروه کوچک احتمالاً داخلی اما شما همه آنها را نمی‌شناسید | جلسه‌ای با گروه کوچکی که شما تمام اعضایش را می‌شناسید |
| هدف | ارائه اطلاعات به تعداد بیشتری از افراد | ارائه اطلاعات و دریافت بازخورد | ارائه اطلاعات، واکنش، بازخورد و احتمالاً بحث | ارائه اطلاعات یا بحث و گفتگو |
| ایستاده یا نشسته | ایستاده | ایستاده | ایستاده یا نشسته | احتمالاً نشسته |
| ارائه از کجا؟ | تریبون | جلوی اتاق گفتگو | یا از میان گروه یا جلوی آنها | پشت میز یا درون گروه |
| کمک‌های بصری | بله اسلایدهای پاورپوینت که از تریبون کنترل می‌شوند. ویدئو و سایر رسانه‌ها هم قابل پخش هستند | بله اسلایدهای پاورپوینت اما ساده | بله اسلایدهایی با حداقل تعداد | احتمالاً یک صفحه خلاصه از کل مباحث |
| صدا، سیستم/ میکروفن | بله | بله | احتمالاً خیر | خیر |
| نوع اتاق | سالن بزرگ کنفرانس | اتاق کنفرانس یا اتاق برگزاری جلسات | اتاق یا دفتر جلسات | اتاق یا دفتر جلسات |
| چه چیزهایی را باید آماده کنید | کپی از اسلایدهایتان | کپی از اسلایدهایتان | نسخه دستی اطلاعات | احتمالاً هیچ چیز |
| تعامل با مخاطب | جلسه پرسش و پاسخ رسمی برگزار می‌شود | سؤالات رسمی البته این امکان وجود دارد که در زمان سخنرانی هم از شما سؤال شود | تقریباً تعاملی و این بستگی به شما دارید که چگونه بحث یا سؤالات را در طول جلسه مدیریت کنید | اگر شما اجازه دهید بسیار تعاملی خواهد بود. |
روشی که شما انتخاب می‌کنید تا حد زیادی تحت تأثیر موقعیت و رسمی بودن آن است: روش‌های بسیار رسمی با مخاطب گسترده و ناآشنا کاربرد خواهند داشت. نقش شما ارائهٔ اطلاعات بیشتر و بحث کمتر در مورد اطلاعات است.
ممکن نیست که بتوان برای مثال برای ۲۰۰ نفر از روی صندلی در یک گروه سخنرانی کرد زیرا بیشتر مخاطبان نمی‌توانند شما را ببینند یا صدایتان را بشنوند. لازم است که روش مناسبی را برای ارائه انتخاب کنید.
مشارکت مخاطب
در حالیکه بیشتر روش ارائه بستگی به نوع جلسه دارد، یک حوزهٔ آزاد در این بین وجود دارد: تعامل مخاطب با شما و با سایرین.
این موضوع حتی در کنفرانس‌های بزرگ هم ممکن است، مخاطبان می‌توانند با یکدیگر صحبت کرده و سپس نسبت به شما بازخورد داشته باشد.
در واقع این کار بسیار نتیجه بخش است به ویژه در موقعیت‌هایی با انرژی کم مانند جلسات پس از صرف نهار زیرا همه می‌توانند صحبت کنند و چرتشان پاره شود. در اتاق‌های برگزاری جلساتی که با سبک کافی شاپ چیدمان شده‌اند و میزها گرداگرد قرار گرفته‌اند و همینطور سالن‌های کنفرانس این قبیل روش‌ها قابل اجراست.
نکتهٔ اصلی این است که یک یا دو سؤال کلیدی باید انتخاب شوند تا مخاطب را وارد گفتگو نمایند. این سؤالات بستگی به جلسه شما خواهد داشت اما همیشه بهتر است که از سایرین بخواهید تا دیدگاهشان را نقل کنند:
- چیزی که در موردش هنوز تصمیم نگرفته‌اید یا
- چیزی که مخاطب قصد انجام آنرا دارد
برای مثال ممکن است از افراد بخواهید تا با کنار دستی خود صحبت کنند و از آنها در مورد روشی که می‌توان گفته‌های شما را در دنیای واقعی اجرا کرد، سؤال کنند. سپس از چهار یا پنج نفر بخواهید تا روش‌هایشان را بیان کنند.
مدیریت یادداشت‌ها
در مورد نوشته‌ها یا همان یادداشت‌هایتان هم به مدیریت نیاز دارید. برای جزئیات بیشتر به قسمت مدیریت یادداشت‌ها در جلسه ارائه مراجعه کنید.
اهمیت تکرار
متوجه خواهید شد که تصمیم‌گیری در مورد روش ارائه به معنی آن است که شما به تغییر یا اصلاح سخنرانی‌تان نیاز دارید.
برای مثال اگر قصد دعوت به مشارکت مخاطب را دارید، لازم است که در اسلایدهایتان به آن اشاره کنید در غیر اینصورت فراموش خواهید کرد.
خوشبختانه اصلاح سخنرانی در سایه تصمیمات در مورد نوع ارائه ایده خوبی است. می‌توانید مطمئن باشید که در عمل نتیجه می‌دهد.