توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
اهمیت برقراری ارتباط در شرایط دشوار
مقاله حل تضاد را نیز مطالعه کنید.
اکثر افراد تمایل دارند از تضاد و موقعیت‌های استرس‌زا اجتناب کنند، این طبیعت انسان است.
اغلب برای افراد راحت‌تر است که در مورد چیزی که فکر می‌کنند بحث‌برانگیز یا بد است، با دیگران ارتباط برقرار نکنند، در چنین مواقعی افراد ممکن است ارتباط را متوقف کرده و مدتی نسبت به شرایط موجود بیتفاوت باشند.
یک مدیر ممکن است صحبت با کارمندش را راجع به نارضایتی از کار وی به تأخیر بیندازد. شما ممکن است که یک مکالمه دشوار با شریک خود را بخصوص اگر مربوط به کاری خلاف قانون، یا موضوعات مالی یا عاطفی باشد، به تأخیر بیندازید. این امکان وجود دارد که یک کودک مشکلاتی را که در مدرسه دارد با تأخیر به اطلاع والدین خود برساند.
اکثر مردم می‌توانند مواقعی را که یک مکالمه‌ی دشوار را به تأخیر انداخته‌اند به خاطر آورند، همچنین می‌توانند تشخیص دهند که به تأخیر انداختن یک مکالمه‌ی دشوار اضطراب و نگرانی را برای مدت کوتاهی کاهش می‌دهد. بااین‌حال، به تأخیر انداختن موقعیت‌های ارتباطی دشوار به‌طور دائم، اغلب منجر به احساس ناامیدی، گناه، ناراحتی از خود، خشم، کاهش اعتمادبه‌نفس و درنهایت استرس و اضطراب بیشتر می‌شود.
با پیروی از برخی دستورالعمل‌های ساده و برخی از مهارت‌های ارتباطی خوب، برقراری ارتباط در شرایط دشوار آسانتر خواهد شد.
دو نوع متمایز از مکالمات دشوار وجود دارد، برنامه‌ریزی‌شده و برنامه‌ریزی نشده:
- مکالمات برنامه‌ریزی‌شده زمانی اتفاق می‌افتند که در مورد موضوع فکر شده باشد، این مکالمات برنامه‌ریزی‌شده هستند زیرا زمان، مکان و سایر شرایط آنها سازماندهی شده یا به دلایل خاصی انتخاب‌شده‌اند.
مکالمات دشوار برنامه‌ریزی‌شده، می‌توانند درخواست از کارفرما برای افزایش دستمزد یا اطلاع دادن به والدینتان به‌منظور ترک خانه و زندگی در جای دیگر را شامل شوند. اگرچه این شرایط ذاتاً شرایط سختی هستند اما می‌توانند کنترل شوند و باوجودی که آمادگی و تفکر در مورد چگونگی عکس‌العمل دیگران می‌تواند زمان‌بر و سخت باشد اما اغلب چنین شرایطی آسانتر از حد تصور به پایان می‌رسند.
- مکالمات دشوار برنامه‌ریزی نشده در لحظه اتفاق می‌افتند؛ این مکالمات اغلب درنتیجه‌ی عصبانیت رخ‌داده و در موارد شدید منجر به خشونت می‌شوند.
مقاله‌های خشم چیست؟ و مقابله با خشونت این موضوعات را به‌طور دقیقتر موردبحث قرار می‌دهند.
اغلب پس از یک مکالمه‌ی دشوار برنامه‌ریزی نشده درصورتی‌که اوضاع خوب پیش نرفته باشد، احساس پشیمانی یا شرمساری خواهیم کرد و اگر همه‌چیز خوب پیش رفته باشد احتمالاً احساس عزت‌نفس و اعتمادبه‌نفس بیشتری خواهیم داشت. پس از چنین برخوردهایی، گرفتن بازخورد و یادگیری از تجربیاتمان به‌منظور یافتن نکات مثبت و روش‌هایی برای بهبود مکالمات دشوار برنامه‌ریزی نشده در آینده، منطقی خواهد بود.
برخی از مشاغل و نقشها به‌منظور رفتار حرفه‌ای، همراه با همدلی، درایت، احتیاط و وضوح، نیاز به برقراری ارتباطات دشوار دارند. چند مثال از این مشاغل عبارت‌اند از:
سیاستمداران اغلب باید اخبار بد از قبیل شکست در حوزهی خود، رسوایی‌ها، نرسیدن به اهداف و غیره را به مردم انتقال دهند. ازآنجایی‌که سیاستمداران در دید انظار عمومی هستند ممکن است که با توجه به چگونگی انتقال اخبار بد قضاوت شوند. آنها در مورد رأی‌دهندگان خود، انعکاس تصویری که از خود نشان می‌دهند، حزب سیاسی خود و کشور خودشان نگران خواهند بود. عجیب نیست که سیاستمداران از یک سخنگو یا کارشناس روابط عمومی بهره ببرند، یعنی کسی که مشاوره می‌دهد، اشتباهات فردی را کاهش می‌دهد و نکات مثبت اخبار بد را مییابد. ترفند دیگری که گاهی اوقات توسط سیاستمداران استفاده می‌شود این است که اخبار بد را هم‌زمان با اخبار مهم و غیر مرتبط دیگری پخش می‌کنند، به این امید که توجه رسانه‌ها و عموم مردم به‌جای دیگری متمرکز باشد.
پزشکان و متخصصان سلامت نیز ممکن است اخبار ناخوشایند یا بدی را به بیماران خود و وابستگان آنها انتقال دهند، برای مثال احتمال یا تشخیص بیماری. چنین متخصصانی در این مورد آموزش خواهند دید و به‌منظور رساندن چنین خبرهایی به‌نحوی‌که مؤثر باشد، تمرینات لازم را خواهند داشت.
پلیس و دیگر افسران اجرایی قانون نیز ممکن است نیاز داشته باشند تا اخبار بدی را به قربانیان یک جرم یا خانواده‌ها و دوستانشان انتقال دهند. چنین افرادی حداقل آموزش‌های لازم را به‌منظور رساندن چنین خبرهایی خواهند دید.
مدیران سازمان‌ها احتمالاً نیاز خواهند داشت تا اطلاعات دشواری را در سطوح مختلف سازمانی، به کارمندانی که از عملکرد کمتری برخوردار بوده یا سازمان دیگر نیازی به آنها ندارد، انتقال دهند. همچنین مدیران ممکن است مجبور باشند گزارش‌های بدی به مدیران بالاتر یا اعضای هیئت‌مدیره بدهند، ممکن است سود سازمان کاهش‌یافته باشد یا برخی از شعبههای آن در حال ورشکستگی باشند.
شغل شما. هر شغلی که داشته باشید، مواقعی در آن وجود دارد که ممکن است نیاز داشته باشید اطلاعات دشواری را به‌طور مؤثر به دیگران انتقال دهید. این یک مهارت استخدامی مهم است، چیزی که بسیاری از کارفرمایان به دنبال آن هستند. در یک مصاحبه شغلی، یک ارزیابی یا یک برنامه توسعه حرفه‌ای ممکن است از شما خواسته شود تا نمونه‌هایی از به‌کارگیری این مهارت توسط خودتان را بیان کنید.
احساسات و تغییرات
دو عامل عمده وجود دارند که باعث می‌شوند برقراری ارتباط دشوار به نظر برسد: احساسات و تغییرات.
احساسات
مردم تمایل دارند احساسات خود را به دو صورت مثبت و منفی در نظر بگیرند. خوشحالی، مثبت است و بنابراین ناراحتی، باید منفی باشد، آرامش، مثبت است درحالی‌که استرس و اضطراب منفی هستند. بااین‌حال، احساسات، واکنشی طبیعی به شرایط و موقعیت‌هایی هستند که در آنها قرار می‌گیریم و تنها زمانی باید نگران شویم که به‌طور دائم در شرایط فعلی خود احساسات نامناسبی داشته باشیم؛ بنابراین احساسات، منفی یا مثبت نیستند، بلکه مناسب یا نامناسب هستند.
هنگامی‌که اخبار غیرمنتظره‌ای می‌شنویم ممکن است ناراحت، ناامید و عصبانی یا شاید بسیار خوشحال و هیجان‌زده شویم. تشخیص چگونگی واکنشی که در مقابل مسائل به‌صورت احساسی نشان می‌دهیم و فکر کردن به روش‌هایی که می‌توانیم با آنها احساسات خود را در صورت لزوم تحت کنترل درآوریم، سودمند خواهد بود. به‌طور مشابه، درصورتی‌که نیاز باشد تا اطلاعاتی را که ممکن است تأثیر عاطفی بر شخص دیگری داشته باشد، انتقال دهیم، بهتر است پیش‌بینی کنیم که این اطلاعات ممکن است چه تأثیری بر آن فرد داشته باشند، سپس با توجه به آن، چیزی که می‌خواهیم بیان کنیم یا بنویسیم را آماده کنیم.
تغییرات
اغلب مکالمات دشوار حول محور برخی تغییرات صورت می‌گیرند، به‌عنوان‌مثال، تغییرات در شغل شما یا در روش انجام کارها، تغییرات در دارایی‌ها یا سلامتی و تغییرات در یک رابطه. مهم است که به خاطر داشته باشید که تغییر، اجتناب‌ناپذیر است.
مقاله مدیریت تغییر فردی اطلاعات دقیق‌تری در این زمینه در اختیار شما قرار خواهد داد.
افراد مختلف تغییر را به روش‌های مختلفی مدیریت می‌کنند، برخی از افراد به تغییر واکنش بسیار مثبتی نشان می‌دهند درحالی‌که سایرین ممکن است در ابتدا تنها قادر به دیدن مشکلات و سختی‌های تغییر باشند. در صورت امکان خوب است که در مورد جنبه مثبت تغییر و فرصت‌های بالقوه‌ای که می‌تواند با خود به همراه داشته باشد فکر کنید. بهتر است در صورت امکان، تغییر را بادید مثبت بپذیرید، به‌این‌ترتیب استرس و اضطراب به حداقل خود خواهند رسید.
مقاله استرس: علائم و عوامل را که شامل فهرستی از استرس‌زاترین رخدادهای زندگی است مطالعه کنید، این رخدادها عمدتاً با تغییر همراه هستند.
رویارویی با مکالمات دشوار
باید بین انتقال اطلاعات دشوار و تا حد امکان حساس و دقیق بودن در برابر افرادی که نگران هستند، یک توازن وجود داشته باشد.
مجموعه مهارت موردنیاز برای انجام این کار ممکن است تا حدی ضدونقیض به نظر برسد، زیرا ممکن است نیاز داشته باشید درعین‌حالی که در رویکردتان محکم و راسخ هستید، ملایم و مهربان نیز باشید.
مهارت‌های پیشنهادی شامل موارد زیر هستند:
جمع آوری اطلاعات
پیش از شروع مطمئن شوید که اطلاعاتی که در دست دارید صحیح هستند، از چیزی که قصد دارید بیان کنید و دلیل آن آگاهی داشته باشید. سعی کنید هرگونه نگرانی یا سؤال از جانب دیگران را پیش‌بینی کرده و به‌دقت به چگونگی پاسخی که خواهید داد فکر کنید.
مقاله انواع پرسش را مطالعه کنید.
با جرأت بودن
هنگامی‌که مطمئن شدید مطلبی باید انتقال پیدا کند، آن را با جرأت و شهامت انتقال دهید. نظرتان را در وسط مکالمه تغییر نداده و پشیمان نشوید، مگر این‌که دلیل بسیار محکمی برای انجام این کار وجود داشته باشد.
همدل بودن
خودتان را جای دیگری قرار دهید و فکر کنید که چه احساسی ممکن است از چیزی که بیان می‌کنید داشته باشند؛ اگر جای آنها بودید با شنیدن چیزی که قصد دارید بگویید چه احساسی به شما دست می‌داد؟ به آنها برای سؤال پرسیدن و اظهارنظر، زمان بدهید.
مقاله همدردی چیست؟ را ببینید.
آماده بودن برای مذاکره
اغلب یک موقعیت دشوار به میزان مشخصی به مذاکره نیاز دارد، به این منظور آماده باشید. در هنگام مذاکره، هدفتان باید یک نتیجه‌ی برد-برد باشد، این روشی است که در آن تمام افراد سود می‌برند.
مقاله‌های مذاکره چیست؟ و هنر درایت و سیاست را برای اطلاعات بیشتر مطالعه کنید.
استفاده از زبان کلامی و غیرکلامی مناسب
به‌طور شفاف صحبت کرده و از هرگونه اصطلاحی که ممکن است برای دیگران قابل‌درک نباشد، پرهیز کنید، تماس چشمی برقرار کرده و تلاش کنید در یک وضعیت آرام ایستاده یا بنشینید. از زبان یا زبان بدن خصمانه استفاده نکنید.
مقاله‌های ارتباط کلامی و ارتباط غیرکلامی اطلاعات بیشتری درباره‌ی چگونگی برقراری یک ارتباط مؤثر ارائه می‌دهند.
گوش دهید
ما در هنگام استرس تمایل کمتری به خوب گوش دادن داریم، سعی کنید آرام باشید و به‌دقت به نظرات، ایده‌ها و احساسات دیگران گوش دهید. به‌منظور ارائه‌ی بازخورد و نشان دادن توجه و گوش دادن خود، از روش‌های بازتاب و شفاف‌سازی استفاده کنید.
مقاله‌های مهارت‌های گوش دادن، بازتاب و شفاف‌سازی می‌توانند در این زمینه به شما کمک کنند.
متمرکز و آرام ماندن
زمانی که آرام باشیم، نفس‌های عمیق بکشیم و سعی کنیم آرامش خود را حفظ کنیم، برقراری ارتباط نیز ساده‌تر خواهد شد. درصورتی‌که شما آرام باشید، دیگران نیز به‌احتمال‌زیاد آرام خواهند بود. بر روی چیزی که قصد دارید بیان کنید تمرکز کنید، فراموش نکنید که به چه دلیلی ارتباط برقرار می‌کنید.
برای دریافت چند نکته و توصیه در مورد چگونگی حفظ آرامش، مقاله‌های مقابله با استرس و روش‌های آرامش‌بخش را مطالعه کنید.
توانایی و کسب مهارت در برقراری ارتباط در شرایط دشوار می‌تواند عامل بسیار موثری در توسعه فردی باشد.