ارائه چیست؟

مهارت ارائه

ارائه رسمی اطلاعات به دو دسته تقسیم می شود: مهارت‌های ارائه و ارائه شخصی.

این دو جنبه متصل به هم بوده و می‌توان آنها را به عنوان آماده‌سازی، ارائه و برقراری رابطه کلامی و غیرکلامی توصیف کرد.

این مقاله توضیح میدهد که ارائه چیست و بعضی از اصطلاحات مهم مرتبط با مهارت های ارائه را شرح می‌دهد.

بسیاری از افراد وقتی که قرار است اولین سخنرانی خود را در معرض عموم انجام دهند، مضطرب می‌شوند. بعضی از این ترس‌های درونی باعث افت کیفیت ارائه شده و مانعی برای ارائه موثر خواهند بود.

ارائه

ارائه به معنی ارتباطی است که می‌تواند در موقعیت‌های مختلف سخنرانی مانند صحبت با یک گروه، برگزاری جلسه یا معرفی یک تیم بکار رود.

ارائه همچنین می‌تواند به عنوان یک اصطلاح وسیع استفاده شود که شامل سایر مشارکت‌های گفتگو مانند سخنرانی در مراسم ازدواج یا برگزاری ویدئو کنفراس می‌شود.

برای اینکه بتوان آماده سازی مفید و گام به گامی برای ارائه داشت، روش‌ها و ابزارهای بیان اطلاعات هم باید درنظر گرفته شوند.

ارائه شما را ملزم می‌سازد تا پیامی را به شنودگان منتقل کنید و معمولاً عنصر متقاعدسازی را به همراه دارد. برای مثال ممکن است صحبتی در مورد کار مثبت سازمان‌تان، پیشنهادی به کارفرما یا چرایی سرمایه‌گذاری برای پروژه باشد.

عناصر اصلی ارائه

ارائه دادن روشی برای برقراری رابطه میان افراد و ایده‌های شما با مخاطب است و مقالات زیادی در این باره نوشته شده است. قسمت ارتباطات چیست را مطالعه کنید.

عناصر مهم ارائه بدین قرارند:

زمینه

از خودتان سوالات زیر را بپرسید تا به درک کامل زمینه ارائه پی ببرید

• چه زمان و کجا قرار است ارائه دهم؟

میان یک اتاق کوچک با نور طبیعی و شرایط غیررسمی و یک اتاق بزرگ کنفراس با نور صحنه یک دنیا تفاوت وجود دارد. هر کدام از آنها به ارائه های کاملا متفاوتی نیاز دارند.

• آیا در محیطی آشنا برگزار می شود یا محیطی کاملا جدید برای شما؟

اگر محلی جدید است، بهتر است قبل از جلسه از آن دیدن کنید و خود را با آنجا آشنا نمایید.

• آیا ارائه در محیطی رسمی یا غیررسمی برگزار می شود؟

محیط کار کم و بیش رسمی است اما درجه های مختلفی در این میان وجود دارد.

• آیا ارائه برای گروه کوچک است یا بزرگ؟
• آیا شما با مخاطب آشنا هستید؟

با مخاطب جدید، باید سریعا ارتباط برقرار کنید تا آنها را سمت خود بکشید. چه نوع تجهیزات و فناوری برای شما موجود است و شما باید از چه چیزهایی استفاده کنید؟

به ویژه اینکه آیا قرار است از میکروفن استفاده کنید و آیا باید در یک جای ثابت بایستید یا حرکت کنید.

• قرار است مخاطب از شما و ارائه تان چه چیزی بیاموزد؟

کنترل کنید که به چه اطلاعاتی برای ارائه نیاز دارید.

تمام این جوانب ارائه را تغییر می‌دهد. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه صفحه مربوط به تصمیمگیری در مورد روش ارائه را ببینید.

ارائه دهنده (سخنگو)

نقش ارائه دهنده برقراری رابطه با مخاطب و کنترل ارائه است.

بخاطر داشته باشید که علیرغم انتقال احتمالی کنترل به مخاطب وجود دارد به ویژه اگر بخواهید تعامل را ایجاد کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر به قسمت مهارت‌های تسهیل‌ مراجعه نمایید.

مخاطب

مخاطب پیام ارائه دهنده را دریافت می‌کند.

با این حال این دریافت فیلتر خواهد شد و از فیلترهای مانند تجربه شنوده، دانش و برداشت شخصی او از ارزش‌ها عبور می کند.

پیام

پیام یا پیام‌هایی که توسط ارائه دهنده به مخاطب منتقل می‌شود

پیام دریافت شده نه تنها از طریق کلمات گفتاری (ارتباط کلامی) بلمه با استفاده از تکنیک‌هایی مانند بازتاب صدا، زبان بدن، حالات صورت و بدن، ارتباط چشمی (ارتباط غیرکلامی) و جلوه‌های بصری قابل انتقال است.

پیام از انتظارات مخاطب تاثیر می‌پذیرد. برای مثال اگر شما در مورد یک موضوع خاص صحبت کنید و ناگهان به سراغ موضوع دیگر بروید، مخاطب پیامی را دریافت نخواهد کرد حتی اگر به خوبی ارائه دهید. آنها ارائه شما را شکست خورده می‌دانند زیرا انتظاراتشان را برآورده نساخته‌اید.

واکنش

واکنش مخاطب و در نتیجه موفقیت ارائه تا حد زیادی بستگی به این موضوع دارد که ایا شما به عنوان یک ارائه دهنده به خوبی پیامتان منتقل کرده‌اید و آیا انتظارتشان برآورده شده است؟

به عنوان ارائه دهنده، شما انتظارات مخاطب را کنترل نمی‌کنید. کاری که می‌توانید انجام دهید، چیزی است که به آنها در مورد کنفرانس شما گفته شده و حال آنها انتظار شنیدنش را دارند. تنها در صورتی به شما باور پیدا می‌کنند که انتظاراتشان را برآورده سازید.

روش

چگونه باید ارائه را تحویل داد؟

ارائه‌ها معمولا مستقیماً به مخاطب تحویل داده می‌شوند. با این حال مواردی هم وجود دارد که با استفاده از سیستم‌های ویدئو کنفرانس مانند Skype صورت می‌گیرد.

باید بخاطر داشته باشید که اگر کلامتان ضبط می‌شود و بر روی اینترنت پست می‌شود، افراد سالیان سال به آنها دسترسی خواهند داشت. این بدان معنی است که ارجاعات شما به مطالعات اخیر باید به حداقل برسد.

موانع

عوامل زیادی می‌تواند بر روی نحوه پیام رسانی شما به مخاطب تاثیر بگذارد.

برای مثال صدای پس زمینه یا سایر عواملی که باعث پرت شدن حواس مخاطب می‌شود مانند سردی یا گرمی محیط یا ساعت برگزای جلسه.

به عنوان ارائه دهنده شما باید خود را برای کنار آمدن با چنین مشکلاتی آماده کنید و سعی کنید که مخاطب را بر روی پیامتان متمرکز نمایید.

صفحه موانع برقراری رابطه این عوامل را با جزئیات بیشتر شرح می‌دهد.

مقالات مرتبط با مهارت‌های ارائه را بخوانید تا بیشتر در مورد آماده‌سازی و ساختار یک ارائه و نحوه مدیریت یادداشت و یا جلسه سخنرانی اطلاعات کسب نمایید. مهارت ارائه خوب و حرفه‌ای یکی از المان‌های بسیار مهم و تاثیر گذار در توسعه فردی بوده و دایره ارتباطات و اعتبار شما را به شدت تحت تاثیر خود قرار می‌دهد.