توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
مدیریت کنفرانس مطبوعاتی چگونه است؟
کنفرانس‌های مطبوعاتی رویدادهای رسانه‌ای هستند. آنها سعی می‌کنند تا اعلامیه سازمان شامل سیاست جدید، محصول یا خدمات آنرا تحت پوشش رسانه‌ای مثبت قرار دهند یا اینکه پوشش منفی یک مشکل یا حادثه را کاهش دهند.
کنفرانس‌های خبری مانند سایر فرصت‌های ارائه نیستند و پیامدهای آنها می‌توانند بسیار جدی باشند، بنابراین لازم است که بدانیم چگونه آنها را مدیریت کنیم.
نحوه برگزاری کنفرانس مطبوعاتی
روش‌های مختلفی برای پوشش رسانه‌ای وجود دارد. کنفرانس مطبوعاتی باید تنها تحت سه شرط زیر برگزار شود:
-
وقتی که خبری مهمی برای انتشار دارید
کنفرانس‌های مطبوعاتی نیازمند سازمان دهی هستند و مدیریت آنها کار ساده‌ای نیست. بنابراین اگر خبر مهمی دارید که می‌خواهید از طریق رسانه‌ها منتشر شود و به مخاطبان عمده برسد، از این روش استفاده کنید.
-
وقتی اخبار کاملاً داغ باشد
هیچ خبرنگاری در صورتی که بداند خبر قبلاً پخش شده رغبتی برای شرکت در کنفرانس مطبوعاتی نخواهد داشت. باید اخبار کاملاً تازه و داغ باشند. تنها در صورتی که مشکل یا حادثه‌ای پیش آمده باشد، کنفرانس مطبوعاتی اولین جایی است که شما به صورت رسمی پاسخگو هستید یا خبر جدیدی در اینباره برای انتشار دارید.
-
وقتی خبرنگاران می‌خواهند بدانند
اگر هیچ کس سوالی نمی‌کند، شاید کسی نمی‌خواهد بداند و مطبوعات در کنفرانس خبری شما شرکت نخواهند کرد. زمان برگزاری کنفرانس خبری زمانی است که شما نمی‌توانید جواب تلفن‌های خبرنگاران کنجکاو را بدهید.
قوانین کنفرانس خبری
سازمان‌های بزرگ معمولاً دفتر مطبوعات دارند که کارش تنظیم کنفرانس‌های مطبوعاتی و پیشنهادش به شماست.
اگر چنین دفتری در سازمان خود ندارید، باید به موارد زیر دقت کنید:
زمان بندی
اخباری که لحظه به لحظه منتشر می‌شوند، ماهیت کنفرانس‌های مطبوعاتی را تغییر داده‌اند اما هنوز هم سازمان‌های خبری بعضی ساعات پخش برنامه‌های تلوزیونی را ترجیح می‌دهند.
کنفرانس مطبوعاتی در اواسط صبح بهترین فرصت است. اواسط هفته هم بهتر است زیرا برای پخش خبر اوضاع آرام است.
مکان
قرار نیست هر جا که امکانش بود کنفرانس را برگزار کنید.
در اتاق مخصوص برگزاری جلسات که تریبون دارد، می‌توان اینکار را انجام داد. اما اگر جای دیگری برگزار می‌کنید، فراموش نکنید که محل اجرا باید مناسب باشد و در صورت وجود مشکل همیشه از قبل برنامه ریزی کرده باشید.
اگر در حال پاسخ به یک حادثه هستید، بهتر است که در محل بروز آن حاضر شوید. اگر موضوع چیز دیگری است، گروهتان باید در محل باشند نه ۲۰۰ کیلومتر آنورتر!!!
نکته مهم این است که رفتن به محل اجرا برای رسانه‌ها آسان باشد و تمام تجهیزات لازم برای آنها فراهم شود.
تجهیزات
شما نیازمند تجهیزات حرفه‌ای صوتی هستید بنابراین در صورت نیاز آنها را از شرکت اجاره کنید.
همچنین مطمئن شوید که تکنسین آشنا به تجهیزات همراه شماست تا با مشکلات احتمالی روبرو شود. حداقل تجهیزات میکروفن است تا همه بتوانند صدای شما را بشنوند.
فیلمبرداری از این جلسه فکر بدی نیست و به نوعی می‌توان از انتشار خبر توسط سایر گروه‌ها جلوگیری کرد. همچنین در محل باید سیگنال قوی تلفن همراه و وای فای وجود داشته باشد.
کیت رسانه‌ای
لازم است که اطلاعاتی شامل نشریات چاپ شده، جزئیات شرکت کنندگان در کنفرانس، نقل قول مدیران ارشد سازمان و هر گفتهٔ مثبت دیگری را به همراه جزئیات طرح‌ها آماده کنید. همچنین وب سایتی را برای اطلاعات بیشتر معرفی نمایید.
مردم
باید برسی کنید که چه کسی شرکت می‌کند. بهترین‌ها برای سازمان شما چه کسانی هستند؟ افراد معتبر و کسانی که توانایی صحبت کردن رسا را در پاسخ به سؤالات دارند، انتخاب کنید.
آیا باید نمایندگان سهامدار سازمان هم حضور داشته باشند؟ آیا آنها باید سخنرانی کنند یا فقط به سؤالات احتمالی پاسخ دهند؟
ایده‌آل رویه داشتن یک یا دو سخنگو است اما مطمئن شوید که همه کسانی که شرکت کرده‌اند می‌توانند برای جلسه پرسش و پاسخ پس از کنفرانس حضور داشته باشند تا خبرنگاران بعداً به سراغشان بروند.
نمایش‌ها
بهتر است فضای پشت سر سخنگو سیاه باشد یا لگو سازمان در آن قرار گرفته باشد.
شما نمی‌خواهید که سخنگویتان در حالی در تلوزیون نمایش داده شود که لوله‌های ساختمان کناری در بالای سرش نمایان است. اگر امکانش وجود دارد بهتر است جزئیات وب سایت سازمانتان در زمینه و یا میز جلوی سخنران قرار داده شود.
رئیس جلسه
از یک فرد به عنوان رئیس جلسه برای برگزاری آن استفاده کنید مانند کسی که سخنران را معرفی می‌کند و سؤالات را به افراد مناسب می‌رساند. برای مثال می‌توانید فرد باتجربه یا یک خبرنگار آشنا را برای اینکار انتخاب کنید.
دعوت از مطبوعات
به نظر مشخص است اما فراموش نکنید که باید نشریات ملی و محلی از برگزاری چنین کنفرانسی آگاه شوند.
مدیریت کنفرانس مطبوعاتی
در اینجا باید دو حوزه مهم را درنظر گرفت: ارائه اطلاعات و پاسخ به سؤالات.
ارائه اطلاعات
در اینجا تنها یک قانون مهم وجود دارد: خلاصه بگویید.
هر چیزی که لازم است را بگویید و سکوت کنید. اگر بیش از یک سخنگو دارید، هر یک را به سه تا پنج نکته محدود کنید و شاید این میزان بیشتر از سه تا پنج دقیقه نشود. تمام کنفرانس مطبوعاتی نباید بیشتر از ۴۵ دقیقه طول بکشد.
از پاورپوینت یا سایر جلوه‌های بصری استفاده نکنید.
بر روی داستانی که قصد نقل قولش را دارید متمرکز شوید. خبرنگاران افراد پرمشغله‌ای هستند: اگر به آنها داستانی را بگویید که بتوانند از آن استفاده کنند، زندگی‌شان آسانتر خواهد بود. این احتمال وجود دارد که به دنبال افراد دیگر نباشند اما از خبری استفاده کنند که شما به آنها داده‌اید.
اگر به آنها داستانی ندهید، خودشان داستانشان را پیدا می‌کنند و شاید آن داستان مورد پسند شما نباشد.
پاسخ به سؤالات
احتمالاً سخت‌ترین بخش مدیریت کنفرانس خبری است زیرا شما نمی‌دانید که چه اتفاقی می افتد.
خود را کاملاً آماده کنید و با هم مشورت کنید تا بهترین پاسخ به مشکل‌ترین سؤالات را بیابید. بهتر است که کسی نقش خبرنگار را بازی کند و از شما سؤال بپرسد. اگر بیش از یک سخنگو دارید، قبل از جلسه تصمیم بگیرید که هر کدام به چه سوالاتی پاسخ بدهند.
همچنین مطمئن شوید که رئیس جلسه از سؤالات خارج از حوزهٔ کنفرانس مطبوعاتی جلوگیری خواهد کرد. آنها باید آماده باشند و سریعاً اعلام کنند:
این سؤال به نظرم خارج از بحث امروز است. آیا کسی هست که در مورد موضوعات بحث شده در جلسه امروز سؤال داشته باشد؟
همیشه آماده عباراتی باشید که بعضی خبرنگاران بکار می‌برند تا شما را تحریک کنند. آنها به دنبال نقل قول‌هایی از شما هستند تا در متن خود چاپ کنند.
مثال: متن واگیردار
در جلسه آموزش مدیریت مطبوعاتی گروهی از دانشجویان نقش هیئت مدیره یک سوپرمارکت زنجیره‌ای بزرگ را ایفا کردند که در حال برگزاری کنفرانس خبری بود. یکی از خبرنگاران پرسید:
امکان دارد که در مورد غذای سمی که در یکی از فروشگاهیتان پیدا شد، توضیح دهید؟
گروه به یکدیگر نگاه کردند. در تمرین به غذای سمی اشاره‌ای نشده بود و در واقع این خبرنگار بود که این بازی را شروع کرد تا واکنش دانشجویان را ببیند. یکی از آنها گفت:
ما هیچ غذای مسمومی را توزیع نمی‌کنیم.
به محض گفتن این جمله خود سخنگو متوجه شد که در دام افتاده و جمله‌اش عنوانی برای تیتر روزنامه‌های فرداست.
کنفرانس‌های مطبوعاتی در مورد اخبار بد به ویژه تصادفات یا بلایای طبیعی نمونه‌های خاصی هستند. به قسمت ارتباطات بحرانی برای اطلاعات بیشتر مراجعه کنید.
پس از جلسه
ایدهٔ بدی نیست که از گروه‌های اخبار ملی و محلی در مورد این موضوع سؤال کرد که ایا هرآنچه که نیاز داشتند را دریافت کردند یا خیر.
به ویژه اگر در آن روز جلسه دیگری هم برگزار می‌شود و بعضی گروه‌های خبری در کنفرانس شما شرکت نداشته‌اند، با آنها تماس بگیرید و مطالب ضبط شده را از این جلسه از طریق ایمیل برایشان ارسال کنید. آنها ممکن است بتوانند از بخش‌هایی از آن استفاده کنید. همچنین در صورت لزوم می‌توانید پیشنهاد مصاحبه با شرکت کنندگان را بدهید.
بهتر است که اخبار تحت پوشش خودتان توسط رسانه‌های اجتماعی و وب سایت سازمان منتشر شود و کنفرانس خبری به درستی در سایت منتشر شود.
مدیریت کنفرانس مطبوعاتی یکی از مهارت‌های خاص و ویژه برای مدیران و سخنگویان و مسئولین دفاتر و روابط عمومی محسوب شده و یک توانمندی اساسی در مسیر توسعه فردی این افراد محسوب می‌شود.