توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
کتاب‌های بسیار زیادی در مورد مدیریت ریسک نوشته‌شده‌اند و صدها مشاور به‌منظور کمک برای مدیریت ریسک پروژه‌ها و کسب‌وکار شما وجود دارند.
آیا مدیریت ریسک واقعاً پیچیده است؟
به‌اصطلاح ساده‌ی آن، مدیریت ریسک فکر کردن در مورد این است که چه‌کاری با احتمال خطا و اشتباه روبرو است، میزان احتمال رخ دادن آن خطا چقدر است و تا چه حد می‌تواند فاجعه‌بار باشد و چه اقدامی برای پیشگیری از مشکل یا عواقب آن می‌توان اتخاذ کرد.
ریسک، ناشی از عدم آگاهی از کاری است که در حال انجام آن هستیم. وارن بافت (Warren Buffett)
اگر حق با وارن بافت باشد، تنها گناه، جهل است؛ و یک راه‌حل ساده برای آن وجود دارد: یک تحلیل واقعی و جامع از ریسک و سپس یک راهبرد قوی برای مدیریت آن. این در واقع یک فرآیند نسبتاً ساده است، بااین‌حال، هنگام اجرا، می‌تواند کاملاً پیچیده به نظر برسد.
اخطار!
مدیریت ریسک وظیفه‌ی یک تیم یا کل سازمان است.
بهترین روش برای انجام تحلیل ریسک، گفت‌وگو با تمام افراد درگیر با ریسک، در یک جلسه‌ی کاری است. تنها به‌این‌ترتیب می‌توانید گفت‌وگوی معقول و کاملی درباره‌ی همه‌ی ریسک‌ها و نحوه‌ی کاهش آنها داشته باشید؛ و این بدان معنی است که بازنگری ریسک به‌طور منظم نیز یک فعالیت تیمی است و نه انفرادی.
مراحل رسیدن به یک راهبرد به‌منظور مدیریت ریسک موفق
۱٫ چه چیزی می‌تواند خطا ایجاد کند؟
هر چیز کوچک و بزرگی را که احتمال دارد خطا ایجاد کند، یادداشت کنید.
هر چیز کوچکی که اخیراً رخ داده که می‌توانید آن را به‌نوعی مرتبط بدانید نیز، در این لیست قرار دهید. در این مرحله طوفان فکری ایده‌آل به نظر می‌رسد، زیرا این احتمال وجود دارد که بتوانیم تمام ایدهها و اطلاعات را از مغز دریافت کنیم. سپس ممکن است بخواهید این ایدهها را به زمینه‌های مختلف گروه‌بندی کنید. اگرچه گروه‌بندی ایدهها ضروری نیست، اما می‌تواند درجایی که ریسک‌های بسیار زیادی را شناسایی کرده‌اید، سودمند باشد، زیرا در این حالت می‌توانید خلاصه‌ای مستند از ریسک‌ها ایجاد کنید که در آن کلیدی‌ترین ریسک هر گروه، نیز مشخص باشد. همچنین می‌توانید جایی را که ریسک‌های شما هم‌پوشانی پیدا می‌کنند را نیز مشاهده کنید و مطمئن شوید که هرکدام کاملاً متفاوت هستند، همچنین این کار به شما کمک می‌کند تا در مورد اینکه چه کسی ممکن است بتواند مسئولیت هر ریسک را بر عهده بگیرد، راحت‌تر فکر کنید.
۲٫ به هر ریسک تاریخی را اختصاص دهید که تا آن تاریخ، ریسک اتفاق خواهد افتاد
هر ریسک به تاریخی نیاز دارد که تا آن تاریخ یا ریسک اتفاق افتاده و یا دیگر اتفاق نخواهد افتاد.
بر سر این تاریخ به توافق برسید و آن را در دفتری که ریسک‌ها را ثبت کرده‌اید وارد کنید. ایده‌ی خوبی نیست که برای این گزینه از کلماتی مانند ‘دائمی’ استفاده کنید، بنابراین تا حد ممکن سعی کنید تاریخی را برای آن تخمین بزنید.
۳٫ درجه‌ی ریسک‌ها را مشخص کنید
اکنون، با اختصاص دادن درجه‌های ۱ تا ۵ به هر ریسک، تصمیم بگیرید که احتمال رخ دادن هر ریسک چقدر است (احتمال). سپس دوباره با دادن نمره‌ای از ۱ تا ۵ تعیین کنید که در صورت رخ دادن هر ریسک، تأثیر آن بر روی پروژه چه میزان است (اثر).
گفت‌وگو در این زمینه بازهم مفید خواهد بود. ابتدا در مورد مفهوم هر درجه یا نمره‌ی اختصاص داده‌شده، به توافق برسید. به‌عنوان‌مثال اثر ‘۵’ به این معناست که پروژه نمی‌تواند ادامه پیدا کند، ‘۴’ به معنای این است که ریسک، تأثیر قابل‌توجهی بر نتیجه‌ی نهایی پروژه خواهد داشت و الی‌آخر. همان‌طور که ریسک‌های بیشتری را به فهرست ریسک‌ها اضافه می‌کنید ممکن است بخواهید ریسک‌های قبلی را نیز به‌منظور اطمینان از اینکه تحلیل شما از آنها نیاز به تغییر ندارد، بازبینی کنید.
حالا ‘احتمال’ را در ‘اثر’ ضرب کنید تا درجه‌ی کلی هر ریسک را از ۰ تا ۲۵ به شما بدهد. این درجه به شما نشان می‌دهد که باید تلاش‌تان را در کجا متمرکز کنید. به این منظور می‌توانید از سیستم چراغ راهنمایی و رانندگی استفاده کنید، ریسک‌هایی که درجه‌ی کلی آنها بالاتر از ۱۰ است، قرمز، بین ۵ تا ۱۰ زرد و پایینتر از ۵ را سبز در نظر بگیرید. اگر احساس می‌کنید که درجه یک ریسک پایینتر از حد انتظار شما تخمین زده‌شده است، تحلیل خود را بازبینی کنید. لازم است این کار را به‌دوراز استرس و نگرانی انجام دهید. هر ریسکی که در رده‌ی قرمز یا زرد قرارگرفته است، باید به طریقی احتمال یا اثر آن کاهش یابد.
۴٫ در مورد کاهش ریسک تصمیم بگیرید
چهار نوع راهبرد یا اقدام کاهش ریسک وجود دارد: پذیرش، اجتناب، محدودیت و انتقال.
- پذیرش به معنای پذیرفتن ریسک و عدم اقدام برای کاهش آن است. این راهبرد، راهبردی معقول برای ریسک‌هایی است که تأثیر چندانی نخواهند داشت یا بعید است که اتفاق بیفتند. هرگونه اقدام به‌منظور کاهش این نوع ریسک‌ها می‌تواند بسیار گران تمام شود، اما این روش برای تمام ریسک‌های موجود در فهرست شما جواب نخواهد داد.
- اجتناب به معنای انجام هرگونه تلاش به‌منظور پیشگیری و اجتناب از ریسک است. این راهبرد به‌طور عادی بسیار گران است و تنها برای ریسک‌هایی که واقعاً فاجعه‌بار هستند و یا تقریباً رخ دادن آنها قطعی است، ارزش به‌کارگیری دارد.
- محدودیت، متداول‌ترین راهبرد برای کاهش ریسک است که هدفش محدود کردن احتمال یا اثر ریسک می‌باشد، بنابراین تأثیری که ریسک می‌تواند بر کسب‌وکار یا پروژه داشته باشد را کاهش می‌دهد. این روش به‌نوعی ترکیبی از راهبردهای پذیرش/اجتناب به نظر می‌رسد.
- انتقال، منتقل کردن ریسک به فرد دیگری است که برای پذیرش آن آماده است. این راهبرد در بسیاری از شرکت‌ها برای اجتناب از به عهده گرفتن فعالیت‌هایی که جزء تخصص و توانایی اصلی آنها نیست، به کار می‌رود. اما درصورتی‌که فرد یا افراد مسئول ریسک دچار اشتباه شوند، شرکت، به مشکل بر خواهد خورد. مثالی از این راهبرد، برون‌سپاری مدیریت حقوق و دستمزد است.
۵٫ ریسک‌ها را دوباره درجه‌بندی کنید
نگاه دیگری به هر ریسک بیندازید. عملیات کاهش ریسک تا چه میزان، احتمال و یا اثر هر ریسک را کاهش می‌دهد؟ درجه‌ی کلی هر ریسک را دوباره محاسبه کنید. هرکدام که هنوز در رده قرمز و زرد هستند نیاز به کاهش بیشتری دارند.
۶٫ مسئولیت هر ریسک را به یک فرد واگذار کنید
هر ریسک نیاز به یک مسئول دارد. این فرد الزاماً همان فردی که عملیات کاهش ریسک را بر عهده دارد نیست. مسئول ریسک فردی است که باید اطمینان حاصل کند که عملیات کاهش، اتفاق می‌افتد و باید در مورد ریسک به هیئت‌مدیره یا مدیر پروژه پاسخگو باشد. سپردن مسئولیت ریسک به فردی که در آنجا حضور ندارد ایده‌ی خوبی نیست، زیرا بعید است که چنین فردی ریسک را بپذیرد. هر ریسک باید به فردی سپرده شود که در جلسات و گفت‌وگوهای مربوط به ریسک حضورداشته و شرکت کرده باشد. اگر فرد مناسبی در این جلسات وجود نداشته که مسئولیت ریسک را به وی بسپارید، چنین فردی را پیداکرده و او را به جلسات خود و گفت‌وگو درباره‌ی ریسک دعوت کنید.
۷٫ در فواصل زمانی معین فهرست ریسک‌ها را بازبینی کرده و در صورت نیاز آنها را خاتمه داده یا به فهرست مشکلات انتقال دهید
حداقل هرچند ماه یک‌بار باید فهرست ریسک‌ها را بازبینی کرده و موارد زیر را بررسی کنید:
- پیشرفت کاهش ریسک و اینکه آیا کاهش ریسک هنوز قابل‌اجراست یا خیر، یا آیا اقدام بیشتر و یا متفاوتی نیاز است انجام شود یا نه؛
- آیا تاریخ تعیین‌شده برای رخ دادن ریسک، گذشته است یا خیر. در این صورت می‌توانید ریسک را از لیست حذف کنید (یعنی می‌توانید بپذیرید که این ریسک دیگر اتفاق نخواهد افتاد) یا درصورتی‌که ریسک اتفاق افتاده است باید آن را به فهرست مشکلات انتقال دهید.
یک ریسک رخدادی است که ممکن است در یک زمان نامشخص اتفاق بیفتد. زمانی که اتفاق افتاد، دیگر به‌عنوان ریسک محسوب نمی‌شود، بلکه یک مشکل به‌حساب می‌آید که نیاز دارد مدیریت شود.
۸٫ با مشکلات مقابله کنید
هم‌زمان با فهرست ریسک‌ها، نیاز است که یک فهرست از مشکلات فعال را نیز نگهداری کنید، که ریسک‌هایی را که اتفاق افتاده و به مشکلات تبدیل‌شده‌اند و همچنین نحوه‌ی مدیریت آنها را شامل می‌شود. مدیریت ریسک ممکن است مشابه با عمل کاهش ریسک بوده و یا اکنون که ریسک به‌طور قطعی اتفاق افتاده است نیاز به اقدام متفاوتی داشته باشد.
پذیرفتن مسئولیت برای مدیریت ریسک
برخورداری از بالاترین مهارت تجزیه‌وتحلیل ریسک در دنیا، درصورتی‌که این نکته را درک نکنید و در جهت آن اقدامی انجام ندهید، مفید نخواهد بود.
مدیریت ریسک و مهمتر از همه فکر کردن به اینکه ‘چه چیزی می‌تواند با خطا روبرو شود و از چه چیزی باید اجتناب کنیم؟’ باید بخش کلیدی توسعه‌ی راهبرد و همچنین جزء جدانشدنی سازمان شما در تمامی سطوح باشد.
ممکن است شگفت‌زده شوید که نگرانی‌های غیرقابل ذکری که در گذشته درباره‌ی ریسک‌ها و نحوه‌ی مدیریت آنها داشتید اکنون به یک موضوع قابل‌بحث تبدیل‌شده‌اند.
لازم به ذکر است که مدیریت ریسک یکی از ارکان اصلی در مدیریت پروژه بوده و کسب دانش و مهارت در مدیریت ریسک یکی از المان‌های مهم توسعه فردی برای مدیران و صاحبان کسب و کار است.