توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
مدیریت جلسات مشاوره عمومی چگونه است؟
سازمان‌های زیادی نیازمند رایزنی عمومی در مورد تغییر در محیط یا حفظ خدمات هستند.
شرکت‌هایی که در یک حوزه کارفرمایان مهمی محسوب می‌شوند ممکن است بخواهند قبل از تغییر مکان یا فعالیت‌هایشان با ساکنین محلی مشورت کنند.
توانایی برگزاری یک جلسه مشورت عمومی بسیار مهم است. این توانمندی یکی از مهارت‌های خاص برای صاحبان کسب و کار و سخنگویان و مدیران روابط عمومی و مسئولین دفاتر بوده و یکی از المان‌های اصلی در مسیر توسعه فردی این افراد به شمار می‌رود. در این قسمت ایده‌هایی برای انجام این کار عرضه می‌داریم:
برگزاری جلسه مشورت عمومی
جوانب زیادی در برنامه ریزی و تنظیم جلسات مشاوره عمومی وجود دارد که باید درنظر گرفته شوند.
این جنبه‌ها بدین قرارند:
زمانبدی جلسات مشاور عمومی بسیار مهم است. اگر اشتباه کنید متهم به مخفی کردن مشکلات و فریب دادن افراد خواهید شد. بنابراین لازم است که از تمامی افرادی که احتمال می‌رود شرکت کنند، دعوت کنید و زمان مناسب را با توجه به آنها تعیین نمایید.
برای مثال:
- آیا ترجیح می‌دهید که افراد شرکت کننده بیشتر از سازمان‌های دیگر باشند؟ اگر چنین است، در یک روز مناسب آنها به عنوان بخشی از کارشان حضور خواهند داشت.
- آیا علاقمندان به عضویت دارای توانایی‌های فردی هستند؟ اگر چنین است، لازم خواهد بود که جلسه را در هنگام عصر برگزار کنید.
-
مکان برگزاری
مجدداً حضار نقش اصلی را در تصمیم گیری برای مکان برگزاری ایفا می‌کنند. مکان برگزاری باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه را در خود جای دهد. لازم نیست که مکان انتخابی گران و مجلل باشد زیرا در صورتی که هدف مشاوره عمومی باشد بسیار مورد انتقاد قرار خواهد گرفت. وجود پارکینگ هم مهم است.
در صورتی که موضوع بحث انگیز باشد، بهتر است که تسهیل کننده خنثی با تجربیات فراوان در زمینه جلسات بزرگ حضور داشته باشد.
افراد مناسب برای اینکار مشاوران محلی یا مشاوران از مناطق اطراف، خبرنگار، یا یک مشاوره باتجربه است.
باید به این کرسی هزینه بپردازید بنابراین سعی کنید که هزینه مناسبی را تعیین کنید.
بهتر است که فردی را مسئول رسیدگی به مشکلات احتمالی و پاسخ به سؤالات کنید. همچنین دنبال کردن یک رویکرد کلی مانند حالت گوش دادن یا تلاش برای پاسخ به سؤالات مفید خواهد بود.
-
شرکت کنندگان از سازمان‌های درگیر
مانند کنفرانس خبری، لازم است که در مورد افراد شرکت کننده و نقش آنها از قبل فکر کرده باشید.
برای مثال:
- چه کسی پیشنهادات ابتدایی شما را مطرح می‌کند؟
- ایا کس دیگری هم باید در مورد جزئیات طرح ارائه دهد؟
- ایا جلسه پرسش و پاسخ هم برگزار می‌شود؟ اگر چنین است به چه نوع مهارتی برای اینکار نیاز دارید؟
باید مطمئن شوید که شرکت کنندگان هم آمادگی لازم را دارند. اگر برگزاری جلسه پرسش و پاسخ را پیشنهاد می‌دهید، ابتدا تمرین داشته باشید. برای کسب اطلاعات بیشتر به صفحه ارتباطات بحرانی مراجعه کنید.
همچنین لازم است که مطمئن شوید نمایندگان از نقش خود رضایت دارند.
-
دستور جلسه
باید در مورد نظم و مدت زمان جلسه تصمیم گیری کنید. اگر جلسه بیشتر از دو ساعت طول کشید، باید قهوه آماده کرده و زمانی را برای استراحت افراد درنظر بگیرید.
دستور جلسه باید به توافق با فرد بی طرف برسد و او در اجرای جلسه کمک کند.
در جلسات مشاوره عمومی شما به دنبال ابزارهایی برای جمع آوری دیدگاه‌های مخاطب هستید که یا از طریق پرسش و پاسخ انجام می‌شود یا از طریق نظرخواهی افراد. نحوه مدیریت هم باید به توافق برسد اینکه ایا شما سریعاً به سؤالات پاسخ خواهید داد یا اینکه برای بررسی بیشتر یادداشت برداری می‌کنید. باید طرح کلی را با فرد بی طرف جلسه تنظیم نمایید و به مخاطب بگویید که آنها از انتظارشان آگاهی دارند.
-
مخاطب
باید تصمیم گیری کنید که ایا مخاطبتان تنها از طریق دعوت فراخوانده می‌شود یا اینکه در روز موعود حضور پیدا می‌کند. اگر بیشتر به دنبال مشاوره با سازمان‌ها هستید، بهتر است تنها افراد دعوت شده را در جلسه بپذیرید. با این حال اینرا هم درنظر بگیرید که چنین روشی نخبه گرانه است و بسیاری از افرادی که نگرانی‌های زیادی را دارند را حذف می‌کند. بنابراین تنها در شرایط خاص که به جزئیات فنی طرح نیازمند هستید یا از گروه‌های خاصی بازخورد می‌خواهید، نتیجه می‌دهد.
وقتی از سازمان‌ها دعوت می‌کنید که نماینده‌شان را بفرستند، ممکن است پیشنهاد دهید که چه تعداد را باید ارسال کنند و توضیح دهید که محدودیت‌هایی وجود دارد. همچنین لازم است زمان کافی را به سازمان برای دعوت نمایندگان مناسب اعطا کنید.
اگر به مردم امکان شرکت در جلسه را داده باشید، عمومیت خود را هم محک خواهید زد. پوستر سازمان موردنظر انتخاب خوبی است. می‌توانید در روزنامه‌ها آگهی چاپ کنید یا از وب سایت خود استفاده کنید و گروه‌های محلی را دعوت به شرکت نمایید. می‌توان از شرکت کنندگان خواست تا ثبت نام کنند و شما بدانید که چه کسانی شرکت کرده‌اند. در اینصورت مشخص می‌شود که به چه اطلاعاتی نیاز دارید و چگونه باید آنها را جمع آوری نمایید؟ ممکن است برای مثال از همه بخواهید تا برگه حضور را پر کنند، نام، آدرس و موضوع مورد علاقه‌شان را ذکر نمایند. پس لازم است که کاغذ کافی برای اینکار داشته باشید.
باید مشخص کنید که آیا قصد برگزاری جلسه خصوصی برای بعضی اعضا را دارید یا خیر.
برای مثال اگر در مورد خدمات تاثیرگذاری بر روی افراد معلول مشاوره می‌کنید، باید قرار خصوصی را با این افراد تنظیم کنید. اگر در مورد خدمات مادران و نوجوانان مشاوره می‌دهید، آیا برای اینکار به تسهیلات ویژه‌ای نیاز دارید یا خیر؟
-
یادداشت بردار
لازم که تمام مسائل و سؤالات مطرح شده در طی جلسه را ثبت کنید. باید از یک تندنویس یا ضبط صدا یا یادداشت بردار استفاده کنید. این بستگی به نوع ثبت رخدادها دارد.
اگر یک نفر را مسئول یادداشت برداری کرده باشید، ممکن است بازخورد سریعی از مسائل ایجاد شده دریافت کنید. فردی که توانایی کافی را داشته باشد باید تمام سؤالات مطرح شده را ثبت کند و سپس آنها را بر اساس موضوع تا پایان جلسه دسته بندی نماید. اگر زمان استراحت در طی جلسه درنظر گرفته شود شما می‌توانید یادداشت‌ها را مطالعه کنید و از دانسته‌های مخاطبان آگاه شوید.
-
سیستم صدا و سایر تجهیزات
اگرقرار است که ارائه‌ای رسمی داشته باشید، باید تجهیزات با کیفیتی را بکار ببرید. در صورتی که از جایگاه کنفرانس استفاده می‌کنید معمولاً این تجهیزات در دسترس هستند اما در صورتی که جلسه در اتاقی در یک ساختمان معمولی برگزار می‌شود، چنین نخواهد بود. اگر قسمت پرسش و پاسخ برگزار می‌شود، همه باید صدا را بشنوند، بدین معنی که همگی به میکروفن نیاز دارند.
ممکن است بخواهید یک سیستم صوتی حرفه‌ای را بکار ببرید یا از کسی برای اجرای آن استفاده کنید.
-
پذیرایی
اینکه به پذیرایی نیاز داشته باشید بستگی به مدت زمان جلسه دارد.
پذیرایی گران است و در بخش جلسات عمومی از مد افتاده است. با این حال اگر قرار باشد که جلسه بیش از دو ساعت به طول انجامد، حداقل یک نوشیدنی لازم است. اگر قرار بر یک جلسه یک روزه باشد، پذیرایی ناهار دور از انتظار نیست.
-
ترتیب صندلی‌ها
ممکن است لازم به درنظر گرفتن موارد زیر باشد:
- جایی که شما سخنگویان را هئیت مدیره را می نشانید. آنها ممکن است نخواهند در زمان ارائه‌ها بر روی صحنه باشند. باید تصمیم گیری کنید که آیا آنها در تمام طول جلسه حضور دارند یا اینکه می‌توانند پس از هر قسمت خارج شوند.
- چه تعداد صندلی برای نشستن مخاطبان وجود دارد و باید در کجای اتاق قرار بگیرند. بهتر است صندلی اضافه در دسترس باشد.
-
پس از جلسه
پس از اتمام جلسه به بازخورد نیاز خواهید داشت. بعضی جلسات مشاوره عمومی محدود به الزامات قانونی هستند اما برخی دیگر آزادانه برگزار می‌شوند. بهتر است به مخاطب بخش بعدی را توضیح دهید. در غیر اینصورت در شش ماه آینده ابهاماتی در مورد پیشرفت مطرح می‌شود و بر روی فرصت انجام کارها تأثیر خواهد گذاشت.
ختم کلام
این قسمت تنها راهنمایی مختصر در مورد برگزاری جلسات مشاوره عمومی است.
مهم‌ترین جنبه‌ای که باید همیشه بخاطر داشت اطلاعات مربوط به اعضای شرکت کننده است. آنها می‌خواهند شرکت کنند و شما باید بهترین شرایط را برایشان فراهم آورید. جلسات در صورتی که این نکات را به عنوان اصول ابتدایی در نظر بگیرید، با موفقیت بیشتری همراه خواهند بود.