توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
ارائه و دریافت بازخورد یعنی چه؟
در زندگی، همانند کار، باید بدانیم چگونه به‌طور مؤثر و سازنده و بدون هیچ‌گونه اهانتی، به دیگران بازخورد ارائه دهیم.
فرصت‌های بسیاری در زندگی برای ارائه‌ی بازخورد به دیگران وجود دارد، از نظر دادن درباره‌ی نحوه‌ی انجام کار توسط همکارتان تا بحث راجع به رفتار فرزندانتان با آنها.
این صفحه بر فرآیند ارتباط با یک شخص راجع به کاری که انجام داده یا حرفی که بیان کرده است، با هدف تغییر یا تشویق آن رفتار، تمرکز دارد. به این فرآیند اغلب “ارائه‌ی بازخورد” گفته میشود و زمانی که شما این کار را انجام می‌دهید، تمایل دارید که بازخوردتان مؤثر باشد.
“بازخورد” اصطلاحی در نظریه‌ی ارتباطات است که مکرراً مورداستفاده قرار می‌گیرد. لازم به ذکر است که این صفحه درباره‌ی بازخوردهایی که به‌طورکلی به آنها “بازخورد تشویقی” می‌گویند نمی‌باشد، مانند تکان دادن سر به معنای “بله، در حال گوش دادن هستم” و “آها” که از آنها برای اثبات گوش دادن به صحبت‌های شخص مقابل استفاده می‌کنیم.
بازخورد مؤثر چیست؟
به‌منظور اهداف خودمان در این صفحه، ما بازخورد مؤثر را به‌عنوان چیزی که به‌طور واضح شنیده، درک و پذیرفته میشود، تعریف می‌کنیم که این‌ها به قدرت و توانایی درونی شما مربوط می‌شوند. شما کنترلی بر این موضوع که آیا دریافت‌کننده‌ی بازخورد به بازخورد شما عمل می‌کند یا خیر ندارید، اجازه بدهید این موضوع در حیطه‌ی اختیار دریافت‌کننده قرار بگیرد.
پس چگونه می‌توانید مطمئن شوید که بازخوردتان مؤثر بوده است یا خیر؟
مهارت‌های بازخورد دادن خود را با استفاده از این قوانین توسعه دهید، خیلی زود متوجه می‌شوید که بسیار بیشتر مؤثر خواهید بود.
۱٫ بازخورد باید درباره‌ی رفتار باشد، نه شخصیت
اولین و احتمالاً مهمترین قانون بازخورد این است که به خاطر داشته باشید که راجع به نوع شخصیت فرد مقابل و یا چیزی که به آن باور داشته و برایش ارزش تلقی میشود نظر ندهید. بلکه باید تنها درباره‌ی چگونگی رفتار او اظهارنظر کنید. وسوسه نشوید که درباره‌ی جنبه‌های شخصیت، هوش یا هر چیز دیگری بحث کنید. فقط رفتار!
۲٫ بازخورد باید تأثیر رفتار شخص بر شما را شرح دهد
طبق این قانون، شما تأثیر رفتار شخص مقابل را بر چیز دیگر یا شخص دیگری نمی‌دانید. تنها می‌دانید که این رفتار باعث شده است خودتان چه احساسی داشته و چه فکر کنید. ارائه‌ی بازخورد به‌عنوان نظر شخصی شما، شنیدن و پذیرفتن آن را برای دریافت‌کننده‌ی بازخورد آسانتر می‌کند، حتی اگر بازخورد، منفی باشد؛ بنابراین، به همان اندازه که شخص مقابل هیچ کنترلی بر روی چگونگی احساس شما نداشته، شما نیز هیچ‌گونه کنترلی بر تصمیم او نخواهید داشت. این یک رویکرد عاری از سرزنش بوده و بنابراین بسیار قابل‌قبول است.
زبان بازخوردتان را با دقت انتخاب کنید
عبارات مفید برای ارائه‌ی بازخورد:
“زمانی که شما فلان کار را کردید، فلان احساس به من دست داد”
“من متوجه شدم زمانی که شما فلان حرف را زدید، باعث شد که فلان احساس به من دست دهد.”
“من واقعاً کاری که انجام دادید را دوست داشتم، مخصوصاً فلان بخش از آن را.”
“نحوه بیان شما واقعاً باعث شد که احساس کنم علاقه دارم فلان صحبت شما را بشنوم.”
۳٫ بازخورد باید تا حد ممکن خاص باشد
مخصوصاً زمانی که اوضاع خوب پیش نمی‌رود، همه‌ی ما می‌دانیم که شروع از این دیدگاه که “هر کاری که تو انجام می‌دهی به‌دردنخور و بی‌ارزش است”، وسوسه کننده است، اما این کار را نکنید. به‌موقعیت‌های خاص فکر کنید و به رفتار خاص و دقیقاً به کاری که شخص مقابل انجام داده و احساسی که با آن کار به شما دست داده، اشاره کنید. هرچه خاص‌تر، بهتر، زیرا شنیدن در مورد یک موقعیت خاص بسیار راحت‌تر از شنیدن درباره‌ی کل اوقات است.
۴٫ بازخورد باید به‌موقع باشد
اصلاً ایده‌ی خوبی نیست که چیزی را به شخصی بگویید که شش ماه پیش شما را رنجانده یا خشنود کرده است. بازخورد باید به‌موقع باشد، یعنی تا وقتی‌که شخص مقابل بتواند به خاطر بیاورد چه اتفاقی افتاده است. اگر بازخوردی برای ارائه دارید، این کار را انجام دهید. البته نه به این معنا که بدون فکر آن را انجام دهید. هنوز هم نیاز است که درباره‌ی چیزی که می‌خواهید بگویید و نحوه‌ی بیان آن فکر کنید.
۵٫ زمان مناسب را انتخاب کنید
زمان‌هایی وجود دارد که افراد پذیرای بازخورد بوده و همچنین زمان‌هایی که برای پذیرفتن آن آماده نیستند. نگاهی به صفحه ما با عنوان آگاهی احساسی انداخته و بر روی آگاهی اجتماعی خود کار کنید تا به شما کمک کند آگاهی خود را از عواطف و احساسات دیگران توسعه دهید. این احتمالاً به شما کمک خواهد کرد تا لحظه‌ی مناسب را برای بازخورد انتخاب کنید. به‌عنوان‌مثال، یک شخص عصبانی بازخورد شما را نخواهد پذیرفت، حتی اگر با مهارت کامل ارائه شود. تا زمانی که کمی آرام شود صبر کنید.
بازخورد تنها در جلسات بازخورد رسمی اتفاق نمی‌افتد.
هر تعاملی فرصتی برای ارائه‌ی بازخورد در هر دو جهت تعامل است. برخی از مهمترین بازخوردها ممکن است در تعاملات سریع و کوتاه روزمره اتفاق بیفتند، برای مثال، مکالمه‌ی زیر هنگامی‌که دو همکار در حال نوشیدن چای بودند، شنیده شد:
کارمند (با لبخند): “تو من را یاد مادرم میندازی.”
رئیس: “واقعاً؟ چرا؟”
کارمند: “اونم هر وقت استرس داره خیلی با من تند برخورد می‌کنه.”
رئیس: “اوه، خیلی متأسفم، داشتم با تو تند برخورد می‌کردم؟ من یه کم استرس دارم، اما سعی میکنم دیگه این اتفاق نیفته و متأسفم که مجبور شدی این موضوع رو بگی.”
کارمند به‌طور کاملاً غیر جدی و تصادفی، یک موضوع رفتاری جدی را با رئیس مطرح کرد. او متوجه شد که خوش‌شانس بوده که رئیس این الگوی رفتاری را از یک وضعیت خانوادگی تشخیص داده و نتایج خودش را از آن استخراج کرده است.
بااین‌حال، کارمند نیز دریافت که هیچکدام از افرادی که تا حالا با آنها کار می‌کرده، چنین کاری را انجام نداده‌اند. او با آگاهی یافتن از رفتارش، تصمیم گرفت آن را تغییر دهد. کارمند نیز، خواه به‌طور تصادفی یا نه، با رعایت همه‌ی قوانین بازخورد، به رئیس بازخورد داده بود: این بازخورد درباره‌ی آخرین رفتار رئیس و همچنین خیلی خاص و به‌موقع بود و نشان داد که کارمند چگونه آن را احساس کرده بود. همچنین در لحظه‌ی خوبی اتفاق افتاده بود که رئیس آرام و برای گفت‌وگو آماده بود.
دریافت بازخورد
مهم است که فکر کنید به چه مهارت‌هایی برای دریافت بازخورد نیاز دارید، خصوصاً زمانی که مربوط به موضوعی میشود که نمی‌خواهید کوچک‌ترین چیزی راجع به آن بشنوید، زیرا همه‌ی افراد در ارائه‌ی بازخورد ماهر نیستند.
پذیرای بازخورد باشید
به‌منظور شنیدن بازخورد، باید به آن گوش دهید. به چیزی که می‌خواهید در پاسخ بگویید فکر نکنید، فقط گوش دهید. همچنین به ارتباطات غیرکلامی توجه کرده و همانطور که به چیزی که همکارتان می‌گوید گوش می‌دهید به چیزی که بیان نمی‌کند نیز، گوش دهید.
در مورد پرسش، بازتاب و شفاف‌سازی بیشتر جستجو کنید تا مطمئن شوید همه‌ی نکات دقیق و ظریف چیزی که شخص مقابل در حال بیان است را درک کرده و از سوءتفاهم جلوگیری می‌کنید. از انواع مختلف پرسش به‌منظور شفاف‌سازی موقعیت و بازتاب درک خود، استفاده کنید.
به‌عنوان‌مثال، ممکن است بگویید:
“هنگامی‌که گفتید …، درست است که بگوییم منظور شما … بوده و …. احساس را داشتید؟”
“آیا من درست متوجه شدم که وقتی …. کار را کردم، شما … احساس را داشتید؟”
مطمئن شوید که بازتاب و سؤالات شما بر روی رفتار، متمرکز هستند و نه شخصیت. حتی اگر بازخورد در موضوع دیگری به‌جز رفتار داده‌شده است، همیشه می‌توانید گفت‌وگو را به جنبه‌ی رفتاری آن برگردانده و به شخصی که در حال ارائه‌ی بازخورد است کمک کنید تا بر آن تمرکز کند.
هوش هیجانی ضروری است. شما باید نسبت به احساسات خود آگاه بوده (خودآگاهی) و همچنین قادر به مدیریت آنها باشید (خودکنترلی)، که اگر حتی بازخورد منجر به یک واکنش احساسی در شما شد بتوانید آن را کنترل کنید.
و درنهایت…
همیشه از شخصی که به شما بازخورد ارائه می‌دهد تشکر کنید. آنها مشاهده می‌کنند که شما به بازخوردشان گوش‌داده، درک کرده و آن را پذیرفته‌اید.
پذیرش در این حالت به این معنا نیست که باید به آن عمل کنید. بااین‌حال، باید این بازخورد را در نظر گرفته و درصورتی‌که بخواهید به آن عمل کنید، تصمیم بگیرید که چگونه به آن عمل خواهید کرد. این کاملاً به شما مربوط میشود، اما به خاطر داشته باشید، شخصی که به شما بازخورد می‌دهد به‌شدت احساس کرده است که شما به آن نیاز دارید.
با آنها تواضع داشته باشید و نشان دهید که حداقل این موضوع را مدنظر قرار می‌دهید. درصورتی‌که هیچ اقدامی هم نخواهید انجام دهید، در مورد بازخوردهای منفی می‌خواهید بدانید که چگونه می‌توانید از رخ دادن چنین واکنش‌هایی جلوگیری کنید.
توانایی در بازخورد گیری از دیگران درباره رفتاری که با آنها انجام داده‌اید و همچنین مهارت شما در دادن بازخورد محترمانه و دقیق به دیگران، از جمله مهارت‌های بسیار مهم و تاثیرگذار در مجموعه مهارت‌های بین فردی بوده و برای توسعه فردی مدیران و صاحبان کسب و کار از اهمیت زیادی برخوردار است.