توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
عوامل حواس‌پرتی و اتلاف وقت
چیزهای زیادی در زندگی وجود دارد که می‌تواند وقتمان را هدر دهد. با کاهش عوامل ایجاد حواس‌پرتی و اتلاف وقت می‌توانیم کارهای بیشتر و بهتری را انجام دهیم.
با وجود اینکه فهرست زیر بیشتر در محل کار است بسیاری از این ایده‌ها را می‌توان در زمان‌ها و مکان‌های دیگر زندگی هم وقتی که روز پر مشغله‌ای دارید، بکار ببرید.
با استفاده از این ایده‌های ساده می‌توانید کارایی خود را بالا برده و از زمانتان بهتر استفاده کنید.
تلفن
- وقتی سرتان شلوغ است تلفن خود را در حالت سکوت قرار دهید.
- از ویس میل با دقت استفاده کنید و زمانی را برای تماس گرفتن با افرادی که با شما تماس داشته‌اند، درنظر بگیرید.
- زمانتان را برای دریافت تماس در روز مشخص کنید و به دیگران هم اطلاع دهید.
- شماره موبایل شخصی خود را به رئیس یا همکارانتان ندهید. دوستان و خانواده در مواقع ضرروی می‌توانند به شما دسترسی داشته باشند.
- در زمان صحبت کردن با تلفن مؤدب باشید و با دقت گوش بدهید اما سعی کنید که تماستان کوتاه باشد. به صفحه مهارت‌های گوش دادن و شفاف سازی برای اطلاعات بیشتر مراجعه کنید.
- اگر پذیرفته‌اید که کارهایتان را به عنوان بخشی از مکالمه تلفنی انجام دهید، باید آنرا به لیست کارهایتان بیافزایید.
- شماره تلفن‌هایی که دائماً با آنها در تماس هستید را ذخیره کنید.
فراموش نکنید که کنترل مکالمات تلفنی یکی از ابزارهای مهم در کاهش حواس‌پرتی و اتلاف وقت است.
ایمیل
- در روز فقط دوبار ایمیل‌هایتان را کنترل کنید. وقتی که از صفحه ایمیل استفاده نمی‌کنید، آنرا ببندید. ظاهر شدن علامت دریافت ایمیل جدید بر روی نمایشگر رایانه باعث حواس پرتی و اتلاف وقت خواهد شد.
- فولدرها را تنظیم کرده تا در صورت نیاز آنها چیدمان شده باشند و پیام‌ها را به راحتی پیدا کنید.
- در هر روز زمانی را برای ارسال و پاسخ به ایمیل‌ها درنظر بگیرید. ایمیل‌ها را در سطوح غیرقابل مدیریت چیدمان نکنید.
- تمام ایمیل‌های اسپم را سریعاً پاک کنید.
- تمام ایمیل‌های بدون استفاده را سریعاً پاک کنید. این شامل ایمیل‌های کلی می‌شود که مربوط به شما نیست. افراد در سازمان‌ها معمولاً از گزینه پاسخ به همه در کلاینت ایمیلشان استفاده می‌کنند. با وجود اینکه چنین ایمیل‌هایی ممکن است به بعضی افراد یا بخش‌ها مرتبط باشند اگر شما در این دسته نیستید آنها را پاک کنید.
- ایمیل را به کسی که بهترین پاسخ را خواهد داد، ارسال کنید.
- سعی کنید که هر ایمیل مهم را فقط یکبار بررسی کنید، آنرا بخوانید و در زمان تعیین شده به آن پاسخ بدهید.
- مواظب ایمیل‌هایی که ضرروی هستند یا اولویت بالایی دارند باشید، ممکن است فریبنده باشند.
نامه
- نامه‌تان را در کنار سطل زباله باز کنید.
- در صورت امکان سریعاً آنرا بخوانید و پاسخ لازم را بدهید. هر نامه را فقط یکبار بررسی کنید.
رایانه‌ها
- برنامه‌های پیام رسانی را خاموش کنید.
- برنامه و اسناد را پس از اتمام کارتان ببندید، اسناد را در فایل‌های مناسب قرار دهید. اینکار نه تنها میزان پرت شدن حواس را کاهش می‌دهد بلکه به معنای این است که رایانه‌تان منابع بیشتری برای انجام کار بعدی دارد.
- صفحات اینرنتی را پس از اتمام کار ببندید. این کار در مورد صفحات خبری یا شبکه‌های اجتماعی بسیار مهم است.
- اگر قبلاً بازی رایانه‌ای در رایانه‌تان برای سرگرم شدن داشته‌اید بهتر است که در مورد زمان بازی کردن تصمیم گیری کنید یا آنرا از رایانه‌تان پاک کنید.
- مطمئن شوید که هیچ ویروس یا بدافزاری وارد رایانه‌تان نمی‌شود. USB به عنوان وسیله‌ای برای انتقال اسناد و فایل‌های مهم قابل استفاده است اما فراموش نکنید که آنرا رمزگذاری کنید.
- هر زمان که امکانش وجود داشت بر روی مهارت‌هایتان کار کنید. سعی کنید مهارت‌های جدید فناوری اطلاعات را یاد بگیرید از دیگران بخواهید تا به شما کمک کنند یا روش بهتری برای رسیدن به اهدافتان به شما معرفی کنید. زمانتان را برای یادگیری مهارت‌های فناوری اطلاعات برنامه ریزی کنید.
جلسات برنامه ریزی شده
- فقط در جلساتی شرکت کنید که مرتبط با شماست. آیا این جلسه ضرروی است و هدف خاصی را دنبال می‌کند؟
- سعی کنید که در جلسات به موقع حاضر شوید، نه زود نه دیر.
- هدف جلسه را بدانید و کپی از دستور جلسه داشته باشید. در صورتی که چندان برای شما مفید نیست زودتر جلسه را ترک کنید.
- در مورد مدت زمان جلسات تصمیم گیری کنید. آنها را به موقع شروع کنید و به پایان برسانید.
- از یک برنامه زمان بندی شده پیروی کنید به ویژه برای ملاقات‌های طولانی‌تر یا جایی که مسئول جلسه نقش کمتری دارد.
- به خاطر داشته باشید که جلسات بدون هدف و بی برنامه یکی از عوامل اصلی حواس‌پرتی و اتلاف وقت کارکنان است.
جلسات فی البداهه- بازدیدکنندگان
- در مورد اینکه برای ملاقات با بازدیدکنندگان حاضر هستید، اطلاع دهید.
- زمان ملاقات با آنها را مشخص کرده و اطلاع رسانی کنید سعی کنید هر ملاقات ۱۰ تا ۱۵ دقیقه باشد. کلمه ملاقات رسمی‌تر است و باعث می‌شود افراد احساس اهمیت بیشتری کنند.
- اگر بازدیدکننده در زمان نامناسبی خواهان ملاقات شد، نه بگویید و با احترام به آنها توضیح بدهید که بعداً در زمان مناسب آنها را خواهید دید.
- فراموش نکنید که باید برای ملاقات با دوستانتان هم برنامه ریزی داشته باشید.
تعهدات خانوادگی
- برای هر عضو خانواده تقویمی داشته باشید تا تعهدات و فعالیت‌هایشان را در آن ذکر کنید. این اقدامات می‌تواند شامل باشگاه‌ها، اجتماع‌ها، رخدادهای اجتماعی، روزهای تعطیلی، ملاقات با پزشک و دندان پزشک، تعطیلات و تعمیر اتومبیل، آرایشگاه، ملاقات با دوستان و خانواده‌ها باشد.
- از یک جعبه برای قرار دادن اسناد مهم در نزدیکی تقویم استفاده کنید. در این جعبه باید یادآوری ملاقات، تماس‌های تلفنی و سایر اسناد مرتبط گنجانده شود. پس از اتمام تاریخ کاربردشان آنها را بیرون بیاندازید.
استرس
- وقتی که سرمان شلوغ است صبر کمتری نسبت به زمان آرامش داریم. چیزهای کوچک باعث عصبانیت ما می‌شود و استرس وارد خواهد کرد. خشم و استراس هر دو باعث هدر رفتن زمان بیشتر می‌شوند و به سلامتی‌مان و احساس دیگران آسیب می زند. همیشه سعی کنید آرام باشید و به بقیه توضیح دهید که کار دارید و باید آنها را انجام دهید. افراد معمولاً شرایط شما درک می‌کنند و به شما کمک خواهند کرد.
در پایان ذکر این نکته ضروری است که مهارت شما در کاهش و کنترل عوامل حواس‌پرتی و اتلاف وقت علاوه بر اینکه یک عامل بسیار موثر در بالا بردن راندمان شما است، یکی از پارامترهای اصلی در ارزیابی میزان موفقیت شما در بهبود فردی و توسعه فردی می‌باشد. توانایی در کاهش عوامل حواس‌پرتی و اتلاف وقت یکی از ارکان مدیریت زمان، انرژی و تمرکز است.