توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
چه زمان و چگونه باید داده‌ها را در ارائه بکار برد؟
پاسخ این است که شما باید از تصاویر و اعداد زمانی استفاده کنید که قصد حمایت از یک فرضیه را دارید. اما چگونگی استفاده از داده‌ها مشکل‌تر است.
بسیاری از افراد علاقه‌ای به جدول اعداد ندارند و در درک نمودارها ضعیف هستند. چگونه می‌توان داده‌ها را به آنها منتقل کرد؟
این صفحه به منظور کمک به شما طراحی شده تا بتوانید از داده‌ها در ارائه خود استفاده کنید.
بخاطر داشته باشید که شما در حال نقل روایتی برای مخاطبتان هستید.
تمام ارائه‌ها اساساً فرصت‌های روایت‌گویی هستند.
انسان میلیون‌ها سال تکامل را پشت سرگذاشته و هنوز علاقمند به داستان و روایت است. بهتر است که با این علاقه کار کرد نه که با آن جنگید، زیرا اگر داستانی را برای مخاطبتان نقل کنید، آنها با دقت بیشتری گوش خواهند داد و نتیجه گیری می‌کنند.
با این حساب، مساله استفاده از داده‌ها مطرح می‌شود: بیان دلایل پذیرش داستان.
استفاده از داده‌ها برای داستان سرایی
شما داده‌ها را اینگونه ارائه نمی‌دهید، در واقع از داده‌ها برای داستان گویی در روشی موثرتر استفاده می‌کنید.
این بدان معنی است که وقتی نیاز به ارائه داده‌ها دارید باید از خود بپرسید:
داستان این داده‌ها چیست؟
و سپس
چگونه می‌توانم به بهترین شکل این داستان را به مخاطبم بگویم؟
یک تصویر هزاران کلمه را بازگو می‌کند
مشخص نیست که یک تصویر می‌تواند جایگزین چند عدد شود، اما بی‌شک این تعداد زیاد است.
افراد زیادی در جهان وجود دارد که در درک اعداد و ارقام دچار مشکل هستند.
افراد زیادی هم وجود دارند که اگر به آنها تصویری نشان داده شود سریعاً جذب می‌شوند. اما اگر داده‌ها را در قالب نمودار یا جدول ارائه می‌دهید، نمایه‌ای تصویری از داده‌ها خواهید داشت. بدین قرار درک اعداد آسانتر خواهد بود. گرایشات و نسبت‌ها مشخص تر می‌شوند.
نمودارها کمک زیادی به درک مطلب می‌کنند، به علاوه نیازی نیست که کسی تصویر را برایمان بخواند. شما می‌توانید اطلاعات زیادی از یک تصویر برداشت کنید.
اما مهم‌تر اینکه باید مطمئن شوید نمودار، نمودار خوبی است.
کنترل کنید که نمودارتان از نظر بصری جذاب است، تمام عناوین باید مشخص باشند. شما قصد گمراه کردن مخاطب را ندارید.
زیاد سخت نگیرید. اگر در محاسبات خوب هستید، توان انجام آنالیزهای پیچیده را دارید و سعی می‌کنید که به همه این توانایی و هوشمند خود را نشان دهید.
اما واقعاً این کار به شما کمک می‌کند؟
خیر؟
پس اینکار را نکنید.
در مواردی وقتی به آنالیزهای پیچیده نیاز دارید، لازم است از خودتان بپرسید که آیا همه متوجه آنها خواهند شد یا خیر. و در این روزگار که انواع ارائه‌ها در اینترنت قرار می‌گیرند، آیا خواننده اسلایدها بعداً متوجه آنها خواهد شد؟
اگر پاسخ‌تان منفی است که معمولاً در ۹۰ درصد موارد چنین است، پس از آن استفاده نکنید.
رهایش کنید …
اگر نمی‌توانید آنالیز خود را در یک یا دو جمله مفید و مختصر خلاصه کنید، آنرا ذکر نکنید.
اگر نیازی به برخی داده‌ها برای ذکر نکته نیست، بهتر است از آنها استفاده نکنید. اسلایدی که سوءبرداشت یا سردرگمی ایجاد می‌کند بدتر از نبودن اسلاید است. پس داده‌های غیرضروری را حذف کنید و بر روی چیزهایی که واقعاً ضرروی است متمرکز شوید.
تاکید بر روی ویژگی‌های اصلی برای شفافیت بیشتر
ما هرگز نمی گوییم که بخش‌های ارائه خود را حذف کنید بلکه بهتر است ویژگی‌های اصلی را پررنگ نمایید و داده‌های غیرضرروی را حذف کنید.
فرض کنید که شما از نمایه‌های فروش چهار قسمت اخیر استفاده می‌کنید. می‌خواهید نمایه‌های واقعی را نشان دهید. چرا از ابزار تاکید کننده‌ای استفاده نکنید که یک قسمت را مهم‌تر از قسمت دیگر کند؟
با استفاده از پاورپوینت و سایر ابزارهای ارائه می‌توانید دایره‌ای را بر روی قسمت‌های مورد نظر بکشید و آنها را مورد تاکید قرار دهید.
استفاده خلاقانه از فناوری می‌تواند به شما کمک کند تا بعضی نمایه‌های برجسته را ایجاد کنید و یکبار دیگر شفافیت سخنرانی‌تان را افزایش دهید.
انتقال پیام
بی شک ارائه شما از هر نوع داده‌ای در راستای انتقال گفتگو از داده‌ها به شکل دانش و سپس عمل است.
به عبارت دیگر:
آنجا چه اتفاقی افتاده؟
و
ما قرار است برایش چکاری انجام دهیم؟
اگر نمی‌دانید که چگونه قرار است داده‌ها برای مخاطب بینش و دانش ایجاد کنند، بهتر است سخنرانی خود را مجدداً مرور کنید.
بخاطر داشته باشید که این روایت و نتیجه آن است که اهمیت دارد.