توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
برنامه‌ریزی پروژه را چگونه انجام دهیم؟
صفحه‌ی “مدیریت پروژه” اصول اولیه‌ی نحوه مدیریت پروژه‌ها، ازجمله طراحی برنامه‌ی پروژه را شرح می‌دهد. این صفحه جزئیات بیشتری درباره‌ی این فرآیند بیان کرده، اجزای یک برنامه پروژه را توضیح می‌دهد و روشی را به‌منظور آماده کردن یک برنامه‌ی پروژه ارائه می‌دهد. همچنین این صفحه یک روش بصری برای ارائه دادن برنامه‌ی پروژه و زمان‌بندی آن پیشنهاد خواهد داد. اغلب گفته می‌شود که یک تصویر هزاران لغت ارزشمند را در بر دارد. اگر چنین است، ارزش این را دارد که زمانی را به یادگیری در مورد چگونگی ایجاد یک تصویر که برنامه پروژه شما را نشان می‌دهد، اختصاص دهید.
این صفحه به شما کمک می‌کند تا بفهمید چگونه این کار را باید انجام دهید و همچنین چگونه دیگران را نیز در برنامه خود وارد کنید.
کار تیمی
برنامه‌ریزی پروژه یک فعالیت تیمی است، نه چیزی که خودتان به‌تنهایی آن را انجام دهید، مگر اینکه شما تنها فرد پروژه باشید. هر فردی که قرار است در پروژه حضورداشته باشد باید سهمی در طراحی برنامه پروژه و توافق در مورد مهلت‌های زمانی اهداف میانی، منابع و کارهایی که نیاز است انجام شوند، داشته باشد، همچنین باید قادر به پیگیری مداوم برنامه پروژه باشد تا آنچه در هرلحظه باید انجام شود را بررسی کند.
عناصر اصلی برنامه‌ریزی پروژه
دو عنصر اساسی و اصلی در یک برنامه‌ی پروژه، فعالیت‌ها (Task) و اهداف میانی (milestones) هستند.
- فعالیت‌ها، بخشهایی از کاری هستند که باید پیش از تکمیل پروژه انجام شوند. فعالیت‌ها مدت‌زمان معینی به خود اختصاص داده و به منابع، افراد و پول نیاز دارند.
- اهداف میانی، دستاوردهایی هستند که در یک نقطه مشخص از زمان حاصل می‌شوند. این اهداف نیازی به منابع ندارند، اما درنتیجه‌ی تکمیل فعالیت‌ها به دست می‌آیند.
آماده‌سازی یک برنامه‌ی پروژه
یکی از بهترین روش‌ها برای برنامه‌ریزی پروژه شامل یک جلسه‌ی دو یا سه‌ساعته با تمام افراد کلیدی پروژه است که در آن با استفاده از کاغذهای یادداشت با دو رنگ متفاوت و یک تخته‌ی سفید، کاری که باید انجام شود، زمان آن و فردی که باید آن را انجام دهد برنامه‌ریزی می‌شود. ساده اما مؤثر.
فرآیند باید به شکل زیر انجام شود:
۱٫ از یکی از رنگ‌های کاغذهای یادداشت استفاده کرده و اهداف میانی پروژه را که باید در مسیر رسیدن به نتیجه‌ی نهایی پروژه به دست آورده شوند، بر روی آن‌ها یک‌به‌یک یادداشت کنید، سپس آن‌ها را به ترتیب زمانی مرتب کرده و شماره‌گذاری نمایید. آن‌ها را به سمت چپ تخته بچسبانید.
۲٫ برای هر هدف میانی، مشخص کنید که کدام هدف میانی دیگر باید پیش از آن انجام شود، به این معنی که قبل از آن هدف میانی، یک هدف میانی دیگر می‌تواند آغازشده یا به اتمام برسد، سپس برای هر هدف میانی این اطلاعات را بر روی کاغذ یادداشت مربوط به خودش، بنویسید.
۳٫ اکنون بر روی کاغذ یادداشتی با رنگ متفاوت، تمام فعالیت‌هایی که باید برای رسیدن به هر هدف میانی انجام شود را مشخص کنید. برای تصمیم‌گیری در مورد سطح جزئیاتی که می‌خواهید در آن کار کنید، از یک روش معقول استفاده کنید، برای مثال، درصورتی‌که پروژه‌ی شما یک پروژه‌ی استخدامی است، هر مرحله را به‌روشنی توضیح دهید، از آماده‌سازی شرح شغل تا آگهی دادن، تحلیل درخواست‌های شغلی و انتخاب بعضی از آن‌ها، مصاحبه، بررسی و درنهایت پیشنهاد شغل به فرد مناسب. گرچه، برای یک پروژه‌ی بزرگ‌تر ممکن است بخواهید ‘استخدام سرپرست پروژه’ را نیز به‌عنوان یک فعالیت در نظر بگیرید.
۴٫ شناسایی کنید که هر فعالیت، چه اهداف میانی در بردارد و شماره‌ی آن اهداف میانی را بر روی کاغذ یادداشت مربوط به آن فعالیت، بنویسید. برای هر هدف میانی نیز فعالیتی که آن هدف میانی را دربردارد بر روی کاغذ یادداشت آن هدف میانی بنویسید.
۵٫ مشخص کنید که هر فعالیت چقدر زمان خواهد گرفت و سپس آن زمان را بر روی کاغذ یادداشت مربوط به هر فعالیت، درج کنید.
۶٫ تعیین کنید برای هر فعالیت چه منابعی موردنیاز است و آن منابع را نیز بر روی کاغذ یادداشت آن فعالیت، بنویسید.
در این مرحله، ممکن است متوجه شوید که اطلاعات بسیار زیادی برای نوشتن دارید که تنها یک کاغذ یادداشت برای هرکدام از فعالیت‌ها کافی نیست، در این صورت، اطلاعات مربوط به مدت‌زمان و منابع هر فعالیت را بر روی کاغذهای جداگانه و با رنگ‌های متفاوت یادداشت کنید و یا برای آن فعالیت از کاغذ یادداشت دوم و با همان رنگ قبلی استفاده کنید.
۷٫ اکنون محدودیت زمانی هر هدف میانی یا فعالیت را تعیین کنید، ازجمله ‘این فعالیت باید پیش از پایان سال مالی تکمیل شود’. آن‌ها را بر روی کاغذ یادداشت، بنویسید.
۸٫ یک تقویم بر روی تخته ایجاد کنید، مدت‌زمان پروژه را بر روی آن مشخص کنید.
۹٫ تمام اهداف میانی و فعالیت‌هایی را که دارای محدودیت زمانی هستند در مکان مناسب آن‌ها بر روی تقویم مشخص کنید.
۱۰٫ اکنون سایر اهداف میانی و فعالیت‌هایی را که با اهداف و فعالیت‌های دارای محدودیت، مرتبط هستند، بر روی تقویم مشخص کنید، سپس بین آن‌ها از فلش‌هایی استفاده کنید تا ترتیب انجام آن‌ها به‌منظور تکمیل یک هدف یا فعالیت نشان داده شود. اطمینان حاصل کنید که طبق تخمین خود، زمان کافی برای تکمیل هر فعالیت اختصاص داده‌اید.
۱۱٫ اگر هدف میانی یا فعالیت دیگری باقی‌مانده است آن‌ها را نیز در مکان مناسب خود بر روی تقویم قرار دهید.
۱۲٫ اکنون باید قادر به یافتن ‘مسیر بحرانی’ باشید که مشخص می‌کند پروژه‌ی شما چقدر زمان خواهد برد.
۱۳٫ از یک قلم وایت‌برد به‌منظور علامت زدن نقاط ‘راکد’ استفاده کنید، یعنی جایی که فعالیت‌ها بدون تأثیر بر مسیر بحرانی، می‌توانند کمی با خطا مواجه شوند.
۱۴٫ درنهایت، نگاهی به منابع موردنیاز در هر مرحله از پروژه انداخته و درصورتی‌که به منابع بیشتری نیاز دارید، مطمئن شوید که زمان و پول لازم برای به دست آوردن این منابع را در اختیار دارید.
اکنون شما یک گانت‌چارت و یک برنامه‌ی پروژه‌ی ساده دارید.
ارائه‌ی بصری یک پروژه
بسته به اینکه پروژه‌ی شما چه مدت به طول می‌انجامد، ممکن است قادر به حفظ تخته و کاغذهای یادداشت خود باشید. درصورتی‌که قادر باشید، این کار می‌تواند بهترین، منعطف‌ترین و واضح‌ترین روش برای حفظ یک بایگانی از برنامه‌ی پروژه شما باشد که می‌تواند در زمان مناسب به‌منظور انعکاس تغییرات، به‌روزرسانی شود. درصورتی‌که نتوانید تخته را حفظ کنید، نیاز به یک جایگزین برای این بایگانی خواهید داشت.
نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه
نر‌م‌افزارهای برنامه‌ریزی پروژه، از قبیل برنامه‌ی پروژه‌ی مایکروسافت، برای طراحی برنامه پروژه در دسترس هستند. این برنامه اطلاعات شما را در قالب فهرستی از فعالیت‌ها با مهلت‌های زمانی آن‌ها و اهداف میانی به همراه تاریخ‌های آن‌ها دریافت کرده و آن‌ها را در یک قالب بصری نمایش می‌دهد. این امر به شما کمک می‌کند تا کاری که باید انجام شود، مدت‌زمان موردنیاز برای انجام آن و ارتباط بین فعالیت‌ها را مشخص کنید.
گرچه، می‌توانید به‌جای تمرکز بر تصویر کلی، این برنامه را به سمت پیچیدگی زیاد سوق داده و در جزئیات آن غرق شوید. در این صورت، نتیجه‌ی نهایی احتمالاً دیاگرام پیچیدهای خواهد بود که هیچ‌کس از آن چیزی درک نخواهد کرد. بنابراین ممکن است متوجه شوید که استفاده از فرآیند بالا آسان‌تر بوده و سپس یک تصویر ساده طراحی کنید، ازجمله یک نمودار میله و ستاره (Bar and Star Charts).
نمودارهای میله و ستاره
یک نمودار میله و ستاره، یک قالب ساده از گانت‌چارت است.
زمانی که فعالیت‌ها و اهداف میانی را شناسایی کردید، هرکسی می‌تواند با استفاده از یک خط‌کش و مداد یا به‌وسیله‌ی برنامه‌ای مانند پاورپوینت یک نمودار میله و ستاره طراحی کند.
این نمودار از سه عنصر استفاده می‌کند: میله‌ها برای فعالیت‌ها، ستاره‌ها برای اهداف میانی و اتصال‌دهنده‌های زانویی در میان آن‌ها. از اتصال‌دهنده‌ها به‌منظور برقراری ارتباط بین میله‌ها و ستاره‌ها استفاده کنید.
مهم‌ترین چیز این است که نمودار ستاره و میله‌ی خود را به شکل ساده حفظ کنید به‌طوری‌که به‌راحتی تنها در یک صفحه جا شود. درصورتی‌که فعالیت‌ها و اهداف میانی زیادی دارید، برخی از آن‌ها را برای وضوح بیشتر ترکیب کنید.
نتیجه
به خاطر داشته باشید که طراحی یک برنامه پروژه خارق‌العاده کافی نیست.
شما همچنین باید قادر به پیاده‌سازی آن باشید که مستلزم حضور دیگران است. بنابراین مهم است که مطمئن شوید برنامه‌ی پروژه‌ی شما همواره برای دیگران قابل‌رؤیت باشد.
راههای مناسب به این منظور، شامل موارد زیر هستند:
استفاده از تخته و حفظ یک بایگانی از پیشرفت پروژه در یک مکان قابل‌مشاهده، یعنی جایی که تمام اعضای تیم قادر به دیدن آن باشند و همچنین اطمینان از اینکه همه‌ی افراد در به‌روزرسانی منظم برنامه‌ی پروژه شرکت داشته و بتوانند آن را تفسیر کنند. به‌این‌ترتیب، احتمال بیشتری وجود دارد که افراد خودشان را به‌نوعی مالک پروژه بدانند و باعث پیشرفت پروژه شوند.
رویکرد پروژه‌ای به اهداف و برنامه‌های زندگی شخصی می‌تواند مفید و راه گشا باشد. کسب مهارت در برنامه‌ریزی یک پروژه می‌تواند برای شما یک برتری قابل توجه در رقابت کاری و حرفه‌ای باشد. این مهارت در توسعه فردی شما نقش مهمی می‌تواند داشته باشد. فراموش نکنید که اگر به عنوان یک مدیر پروژه در حال ایفای نقش هستید، کسب مهارت در مدیریت زمان، انرژی و تمرکز برای شما یک ضرورت محسوب می‌شود زیرا هم در کارایی و راندمان شخصی و حرفه‌ای شما نقش دارد و هم به مدیریت پروژه کمک می‌کند.