توسعه فردی – بهبود فردی آموزش مهارت‌های بهبود و توسعه فردی
اهمیت کسب مهارت در مصاحبه کردن
چگونه با دیگران مصاحبه کنیم؟
صفحه ما با عنوان “مهارت در مصاحبه شدن“، شرح می‌دهد که زمانی که مورد مصاحبه برای یک شغل قرار می‌گیریم، برای دستیابی به موفقیت به چه چیزهایی نیاز داریم.
در این صفحه نگاهی به مهارت‌هایی می‌اندازیم که برای یک مصاحبه‌کننده‌ی مؤثر بودن به آن‌ها نیاز داریم، یک سری مهارت مهم، مختص زمانی که در تلاش برای پیدا کردن بهترین فرد ممکن برای یک شغل هستیم.
این صفحه یک چارچوب برای فرآیند استخدام نیروی جدید، از آمادگی، مصاحبه، بررسی و تصمیم‌گیری ارائه می‌دهد.
اخطار!
مصاحبه، به‌تنهایی، هرچقدر هم که مصاحبه‌کننده ماهر باشد، یک راه قابل‌اطمینان برای انتخاب کارمندان احتمالی نیست، مخصوصاً اگر فقط یک مصاحبه‌کننده وجود داشته باشد.
ترجیحاً باید مصاحبه‌شونده را تحت انواعی از آزمون، مثلاً حل مسئله یا دادن یک ارائه، قرار دهید و همچنین از افراد دیگری در فرآیند انتخاب برای گرفتن نظرات بیشتر و پرهیز از تعصب و قضاوت شخصی استفاده کنید.
مهارت در مصاحبه کردن را چگونه کسب کنیم؟
آمادگی خوب برای مصاحبه کردن قطعاً کلید این راه است. چیزی که دقیقاً نیاز است انجام دهید بسته به نقش شما در مصاحبه متفاوت خواهد بود.
ممکن است شما:
- مدیر استخدام باشید، یعنی شخصی که هر روز فرایند استخدام افراد را مدیریت می‌کند، بنابراین احتمالاً بهترین درک از نیازمندی‌های شغلی را دارید.
- فردی باشید که به‌عنوان دستیار برای نظر دادن در مورد داوطلبان آنجا هستید. این مصاحبه‌کننده‌ها معمولاً، اما نه همیشه، مقداری دانش راجع به نیازمندی‌های شغلی دارند.
- یک ارزیاب مستقل یا نماینده‌ی منابع انسانی باشید که برای مدیریت فرآیند و اطمینان از انجام عادلانه‌ی مصاحبه با همه‌ی داوطلبان، در آنجا حضور دارید. معمولاً این مصاحبه‌کننده‌ها دانش دقیقی راجع به نیازمندی‌های شغلی ندارند.
شاید مهمترین جنبه‌ی مصاحبه موفق این است که بدانید چه چیزی را در یک داوطلب باید جستجو کنید.
مطمئن شوید که یک توصیف دقیق از شغل موردنظر و مشخصات فردی‌ای که مدنظرتان است داشته باشید تا چیزی که دقیقاً از مصاحبه‌شونده می‌خواهید را مشخص نماید. سعی کنید از اصطلاحات خاص استفاده نکنید. اگر خودتان این لیست از مشخصات و توصیفات را ننوشته‌اید با کسی که این کار را انجام داده صحبت کنید و اطمینان حاصل کنید که به‌طور دقیق منظور او را درک کرده‌اید.
فرم درخواست تمامی داوطلبانی را که قرار است با آن‌ها مصاحبه کنید، بخوانید.
ایده آل این است که به هر داوطلب بر اساس معیارهای مشخصات فردی، یک نمره اختصاص بدهید. معمولاً این نمره از پنج نمره خواهد بود که نمره‌ی پنج عالی و نمره‌ی یک اصلاً بررسی نخواهد شد.
اگر یک مصاحبه‌ی گروهی برگزار می‌کنید، نیاز است که اعضای هیئت مصاحبه از پیش یکدیگر را ملاقات کرده و در مورد روش‌های مصاحبه بحث کنند.
ترجیحاً، مصاحبه کننده‌ها باید یک لیست کوتاه برای مصاحبه ایجاد کرده، با مقایسه‌ی نمره‌های داده‌شده به داوطلب توسط هر مصاحبه‌کننده، بر سر یک نمره‌ی کلی توافق کنند.
سپس هیئت مصاحبه‌کننده باید بر سر سؤالاتی که قرار است پرسیده شوند و اینکه چه کسی این سؤالات را بپرسد به توافق برسند. همچنین بحث درباره‌ی اینکه کدام زمینه‌ها مهم‌تر بوده و کدام‌ها باید به‌صورت بررسی‌نشده رها شوند نیز، سودمند است.
نهایتاً، هیئت مصاحبه‌کننده نیاز دارند تا به توافق برسند که برای هر سؤال خاص چه پاسخی خوب به نظر خواهد رسید و همچنین چقدر طول می‌کشد که آن‌ها آماده شوند تا به یکی از این پاسخ‌ها دست پیدا کنند.
در روز مصاحبه
یک مهارت کلیدی برای مصاحبه کننده‌ها این است که قادر به ایجاد رابطه‌ی دوستانه و کمک به ایجاد احساس آرامش در داوطلبان باشند.
زمانی که داوطلبان را ملاقات می‌کنید تماس چشمی برقرار کرده، دست بدهید و به آن‌ها لبخند بزنید. درک کنید که به‌احتمال‌زیاد آن‌ها دچار استرس هستند.
در یک مصاحبه همه‌ی افراد، دچار استرس می‌شوند، بنابراین اگر شما به آرامش آن‌ها کمک کنید بهتر می‌توانند به شما نشان دهند که چه‌کارهایی می‌توانند انجام دهند.
نقش شما به‌عنوان یک مصاحبه‌کننده، شکست دادن داوطلبان نیست. شما آنجا هستید تا متوجه شوید که آن‌ها می‌توانند کار موردنظر را انجام بدهند یا خیر.
به یک صندلی اشاره کنید و از داوطلب دعوت کنید که بنشیند. این کار نگرانی آن‌ها را راجع به اینکه باید چه‌کاری انجام دهند برطرف خواهد کرد.
به‌طورکلی، یک مصاحبه‌کننده، مصاحبه را هدایت خواهد کرد. او باید:
- اعضای هیئت مصاحبه را معرفی کرده و فرآیند مصاحبه را به‌طورکلی توضیح دهد.
- به‌طور واضح شرح دهد که مصاحبه چه چیزهایی را پوشش می‌دهد و چه کسی سؤالات را می‌پرسد. همچنین بهتر است که شرح دهد دیگر اعضای هیئت مصاحبه چه‌کاری انجام خواهند داد: یادداشت‌برداری، مشاهده یا شاید اضافه کردن سؤالات تکمیلی.
- شروع فرآیند مصاحبه با سؤالات ساده‌ای از قبیل “به ما بگویید در شغل فعلی خود به چه‌کاری مشغول هستید؟”.
ارائه‌ها
اگر از داوطلبان خواسته‌اید تا برای ارائه آماده باشند، ابتدا با آن شروع کنید.
بعدازآن می‌توانید جزئیات بیشتری راجع به جنبه‌هایی از ارائه‌ی آن‌ها که به نظرتان جالب یا مرتبط بوده است، بپرسید. حداقل ۱۰ دقیقه برای پرسش‌های بعد از ارائه در نظر بگیرید.
همچنین می‌توان از کاندیداها برای یک آزمون نوشتاری درخواست کرد. بهتر است که نتایج آزمون‌ها را در هنگام مصاحبه در مقابل خود داشته باشید، این به شما کمک خواهد کرد تا راجع به هر چیزی که از آن نتایج به چشم‌تان می‌خورد سؤال کنید.
سؤال پرسیدن
به‌طورکلی، پرسش‌های مصاحبه به سه شکل طرح می‌شوند: پرسش‌های مبتنی بر شایستگی یا تجربه، پرسش‌های فرضی و پرسش‌های آگاهی شخصی.
-
پرسش‌های مبتنی بر تجربه
این سؤالات به‌منظور کشف کارهایی که داوطلب تاکنون انجام داده و مهارت‌هایی که قبلاً از خود نشان داده است، طراحی می‌شوند. آن‌ها معمولاً به شکل زیر هستند:
“راجع به زمانی که شما ….. بگویید”
“می‌توانید بگویید چگونه یک مشکل خاصی که تاکنون در کار با آن روبه‌رو شدید را حل کرده‌اید؟”
این سؤالات یک اشکال بزرگ دارند: آن‌ها توانایی‌های بالقوه را آشکار نمی‌کنند. چیزی که یک داوطلب قبلاً انجام داده است ممکن است در سازمان شما یا شغل شما اتفاق نیفتد.
درصورتی‌که با داوطلبانی مصاحبه می‌کنید که تجربه‌ی کاری زیادی ندارند، برای آن‌ها مشکل خواهد بود که مهارت‌هایی را اثبات کنند که درگذشته داشته‌اند. بنابراین خوب است که از چند سؤال فرضی یا حل مسئله نیز استفاده کنید.
-
پرسش‌های فرضی
این سؤالات طراحی می‌شوند تا کشف کنند که داوطلبان چگونه با مشکلاتی که احتمال دارد در این شغل با آن‌ها مواجه شوند، مقابله خواهند کرد. ممکن است که به آن‌ها یک شرح نوشته‌شده از مشکل را ارائه دهید، شاید یک نصف صفحه از نکات برجسته یا یک توضیح کلی از مشکل، و از آن‌ها بخواهید که در نظر بگیرند چه‌کاری برای حل مشکل انجام می‌دهند.
بسیاری از فرآیندهای مصاحبه، از ارائه‌ی داوطلب برای کشف این زمینه از مهارت او استفاده می‌کنند، به‌عنوان‌مثال، درخواست از داوطلب برای ارائه دادن راجع به پنج موضوع اولی که به نظر آن‌ها در این شغل باید موردتوجه قرار بگیرد و اینکه چگونه آن‌ها را انجام خواهد داد.
-
آگاهی شخصی
این سؤالات برای کشف سازگاری بین نیازهای داوطلبان و چیزی که شغل یا سازمان می‌تواند ارائه دهد، طراحی می‌شوند. به‌عنوان‌مثال، ممکن است از داوطلب درخواست کنید که بگوید چه چیزی به او انگیزه می‌دهد یا چه توانایی‌هایی را با خود به سازمان می‌آورد. سؤالات خوبی از این قبیل از داوطلب می‌خواهد تا نیازمندی‌ها و توانایی‌های خود را رتبه‌بندی کند. این کار شمارا قادر می‌سازد تا ارزیابی کنید که آن‌ها تا چه حد نسبت به خود آگاهی داشته و همچنین آیا شما می‌توانید انگیزه‌های ضروری را برای آن‌ها فراهم کرده و یا از توانایی‌های آن‌ها استفاده کنید یا خیر.
برخی از پرسش‌ها عبارت‌اند از:
“لطفاً به ترتیب نزولی پنج عاملی را که شمارا در شغل خود باانگیزه نگه می‌دارند، بیان کنید.”
“مؤثرترین راه‌ها برای مدیریت شما چه هستند؟”
“آخرین بازخورد و ارزیابی پیشنهادشده‌ای که در یک زمینه برای کارهای بعدی دارید چیست و چگونه به آن رسیدگی می‌کنید؟”
اخطار!
در یک مصاحبه‌ی جدی جایی برای پرسش‌های غیرمعمول و بی‌معنی وجود ندارد، از قبیل “اگر شما یک ماشین/حیوان/کشور بودید چه‌کار می‌کردید؟”. کسی که خود را شایسته‌ی احترام بداند، پاسخی سرسری آماده خواهد کرد و شما چیزی از پاسخ او متوجه نخواهید شد. وقت کسی را با این‌گونه سؤالات نگیرید.
زمانی که همه‌ی پرسش‌های خود را مطرح کردید، به داوطلب فرصتی برای پرسیدن سؤال‌هایش بدهید.
این پرسش‌ها ممکن است منجر به شفاف‌سازی بیشتری شوند: برای مثال، آیا آن‌ها علاقه‌ی خیلی زیادی به شغل یا مزایای همراه با آن دارند؟
یادداشت‌برداری و امتیازدهی
به‌عنوان یک اصل کلی، شخصی که سؤال می‌پرسد باید تا هنگامی‌که داوطلب در حال پاسخ است بر روی او متمرکز باشد. تماشای زبان بدن و گوش دادن با دقت کامل به چیزی که داوطلب می‌گوید.
زمانی که داوطلب در حال پاسخ است سعی کنید یادداشت‌برداری نکنید، می‌توانید این کار را زمانی که صحبت او به پایان رسید انجام دهید. در یک هیئت مصاحبه، اعضای دیگر باید همان‌طور که پرسش در حال پاسخ داده شدن است یادداشت‌برداری کنند، اما مطمئن شوید که آن‌ها نیز در حال گوش دادن و آگاهی از زبان بدن داوطلب هستند.
هر عضو یا مصاحبه‌کننده همان‌طور که مصاحبه پیش می‌رود باید به داوطلب در هر معیار موردنظر امتیاز بدهد.
همیشه این امکان وجود دارد که ارزیابی قبلی را اصلاح نمایید، اما بعد از ۴۵ دقیقه پاسخ‌های قبلی را به‌وضوح به خاطر نخواهید آورد که بخواهید در انتها امتیازها را اختصاص دهید.
به همین دلیل نیز، هیئت مصاحبه باید بلافاصله بعدازاینکه داوطلب اتاق را ترک کرد در مورد او گفت‌وگو کرده و در مورد امتیاز وی با توجه به معیارها توافق کنند.
تصمیم‌گیری
تصمیم نهایی شما باید بر اساس امتیازاتی که به هر داوطلب دادید، باشد.
اگر زمانی که به انتهای فرآیند رسیدید، یک یا بیش از یک مصاحبه‌کننده احساس می‌کند که داوطلبی به‌اشتباه، موفق شده است، بهتر است که بررسی کنید چرا این‌چنین است. آیا یک مهارت شغلی کلیدی را جا انداختید؟ یا داوطلب چیزی گفته است که باید منجر به نمره‌ی پایین‌تری می‌شده است؟
خوب است که فرآیند را بازنگری کرده و به پاسخ متفاوتی برسید تا زمانی که داوطلب درخواست تجدیدنظر کرد بتوانید آن را توجیه کنید. در این مرحله، نقش ارزیاب مستقل، درصورتی‌که وجود داشته باشد، این است که مطمئن شود فرآیند برای تمامی داوطلبان عادلانه بوده است.
اخطار!
‘حس ششم’ یا احساس درونی، یک ابزار انتخابی بسیار ضعیف است.
دوست داشتن کسی در طی مصاحبه معمولاً به این معناست که آن شخص در ایجاد ارتباط دوستانه بسیار ماهر است و یا شمارا به یاد شخصی که دوست دارید می‌اندازد. به همین ترتیب، معمولاً دوست‌نداشتن کسی فقط به این معناست که او عصبی یا نگران بوده و یا چیزی گفته یا حرفی زده است که شمارا به یاد شخصی که دوست ندارید یا با او کنار نمی‌آیید انداخته است.
این موضوع نشان‌های بر اینکه این شخص چقدر خوب می‌تواند کار را انجام دهد، نمی‌باشد، اگرچه می‌تواند نشان دهد که تا چه حد می‌تواند با تیم کاری سازگار باشد. بااین‌حال مگر اینکه در آگهی شغل موردنظر اشاره کرده باشید که این موضوع به‌عنوان یک عامل در نظر گرفته می‌شود، در غیر این صورت ایده‌ی خوبی نیست که این موضوع را ملاک قرار دهید.
به‌علاوه، هر صدف برای ساخت مروارید نیاز به شن و ماسه دارد و هر تیمی نیز نیاز به شخصی که هرلحظه با توافق اکثریت مخالف باشد.
کلام پایانی
در انتهای فرآیند مصاحبه، یک فرد مناسب را انتخاب خواهید کرد؛ که ممکن است منجر به تصمیم خوبی شود، یا برعکس.
همواره، با پذیرفتن چیزهایی که آشنایان لیست‌شده در فرم درخواست داوطلب، می‌توانند به شما بگویند شانس موفقیت بیشتری به خودتان بدهید. نه‌فقط با نوشتن. بلکه با آن‌ها تماس تلفنی برقرار کنید و یک صحبت خصوصی داشته باشید. مردم ممکن است چیزهایی را به شما بگویند که در نوشتن، آن‌ها را اعمال نمی‌کنند و این‌گونه از ارتکاب خطای بزرگی پیشگیری می‌کنید.
مهارت در مصاحبه کردن و پیدا کردن فرد مناسب برای یک شغل، یکی از المان‌های مهم توسعه فردی برای کسانی است که صاحب کسب و کار هستند یا مسئولیت اجرایی و مدیریتی دارند.