توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
در ارتباطات، شفاف‌سازی، ارائه مفهوم اصلی پیام درک شده توسط شنونده به سخنران است. این روش، راهی برای بررسی درک صحیح شنونده از پیام و حل هرگونه زمینه‌ی سردرگمی یا سوءتفاهم می‌باشد.
اهمیت شفافیت و شفاف‌سازی
شفاف‌سازی در بسیاری از موقعیت‌ها اهمیت دارد، خصوصاً زمانی که پیام مبادله شده به نحوی دشوار است. ارتباط می‌تواند به دلایل زیادی دشوار باشد، ممکن است که عواطف حساسی موردبحث قرارگرفته باشند یا در حال گوش دادن به اطلاعات پیچیده و یا دنبال کردن دستورالعمل‌هایی باشید.
این مقاله گفتگو و مثال‌هایی از شفاف‌سازی را برای شما فراهم آورده و توضیح می‌دهد که چگونه می‌توانید از این روش‌های ساده برای بهبود مهارت‌های ارتباطی خود استفاده کنید.
هدف از شفاف‌سازی
- اطمینان از صحیح بودن درک شنونده از چیزی که سخنران بیان کرده است، یعنی کاهش سوءتفاهم.
- اطمینان دادن به سخنران مبنی بر علاقه‌مند بودن شنونده و تلاش او برای درک چیزی که سخنران بیان می‌کند.
شفافیت که مفهومی توسعه‌یافته از بازتاب است، به سخنران اطمینان می‌دهد که شنونده در حال تلاش برای درک پیامی است که بیان می‌شود.
شفافیت می‌تواند شامل پرسیدن سؤالات یا برخی اوقات، خلاصه‌سازی چیزی که سخنران گفته است، باشد.
یک شنونده زمانی که نمی‌تواند پاسخ‌های سخنران را درک کند، می‌تواند درخواست شفاف‌سازی نماید. برخی اوقات، پیامی که سخنران سعی در ارسال آن دارد، می‌تواند بسیار پیچیده باشد، شامل تعداد زیادی از افراد، موضوعات، مکان‌ها و یا زمان‌ها. شفافیت به شما کمک خواهد کرد تا آن‌ها را مرتب کرده و همچنین اولویت‌های سخنران را بررسی کنید.
این امکان برای شنونده و سخنران وجود دارد که از طریق شفاف‌سازی، مسائل اغلب پیچیده و سردرگم کننده را درک نمایند. شفاف‌سازی شامل حقیقتی است که شنونده باید درک کند و همچنین سخنران‌هایی که شنونده به آن‌ها و چیزی که باید بگویند علاقه‌مند هستند را مشخص می‌کند.
برای اطلاعات بیشتر درباره‌ی مهارت‌های گوش دادن باتوجه، این صفحه را ببینید: گوش دادن فعال
مثال‌هایی از سؤالات درخواست شفاف‌سازی بی‌طرفانه
- “من مطمئن نیستم که چیزی که شما بیان می‌کنید را به‌طور کامل درک می‌کنم.”
- “من موضوع اصلی را در اینجا به‌طور واضح متوجه نمی‌شوم.”
- “زمانی که گفتید …… منظور شما چه بود؟”
- “می‌توانید لطفاً تکرار کنید …. ؟”
شفافیت موارد زیر را شامل می‌شود:
- پرسش بدون قضاوت.
- خلاصه‌سازی و درخواست بازخورد در مورد صحت آن.
سؤالات شفاف‌سازی
زمانی که شما در یک محیط حساس، شنونده هستید، طرز صحیح پرسیدن بی‌طرفانه می‌تواند سخنران را قادر نماید تا دیدگاه خود را به‌طور کامل‌تر توصیف نماید.
پرسیدن سؤال درست در زمان مناسب بسیار مهم بوده و نیاز به تمرین بسیار دارد. بهترین سؤالات، سؤالات باز هستند که به سخنران در مورد چگونگی پاسخ دادن، حق انتخاب می‌دهند، درحالی‌که سؤالات بسته تنها به تعداد محدودی جواب ختم خواهند شد.
سؤالات باز
اگر نقش شما یاری‌رساندن به سخنران برای صحبت درباره‌ی یک موضوع است، اغلب مؤثرترین سؤالات با کلماتی چون ‘چه زمانی’، ‘کجا’، ‘چگونه’ یا ‘چرا’ آغاز می‌شوند. این سؤالات سخنرانان را تشویق می‌کنند که آزاد بوده و افکار خود را به‌تفصیل شرح دهند. برای مثال:
“اولین بار چه زمانی چنین چیزی را احساس کردید؟”
“چرا این‌گونه احساس می‌کنید؟”
سؤالات بسته
سؤالات بسته معمولاً یک جواب ‘بله’ یا ‘خیر’ را مطرح کرده و سخنرانان را به صریح بودن و گسترش افکار خود تشویق نمی‌کنند. این قبیل سؤالات اغلب با ‘آیا’ همراه خواهند بود، برای مثال:
“آیا همیشه چنین احساسی دارید؟”
“آیا ازاین‌گونه احساس آگاه بودید؟”
این مقاله را ببینید: پرسش و انواع سؤال برای اطلاعات بیشتر
دستورالعمل‌هایی برای شفافیت
شفاف‌سازی مهارتی است که ما برای اطمینان از درک پیام سخنران در یک تبادل بین فردی، استفاده می‌کنیم. در هنگام شفاف‌سازی دستورالعمل‌های زیر را به‌منظور کمک به برقراری ارتباط و درک پیام دنبال کنید.
- اگر در مورد منظور سخنران مطمئن نیستید، اقرار کنید.
- درخواست تکرار داشته باشید.
- چیزی که سخنران بیان کرده را همان‌طور که فهمیدید، توضیح دهید و بررسی کنید که آیا این واقعاً همان چیزی است که او بیان کرده است.
- از سخنران بخواهید مثال‌های مشخصی بزند.
- در صورت لزوم، سؤالات باز و بی‌طرفانه بپرسید.
- بپرسید که آیا مطلب را به‌درستی دریافت کرده‌اید و برای اصلاح آن آماده باشید.
خلاصه‌سازی
یک خلاصه شامل مرور همه‌ی آنچه در طول یک مکالمه صورت گرفته، می‌باشد که توسعه‌ای برای شفاف‌سازی محسوب می‌شود.
این مهم است که تنها به اجزای اصلی مکالمه که از ساختار مفهومی و دیدگاهی سخنران دریافت شده، پرداخته شود و نه تفسیری که شنونده از دیدگاه خودش دارد. هدف خلاصه، مرور درک حاصل‌شده از پیام سخنران است، نه ارائه‌ی توضیح، قضاوت، تفسیر و راه‌حل.
خلاصه‌سازی باید در انتهای یک مکالمه انجام شود، اگرچه، برخی از اوقات، به‌عنوان راهی برای نزدیک کردن موضوعات مختلف به یکدیگر می‌تواند در اواسط مکالمه نیز اتفاق بیفتد. خلاصه‌سازی هرگونه بحث یا جلسات قبلی، در ابتدای یک مکالمه سودمند خواهد بود، زیرا می‌تواند به ایجاد تمرکز کمک نماید. ازآنجایی‌که به‌احتمال‌زیاد، طولانی‌ترین زمانی که یک شنونده در طی یک مکالمه صحبت خواهد کرد مربوط به خلاصه است، مهم است که خلاصه تا حد ممکن، مختصر و صریح باشد.
خلاصه‌ای از شفاف‌سازی
در بازتاب، شفاف‌سازی و خلاصه‌سازی، سخنران باید اجازه‌ی مخالفت با چیزی که شنونده می‌گوید را داشته و بتواند آن را اصلاح کند. آن‌ها باید تشویق شوند تا در صورت لزوم گفته‌های خود را دوباره بیان کرده و فرصت دیگری به شنونده برای درک صحیح بدهند. این فرآیند تا زمان رسیدن به توافق باید ادامه پیدا کند.
بازتاب، شفاف‌سازی و خلاصه‌سازی ابزارهایی هستند که توسط شنونده‌های فعال استفاده می‌شوند تا بتوانند درک خود را به سخنران نشان داده و آن‌ها را تشویق کنند که به‌طور صریح صحبت نمایند. برای یک ارتباط مؤثر، ضروری است که شنونده و سخنران هردو به درک مشترکی از بحث برسند. بنابراین، سخنران باید فرصت اصلاح چیزی که شنونده درک کرده را داشته باشد.
از شفاف‌سازی، بازتاب و خلاصه‌سازی برای کمک به ارتباطات بین فردی و نهایتا توسعه فردی خود استفاده نمایید.